ایک رخصتی کارکن ایک کاروبار کے لئے کئی سر درد پیدا کرسکتا ہے، بشمول کسٹمر سروس میں رکاوٹ، گاہکوں کی خرابی اور سیلز کا نقصان. ملازمین کی روانگی کے بارے میں گاہکوں کو خبردار کرنے کے اعلان کے خط کا استعمال کرتے ہوئے ایک مثبت، فعال عوامی تعلقات کی حکمت عملی آپ کو نیبوڈیم میں ایک ممکنہ نیبو تبدیل کرنے میں مدد کرنے کے لئے ہوسکتی ہے.
خط کے لئے اپنے مقاصد کو مقرر کریں
فیصلہ کریں کہ آپ اپنے گاہکوں سے رابطہ کرنے کے لئے کیوں چاہتے ہو یا اس کے عملے کے رکن کی روانگی کے بارے میں جاننے کے لۓ. گاہکوں کی مختلف ضروریات پر آپ کو مختلف خطوط کی مدد کرنے کیلئے بلٹ پوائنٹ کی فہرست کا استعمال کریں جن سے آپ رابطہ کریں گے. مثال کے طور پر، آپ کو کچھ گاہکوں کو یقین دلانے کی ضرورت ہو سکتی ہے کہ ان کی ترسیل یا کسٹمر سروس میں کوئی مداخلت نہیں ہوگی. آپ کو دوسرے گاہکوں کو بتانے کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ آپ کو آپ کی کمپنی میں ایک نیا رابطہ ملے گا، جو وہ شخص ہوگا اور نیا ممبر انہیں بلایا جائے گا. آپ افواہوں کو حل کرنا چاہتے ہیں، گاہکوں کو مطلع کرنا چاہتے ہیں کہ روانگی کا ملازم ایک غیر مقابل شق ہے جو آپ کو نافذ کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، یا ملازم اچھی شرائط پر چھوڑ رہے ہیں.
ملازم سے بات کریں
گاہک سے رابطہ کرنے کے لئے اپنی منصوبہ بندی پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ملازم سے ملاقات کریں. ملازم سے مخصوص گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لۓ ان سے رابطہ کریں، ان کے تعلقات کے مطابق، ان کی تاریخ اور ضروریات کا علم، اور ان کے ممکنہ خدشات کے بارے میں خیالات سے پوچھیں. ملازم سے پوچھیں اگر وہ اپنی روانگی کے بارے میں بات چیت کرنا چاہیں یا اگر آپ اسے خط سے باہر نکالیں تو. یہاں تک کہ اگر آپ خراب شرائط پر ملازم سے الگ ہو رہے ہیں تو، آپ میں سے کوئی بھی پل جل نہیں جاسکتا ہے اور بازار میں کسی کی ساکھ کو نقصان پہنچانا چاہئے.
وصول کنندگان پر فیصلہ
خط کے وصول کنندگان کی ایک فہرست لکھیں، لہذا آپ مندرجات کو ہر ایک کو کر سکتے ہیں. کلائنٹس کے نام کے آگے ہر ایک کلائنٹ لکھتے ہیں، اور کسی ایسے مخصوص مواد کے بارے میں نوٹ کریں جو آپ شامل کرنا چاہتے ہیں یا اس کے کلائنٹ کے خط میں باہر نکلیں گے.
پہلا مسودہ لکھیں
نام سے کلائنٹ کو خطاب، خط کا پہلا مسودہ لکھیں. یقین دہانی کرانے کی طرف سے شروع کریں، جیسے "XYZ کمپنی نے ہمارے تربیت یافتہ، پیشہ ورانہ عملے کے ذریعے بہترین کسٹمر سروس فراہم کرنے کی ہماری صلاحیت میں فخر محسوس کی ہے." پھر، کلائنٹ کو خبردار کریں کہ آپ کا ملازم چھوڑ رہا ہے، اور کیوں اس معلومات کو شامل کرنے کا فیصلہ کیا. کسی بھی تشویش کا پتہ لگائیں جو کلائنٹ ہوسکتا ہے اور بتائیں کہ آپ انہیں کیسے ایڈریس کریں گے. کلائنٹ کے نئے رابطے اور اس کے رابطے کی معلومات متعارف کروانے اور کسی قابل اطلاق منتقلی کی تاریخوں کو شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں. پوسٹس آر ایس ایس شامل کریں جو معلومات کے کسی بھی اہم ٹکڑے ٹکڑے کو بتاتے ہیں جسے آپ کھڑے ہونا چاہتے ہیں، اس حقیقت سے یہ کہ نئے رابطے کو اس ہفتے خود کو متعارف کرانے کا مطالبہ کیا جائے گا. اگر کلائنٹ کے کوئی سوالات ہیں تو آپ کو ذاتی طور پر آپ سے رابطہ کرنے کے لئے کلائنٹ کو دعوت نامہ سے ختم کریں.
خط کو حتمی شکل دیں
اپنے کلیدی مینیجرز اور ہر کلائنٹ کے نئے رابطے کو ان پٹوں کو آپ کے مختلف خطوط کے مسودے کا جائزہ لینے کا جائزہ لیں جس میں آپ ان پٹ کو حل کرنے کے لئے تیار ہیں. ایک بار جب آپ اپنے کلائنٹ خط کے پہلے ڈرافٹ پر ان پٹ وصول کرتے ہیں تو، آخری کاپیاں بنائیں. اس پر دستخط اور تقسیم ہونے سے قبل مناسب عملے کے ارکان حتمی مسودے کو دیکھتے ہیں.
