ایک سرکلر خط بڑے سامعین کے ساتھ اسی معلومات کا اشتراک کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. یہ ذاتی خط سے مقصد سے مختلف ہے، جس میں ایک یا چند وصول کنندگان کو مخصوص معلومات بھیجتی ہے. سرکلر حروف اکثر نئی معلومات کا اعلان کرنے یا پالیسیوں کو واضح کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. وہ کچھ موضوع میں عام ہیں، کیونکہ وہ بڑے پیمانے پر پڑھ رہے ہیں. کسی بھی قسم کی سرکلر خط لکھنے میں چند اہم اقدامات کی ضرورت ہوتی ہے.
اپنے ناظرین کو جانیں. سرکلر خطوط کے لئے، قارئین مختلف ہے، لہذا یہ آپ کے سامعین کی سطح کو پہلے سے متعلق معلومات کے بارے میں اندازہ کرنے یا اس مواد سے واقف کرنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے جو آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں. تاہم، جب آپ لکھتے ہیں تو اکثر ممکنہ قارئین کے بارے میں غور کریں، تاکہ آپ کا خط سب سے زیادہ لوگوں کے لئے مفید ہے.
اندرونی اور بیرونی سرکلر حروف کے درمیان فرق. ایک اندرونی سرکلر خط، اگرچہ ایک بڑے گروہ میں تقسیم کیا جاتا ہے، اب بھی ایک گروپ کو محدود ہے. مثال کے طور پر، کاروبار کسی ملازمین کو ایک نئی کمپنی کی پالیسی کے بارے میں سنبھال سکتا ہے. اس کے برعکس، ایک بیرونی خط ایک تمام خطوط کو تمام گاہکوں یا عوام کے لئے تقسیم کیا جائے گا.
مواصلات کی قسم (اندرونی یا بیرونی) کے لئے مناسب ٹون اور آواز کا استعمال کریں جس کے لئے سرکلر خط کام کریں گے. مثال کے طور پر، سخت محنت یا غیر حاضری سے خطاب کرنے والے تمام ملازمین کو سرکلر خط کے لئے ایک سخت سر مناسب ہوگا. تاہم، ایک سخت سر گاہکوں کو گردش کرنے کے لئے ایک خط کے لئے استعمال کرنے کے لئے مناسب نہیں ہو گا.
صرف اختیار شدہ معلومات کا اشتراک کریں. چونکہ سرکلر حروف بڑے سامعین کے لئے ارادہ رکھتے ہیں، وہ خفیہ معلومات یا وسیع پیمانے پر سامعین کے لئے نہیں کی تفصیلات کو ظاہر کرنے کے لئے مناسب نہیں ہیں.
