اگر آپ کا کام آپ کے ڈیپارٹمنٹ کے کاموں پر مینیجرز یا سینئر لیڈر کے دورۂ تحریر میں داخل ہوتا ہے، تو آپ اس کام کو چوتھائی، یا تین مہینے کے حصوں میں تقسیم کر سکتے ہیں. بہت سے ادارے اکاؤنٹنگ اور فنانس کے آپریشنز کے لئے سہ ماہی وقت کی مدت کا استعمال کرتے ہیں، لہذا انہیں اس وقت کے فریم ورک سے متعلق ایک بریفنگ کی ضرورت ہوگی. ایک سہ ماہی کی رپورٹ میں ایگزیکٹو خلاصہ اور کاروباری ترقی، نمائش، چیلنجوں اور اس مدت کے دوران حاصل کردہ اہداف کے بارے میں معلومات میں شامل ہونا چاہئے. ممکن ہو کہ آپ انفرادی حوالہ جات میں بھی شامل ہوسکیں جو آپ کی رپورٹ کو اصل واقعات کے ذریعہ زندگی کے لۓ کر سکتے ہیں جو کہ سہ ماہی کے دوران ہوا ہے.
پچھلے سہ ماہی رپورٹس کا مطالعہ کریں
اگر یہ پہلی سہ ماہی کی رپورٹ ہے تو آپ لکھ رہے ہیں، پچھلے رپورٹیں کا جائزہ لیں گے - سہ ماہی یا سالانہ. اس سال کے اختتامی معلومات ہوسکتی ہے جو آپ اس سہ ماہی کی رپورٹ پر لے جانا چاہتے ہیں. اس کے علاوہ، آپ کی سہ ماہی کی رپورٹ کے لئے ایک پسندیدہ شکل ہوسکتی ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. تاہم، اسی شکل میں رہنا جب تک دوسری صورت میں ہدایت نہیں کی گئی. اگر آپ پہلے ہی پچھلے رپورٹس سے ٹیمپلیٹ نہیں رکھتے ہیں، تو ایک بنائیں، لہذا آپ اگلے سہ ماہی میں یہ قدم دوبارہ نہیں بنائیں گے.
آپ کے معلومات کے ذرائع کا تعین کریں
جب تک کہ سہ ماہی کی رپورٹ آپ کے نقطہ نظر کے اندر ہی نہیں ہے، تو یہ ممکن ہے کہ آپ کو دیگر ذرائع یا محکموں سے معلومات کی ضرورت ہوگی. مثال کے طور پر، اگر آپ کی رپورٹ کی مالی معلومات کی ضرورت ہو تو، اکاؤنٹنگ یا فنانس سیکشن تک پہنچنے اور اس سہ ماہی کے لئے آپ کی ضرورت سے متعلق اعداد و شمار کے بارے میں پوچھیں. اگر پچھلے سہ ماہی کے لئے دستیاب اعداد و شمار موجود ہے تو اس سے پوچھیں کہ اگر آپ دو سہولیات کے درمیان موازنہ کرنا چاہتے ہیں.
