تشدد کے روزگار اور لیبر کے قانون کے بغیر ملازمن کی کارل فائلوں کو برقرار رکھنے کے لئے کس طرح

اس وقت سے جب ایک ملازمت کو ممکنہ ملازم کے ساتھ اپنا پہلا رابطہ ملازمت کے خاتمے کے وقت، ضروری ہے کہ ملازمت سے متعلق تحریری ریکارڈ ملازم کے اہلکار فائل میں ہر ملازم کے نام میں رکھے جائیں. یہ ملازمت فائلوں کو درست طریقے سے برقرار رکھنے کے لۓ، ممکنہ طور پر روزگار اور مزدوری کے قانون کی خلاف ورزیوں کے لئے مستقبل میں ذمہ داری سے آجر کو تحفظ فراہم کرنے کی خدمت کرسکتا ہے، جیسے غلط خاتمے یا روزگار کے امتیازی سلوک.

آپ کی ضرورت ہو گی

• محدود رسائی کے ساتھ فائل کی الماریاں بند یا محفوظ کمرے

• فائل فولڈر

سمجھتے ہیں کہ آپ کو ملازمت کے اہلکاروں کی فائلوں کو کیوں رکھنے کی ضرورت ہے. یہ کام کی جگہ میں کیا ہوا ہے اس کی کمپنی اور ملازم کا ریکارڈ ہے. اہلکاروں کی فائل میں برقرار رکھنے والی ریکارڈ مستقبل کے قانونی عمل میں آجر کی حفاظت کرنے اور غلط فہمیوں کو صاف کرنے میں مدد فراہم کرسکتی ہیں جو پالیسی کے معاملات، تنخواہ اور فوائد کے مسائل، کام کے فرائض اور ذمہ داریاں، نظم و ضبط یا اصلاحی اقدامات، اور دشواریوں پر ہوسکتی ہیں.

تو ملازم اہلکاروں کی فائل میں کیا جانا چاہئے؟ ہر ملازم پر انسانی وسائل کے پیشہ ور افراد، یا مینیجرز کے ذریعہ مندرجہ ذیل دستاویزات اور ریکارڈ رکھنا چاہئے. کام کی تفصیل ملازمت کی درخواست روزگار کا پیشکش آئی آر ایس فارم W-4 ملازم ہینڈ بک کے لئے رسید (اکثر ہینڈ بکس کا ایک کاپی رکھنے کے لئے ایک اچھا خیال ہے، خاص طور پر جب یہ وقت سے وقت تبدیل ہوجاتا ہے. اس طرح ہر کسی کو جانتا ہے کہ ہینڈ بک کی شرائط کس کے لئے دستخط کیے گئے تھے.) کسی بھی کارکردگی کا اندازہ دیا گیا ہے ملازم فوائد سائن اپ فارم ایوارڈز ملازم کے بارے میں شکایات اور تعریفیں موصول ہوئی ہیں نظم و ضبط یا انتباہات * حاضری کا ریکارڈ یہ سفارش کی جاتی ہے کہ ہر قسم کی ریکارڈ اپنے ہی ٹیب میں ہے.

علیحدہ فائلوں میں طبی ریکارڈ اور امیگریشن فارم رکھنا چاہئے. چونکہ آپ کسی شخص کی امیگریشن کی حیثیت پر مبنی روزگار کے فیصلے نہیں کر سکتے ہیں، فرض کرتے ہیں کہ وہ امریکہ میں کام کرنے کا حق رکھتے ہیں، اور وفاقی حکومت نے آئی -9 کا جائزہ لینے کا حق حاصل ہے، شاید یہ الگ الگ رکھنا بہتر ہے. اس کے علاوہ، جہاں تک طبی ریکارڈ کا تعلق ہے، غیر ملکی معذوروں کے قانون کے مطابق (ADA) پرائیویسی کے بارے میں رازداری اور مراسلہ پیش کرنے کے لئے رسائی کے ساتھ بہت سخت قواعد شامل ہیں، لہذا یہ ضروری ہے کہ ان کو علیحدہ فائل میں اور علیحدہ علیحدہ فائلوں میں رکھنا ضروری ہے. رسائی. ADA ان رائٹس میں ان ریکارڈوں میں معلومات کا افادیت محدود کرتا ہے جب تک کہ ملازم اپنے فرائض پر ضروری حدود رکھتا ہے یا رہائش کی ضرورت ہے؛ ایمرجنسی طبی دیکھ بھال کے معاملے میں پہلے امداد کارکنوں؛ اور محدود حالات کے تحت حکومت اور انشورنس کے حکام.

