کاروبار آج خوش قسمت ہیں تاکہ موثر مواصلات کو سہولت فراہم کرنے میں مدد کے لئے بہت سے آلات موجود ہیں. پیغاماتی اطلاقات سے ویڈیو کالز اور آن لائن ٹیم تعاون پلیٹ فارمز سے، ساتھیوں، گاہکوں، شراکت داروں اور کاروباری حصول داروں کے ساتھ بات چیت کرنے کے طریقوں کی کوئی کمی نہیں ہے. حالانکہ مختلف مواصلات کے نظام میں کئی کاروباری اداروں کو ان کی روزانہ کے عمل میں شامل کیا جا سکتا ہے، مؤثر مواصلات کی خصوصیات ابھی تک ضرورت ہوتی ہے کہ پلیٹ فارم استعمال کیا جاسکتا ہے.
سنجیدگی سے بات چیت سنیں
سنجیدہ مؤثر مواصلات کے لئے ضروری ایک اہم عنصر ہے. کاروبار میں، فعال سننے کا مشق کرنا ضروری ہے، جس کا مطلب سننے اور سمجھنے کی کوشش کرنے کا مطلب ہے جو آپ کو کیا کہہ رہا ہے. اگر ایک ساتھی آپ کو ایک گاہک کے ساتھ ایک مسئلہ کے بارے میں بات کر رہا ہے تو، ایک حل کے ساتھ کود سے پہلے تفصیلات کو سمجھنے کے لئے ضروری ہے.
لوگ کسی ایسے شخص سے بات نہیں پسند کرتے ہیں جو کہنے کے لئے وقت نہیں لیتے ہیں کہ وہ کیا کہنا چاہتے ہیں. اپنے ساتھی کو ظاہر کرنے کے لئے کہ آپ فعال طور پر لسٹنگ کر رہے ہیں، آپ ان کی بات چیت کے حصوں کو دوبارہ یا ریفریج کر سکتے ہیں تاکہ گاہک کے ساتھ صورت حال کی اپنی سمجھ کو ظاہر کرے. تفصیلات کے بارے میں وضاحت حاصل کرنے کے سوالات سے بھی پوچھنا یہ بھی ایک طریقہ ہے کہ وہ بڑی تصویر سے فعال طور پر سن لیں اور جامع تفہیم حاصل کریں.
آپ کی شناخت جانیں
سامعین کی بنیاد پر پیغام میں ترمیم مؤثر مواصلات کے لئے ایک معیار ہے. آپ کو ایک شخص سے کیا کہنا ہے، وہ تنظیم میں ان کے کردار اور موضوع کے بارے میں ان کے کردار پر مبنی ایک دوسرے کے لئے صحیح نہیں ہوگا. مؤثر طریقے سے آپ کے پیغام کو حاصل کرنے کے لئے، آپ کو اپنی زبان، سر اور درمیانے درجے کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے تاکہ یہ آپ کے ناظرین کے لئے صحیح ہے.
مثال کے طور پر، جس طرح سے آپ اپنے تنظیم میں کسی ایگزیکٹو کے ساتھ بات کرتے ہیں وہ آپ کے ساتھ بات کرتے ہیں جس طرح سے مختلف ہوسکتے ہیں، یہاں تک کہ اگر آپ کے پیغام کا مواد اسی طرح سے ہو. بعض لوگ اعلی افسران کے ساتھ زیادہ رسمی زبان استعمال کرتے ہیں جبکہ ساتھیوں کے ساتھ آرام دہ اور پرسکون کاروباری زبان کا استعمال کرتے ہوئے. آپ کی کمپنی کی ثقافت آپ کو اندرونی اور بیرونی حصول داروں کے ساتھ بات چیت کی راہ پر بھی اثر انداز کرے گی.
سمجھو، مکمل اور درست ہو
تکلیف فراہم کرنا، نقطۂٔ مواصلات کو تکرار اور مایوسی سے بچنے میں مدد ملتی ہے. مواصلات سے غیر ضروری تفصیلات کو ہٹانے سے، آپ غلط فہمی کے امکانات کو کم کرسکتے ہیں. ان دنوں، لوگوں کی توجہ کی سپانس مختصر ہے، لہذا دس منٹ میں آپ کے پیغام کو 30 منٹ سے کہیں زیادہ مؤثر ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ سیلز کے مواقع کے بارے میں ایک گاہک کے ساتھ مل رہے ہیں، تو انہیں بتائیں کہ آپ اپنی پیشکش کو ممکن حد تک ممکنہ طور پر برقرار رکھنے کے ذریعے اپنے وقت کا احترام کرتے ہیں.