رپورٹنگ کے لئے کاروباری موضوعات کا جائزہ لیں
کاروباری موضوعات کے بارے میں معلومات جمع کرو جو آپ اپنی سہ ماہی رپورٹ میں نظر ثانی کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ مشاورتی فرم پراجیکٹ مینیجر ہیں اور رپورٹ کا مقصد کئی مختلف مصروفیات کے لئے ترقی پر قیادت کی ٹیم کو اپ ڈیٹ کرنا ہے، تو ہر کلائنٹ کے نام کی فہرست پر غور کریں، اس کے بعد اس طرح subtopics کے طور پر مصروفیت کی نوعیت:
- کلائنٹ کا نام، قسم کی مصروفیت؛ مثال کے طور پر، ایگزیکٹو کوچنگ
- کلائنٹ کا نام، قسم کی مصروفیت؛ مثال کے طور پر، ٹیم کی ترقی ورکشاپ
- کلائنٹ کا نام، قسم کی مصروفیت؛ مثال کے طور پر، تنظیمی تشخیص
ہر سبکیٹکک کے لئے، ہر ایک کو مقرر کردہ اہلکاروں سمیت مصروفیت کا ایک مختصر بیان فراہم کرتے ہیں. اگر آپ پروجیکٹ مینیجر ہیں تو، اپنے نام اور کلائنٹ کا نام شامل کریں جن کے ساتھ آپ نے اس عرصے کے دوران بات چیت کی تھی، اور اس کے ساتھ ساتھ آپ کی سرگرمیوں کی وضاحت پراجیکٹ منیجر کے طور پر. مشغولیت پر دیگر سرگرمیوں کی وضاحت کریں، جیسے ہر گھنٹے تفویض کنسلٹنٹ نے کام کیا اور ہر مصروفیت کے مقاصد، مقاصد اور کامیابیاں. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں،
اے بی سی کنسلٹنٹ جان ڈے نے 1 فروری، 2019 ورکشاپ کے لئے ٹیم کی ترقی کی سرگرمیوں کو تخلیق کیا. ورکشاپ کا مقصد دسمبر 1، 2018 کو منعقد تنظیمی تشخیص کے نتائج کا جائزہ لینے اور ٹیم کے ممبران کو تنظیمی مشن کو دوبارہ کرنے کے لئے سرگرمیوں کو سہولت فراہم کرنا ہے. "
آپ جج ہو کہ آپ اپنی سہ ماہی کی لمبائی اور شکل کے مطابق آپ کو کتنا تفصیل فراہم کرنا چاہئے. یہ سیکشن آپ کی رپورٹ کے افسانہ جزو تشکیل کرتا ہے.
سپریڈ شیٹ مفید ہیں
آپ کی سہ ماہی رپورٹ کے لئے مالی تصویر پیش کرنے میں مفید ہونے کے علاوہ، نچلے لائن کے بارے میں متعلق قارئین کی طرف سے اسپریڈشیٹس کی تعریف کی جاتی ہے. آپ کو اپنی داستان کی رپورٹ کے ساتھ متعدد صفحات شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن سہ ماہی کی سرگرمیاں کی مقدار کی ایک شکل میں آپ کے قارئین کو آپ کے علاقے میں کاروباری پیش رفت کا ایک سنیپ شاٹ فراہم کرتا ہے. اسی مثال کا استعمال کرتے ہوئے، اگر آپ کئی مصروفیات پر رپورٹنگ کر رہے ہیں تو، آپ کے اسپریڈ شیٹ کو شروع بجٹ، جلانے کے تجزیہ، اخراجات اور متوقع بجٹ دونوں ڈالر اور فی صد دونوں میں ظاہر ہوسکتی ہے.
تعارف اور اختتام لکھیں
ایک بار جب آپ نے اپنی رپورٹ کے لئے تمام معلومات جمع کی ہیں اور ایک مسودے تیار کی، اپنا تعارف اور اختتام لکھیں. تعارف میں آپ کی رپورٹ، معلومات کے ذرائع، ڈیپارٹمنٹ یا منصوبوں اور سامعین کی مدت شامل ہونا چاہئے. اگر آپ کی رپورٹ لمبی یا پیچیدہ ہے تو، ایک ایگزیکٹو خلاصہ درج کریں جس میں ایک صفحہ خلاصہ میں سب سے زیادہ متعلقہ معلومات شامل ہے. اس نتیجے میں سہ ماہی کے دوران روشنی ڈالی جانی چاہئے، اور اگلا سہ ماہی کے لئے سہ ماہی اور تخمینوں کے دوران کسی بھی قابل ذکر معاملات کو مختصر طور پر بیان کرنے کی وضاحت کرنا چاہئے.