یہ ضروری ہے کہ ملازم کے اہلکار فائل میں غلط معلومات فوری طور پر اس کمپنی کی طرف سے نوٹس پر درست ہوجائے جسے معلومات غلط ہے.

ملازمت کے اہلکار فائلوں کو صرف ان لوگوں کے لئے بند کر دیا جاسکتا ہے جو قانونی طور پر کاروبار کو فائل تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے. پروموشنز اور نظم و ضبط کے بارے میں فیصلے کرنے کے لئے مینیجر یا پہلا لائن سپروائزر تک رسائی کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر کوئی قانونی جائزے کے بغیر کسی فائل کو اسے دیکھنا چاہتا ہے تو اسے ایک مناسب ذیلی ضرورت ہے. دوسری صورت میں، ملازم کی رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی کی جا سکتی ہے.

عام طور پر، قانون آپ کو کسی ملازم کو ظاہر کرنے کی ضرورت نہیں ہے جو ملازمت سے مناسب درخواست کے بغیر اپنے ملازمت کے عملے میں ہے. تاہم، شاید وہ بہتر کاروباری مشق ہے، تاہم، ملازمین کو ان کی فائل میں شامل کرنے کے لۓ رکھنے کے لۓ. اس طرح، آپ کو ایک معمولی ملازم نہیں ہے جو حیران کن ہے جب وہ نظم و ضبط یا ختم ہو جاتے ہیں. اس عام اصول کے استثناء میلے کریڈٹ رپورٹنگ ایکٹ (FCRA) کے مجوزہ ہیں. اگر آپ کو ان کی کریڈٹ کی رپورٹ میں شامل کیا جاسکتا ہے تو اس کی بنیاد پر آپ کو منفی کارروائی کا سامنا کرنا پڑتا ہے.

نوٹس کے مسئلے سے ان کے اہلکار فائل میں کیا ملازمین کو الگ الگ رسائی کا مسئلہ ہے. بہت سارے ریاستوں کو ملازمتوں کو ملازمت دینے اور سابق ملازمتوں کو اپنے ملازمین کے اہلکاروں کی فائل تک رسائی حاصل ہوتی ہے. انسانی وسائل پیشہ ورانہ یا کاروباری مالک کے طور پر یہ ضروری ہے کہ آپ اس سلسلے میں اپنی ریاست کے قوانین سے خود کو واقف کریں. اگرچہ عام اصول کے طور پر، ملازم کی طرف سے رسائی مناسب ہے اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے موجود ہے کہ انتظام کے ایک رکن کے تابع ہونا چاہئے کچھ بھی نہیں لیا جاتا ہے یا تبدیل. کچھ ریاستی قوانین کو ملازمت کاپی کرنے کی اجازت دیتا ہے، اگر وہ کرتے ہیں تو، کمپنی سے کوئی بھی کاپی بناؤ. عام طور پر ان کی حدود ہو گی جو ملازم اپنے اہلکاروں کی فائل میں دیکھ سکتے ہیں. اگر سنجیدہ خطوط، مجرمانہ تحقیقات، اور دوسری معلومات جو کسی اور کے رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی ہو سکتی ہے جیسے حساس چیزیں ہیں تو وہ اس تک رسائی سے انکار کر سکتے ہیں. ملازمت کے عملے کی فائل میں ان اشیاء کو علیحدہ ٹیب کے تحت رکھنے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے. کچھ ریاستی قوانین کو ملازمت کو انضباطی کارروائیوں یا تشخیصوں کو ریفالٹ جمع کرنے کی اجازت دیتا ہے.

تجاویز

• ریاستی قانون کا ایک کاپی، اگر آپ کی حالت میں ہے تو، اس علاقے میں جہاں فائلوں کو رکھی جاتی ہے، ملازمین کی فائلوں کو پوسٹ یا استعمال کرنے تک رسائی حاصل کرنے پر. یہ انتظامیہ اور ملازمت کے درمیان کسی بھی تنازعات سے بچنے کے لۓ کیا ہوگا اور اس کی اجازت نہیں ہے.

انتباہ

ہر ملازم کو اسی طرح علاج کیا جانا چاہئے جب وہ بحالی اور ان کے اہلکاروں کی ریکارڈ تک رسائی حاصل ہو. مشق میں کوئی انحراف کمپنی کو قانونی طور پر قانونی طور پر مشروع کر سکتا ہے. اگر آپ کے پاس اپنے ملازمت کے عملے کی فائلوں کو برقرار رکھنے کے بارے میں کوئی شک نہیں ہے تو، وکیل سے مشورہ کریں.