جبکہ مؤثر مواصلات مختصر اور جامع ہے، یہ بھی مکمل کرنے کی ضرورت ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ پیغام کو تمام معتبر حقائق کو شامل کرنے کی ضرورت ہے، اور منطقی طور پر منظم ہونا چاہئے، لہذا اس کا پیچھا کرنا آسان ہے. اس کے مطابق آپ کون سے بات کر رہے ہو، آپ ان کے علم کے بعض پہلوؤں کو قبول کر سکتے ہیں، جبکہ تفصیلات فراہم کرتے ہیں وہ نہیں جانتے. پیغام کا مکمل معنی فراہم کرنا مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کی کلید ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ نئے کاروباری پارٹنر کے ساتھ کام کر رہے ہیں اور ان سے خریداری کی فراہمی پر بات چیت کرتے ہیں، تو آپ کو ان چیزوں کو جو آپ کی ضرورت ہوتی ہے ان کی تمام وضاحتیں مہیا کرنا ضروری ہے. ان قیمتی معلومات فراہم کرنے کے بغیر، سپلائر ممکنہ حصوں کو فراہم کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتا، جو مایوسی، تاخیر اور غریب تعلقات کا سبب بن سکتا ہے.
حقائق کو فراہم کرنے کے لۓ ان کو بغیر کسی کو فروغ دینا اچھا مواصلات کی مہارت کی خصوصیات میں سے ایک ہے اور اس سے ناپسندی اور الجھن سے بچا جاتا ہے. اگر آپ شکایت کرتے ہیں کہ ایک کسٹمر کسی ملازم کے ساتھ ہے، مثال کے طور پر، مسئلہ کو سمجھنے کے لئے آپ کو دونوں جماعتوں سے رائے حاصل کرنا ضروری ہے.
پیغام میں شامل شامل کریں
مؤثر مواصلات میں بروقت رائے دینے اور وصول کرنا شامل ہے. تاثرات میں آپ اور اس شخص کو ظاہر ہوتا ہے جو آپ اس بات سے آگاہ کرتے ہیں کہ آیا پیغام بھیج دیا گیا تھا اور درست طریقے سے موصول ہوا تھا. اگر فیڈریشن مکمل طور پر آف بیس ہے تو، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ آپ نے مؤثر طریقے سے بات چیت نہیں کی ہے یا وصول کنندہ آپ کے معنی کو مکمل طور پر نہیں سمجھا.
کاروباری ماحول میں، ٹیم میں کام کرتے وقت رائے رائے اہم ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ انتظامی حیثیت میں ہیں، تو آپ کو اپنے عملے کو اپنی کارکردگی، گاہکوں کے ساتھ ان کی کردار اور ان کے مواصلات کی مہارت کے بارے میں تعمیری رائے کے ساتھ فراہم کرنے کی ضرورت ہوگی. فیڈریشن میں بھی تعریف دینا شامل ہے، جو کمپنی کے حوصلہ افزائی کو فروغ دینے اور اونٹھی میں اضافہ کرسکتا ہے.
رائے فراہم کرنے کے علاوہ، مؤثر مواصلات بھی اسے حاصل کرنے کی ضرورت ہے. کام میں آپ کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے تعمیراتی آراء مفید ہے. اگر آپ کمپنی کے وسیع اجلاس کے دوران ایک تقریر دینے کا الزام عائد کرتے ہیں تو، مثال کے طور پر، اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے عملے کے اہم ارکان نے تقریر کے بعد رائے کے لۓ پوچھیں. ان کی رائے آپ کو بتاتی ہے کہ آیا آپ کا پیغام آپ کے پیغام کو بھرنے میں مؤثر تھا یا نہیں، اور آپ کے عملے نے اہم نکات سمجھتے ہیں کہ آپ بات چیت کرنا چاہتے ہیں. ان کی رائے آپ کو اپنے علاقوں میں بھی دکھائے گی جہاں آپ کو اپنی مواصلاتی مہارتوں کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، اگر تنقید یہ تھی کہ یہ بات بہت طویل تھی، آپ جانتے ہیں کہ اگلے وقت آپ اپنے مواصلات میں زیادہ جامع ہونے پر کام کرسکتے ہیں.
آپ کی گفتگو کے ذریعے احترام دکھائیں
آپ لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے والوں کے احترام ہونے سے مؤثر مواصلات کے لئے ایک اہم معیار ہے. اگر آپ ان کے خیالات اور ان کے خیالات کا اظہار کرتے ہیں تو لوگ آپ کے ساتھ مشغول کرنے کے لئے زیادہ حوصلہ افزائی کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ پہلی بار ممکنہ طور پر ملاقات کر رہے ہیں، تو آپ اپنے نام کا استعمال کرتے ہوئے ان کا خطاب کرتے ہوئے احترام ظاہر کرسکتے ہیں، جو ان کی تعریف کرتے ہیں. ان کے کاروبار کے بارے میں پڑھنے اور انہیں اپنی گفتگو میں خطاب کرنے کے لئے وقت لگانے کے امکانات کا اندازہ لگایا جا رہا ہے کہ آپ ان کا احترام کرتے ہیں.
اگر آپ فون پر کاروباری پارٹنر سے بات کر رہے ہیں تو، بات چیت پر توجہ مرکوز کرکے اپنے احترام کا اظہار کریں. فون پر بات کرتے وقت آپ کے ای میل کی جانچ پڑتال یا ویب براؤز کرنے کے بجائے، فونونی کے دوران ان کے ساتھ مصروف رہتے ہیں.
اپنے ساتھیوں کے ساتھ ای میل کے بارے میں بات چیت کرتے وقت، آپ کے پیغام کا ثبوت دینے کے لئے اضافی چند منٹ لگائیں، لہذا یہ ٹائپس اور ہجے یا گراماتی غلطیوں سے پاک ہے. آپ اپنے پیغام کو احتیاط سے تعمیر کرنے کے لۓ احترام کو ظاہر کرتے ہیں.
غیر زبانی مواصلات کے بارے میں مت بھولنا
ہم مواصلات کرنے کے لئے استعمال کرتے ہوئے الفاظ ہم پیغام دیتے ہیں کہ پیغام کے 10 فیصد سے کم سے کم بناتے ہیں. اس کا مطلب ہے کہ غیر زبانی سگنل موثر مواصلات کے لئے اہم ہیں. آپ کی آواز کا سر دکھاتا ہے جب آپ بات کرتے وقت آپ محسوس کر رہے ہیں. اگر آپ دوستانہ بننا چاہتے ہیں تو، مثال کے طور پر، اس بات کا یقین کریں کہ آپ کا دوست دوستانہ ہے.
آپ کے ہاتھ اشاروں، آپ کے موقف اور آپ کے جسم کی زبان آپ کے الفاظ کے معنی کو پہنچانے میں مدد میں مدد. آپ کے ہتھیاروں کی نشاندہی کرتے ہیں کہ آپ دفاعی طور پر ہیں یا بند کر دیتے ہیں جبکہ آنکھ کے رابطے سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ کنکشن بنانے کی کوشش کر رہے ہیں.
غیر زبانی سگنل پر توجہ دینا جو شخص اس شخص سے بات کر رہا ہے جس پر آپ بول رہے ہو. ان کی پوزیشن، سر اور جسمانی زبان آپ کو دکھائے گی کہ وہ آپ کیا کہہ رہے ہیں کے بارے میں محسوس کرتے ہیں اور آپ ان کے ساتھ بات چیت کرنے کی راہنمائی میں مدد کرسکتے ہیں.
اچھی مواصلات کے نظام کی ضروریات
ایک اچھا مواصلاتی نظام کی ضرورت ہے کہ آپ ہاتھ پر کام کے لئے صحیح مواصلاتی نظام کا انتخاب کریں. بہت سارے اختیارات دستیاب ہیں جیسے فون، پیغام رسانی، ای میل اور انفرادی طور پر، آپ کو درمیانے درجے کا انتخاب کرنا ہوگا جو کہ بات چیت کے موضوع سے بہتر ہے. مثال کے طور پر، آپ اپنے مالک کو اپنی پوزیشن سے استعفی دینے یا بلند کرنے کے لئے طلب نہیں کریں گے. ان قسم کے اہم بات چیت کو انسان میں رکھنا چاہئے. اسی طرح، آپ کو معمولی کاروباری معاملات کے لئے انفرادی ملاقات کی ضرورت نہیں ہے، جو وقت اور وسائل کو بچانے کے لئے ای میل کے ذریعے منسلک کیا جا سکتا ہے.
