زیادہ سے زیادہ اداروں کو ان کے ملازمین کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ کچھ قسم کی رپورٹیں کیسے لکھیں. مثال کے طور پر، کوالٹی اشورینس پروفیشنل کو معلوم ہونا چاہئے کہ کیفیت کی رپورٹوں کو کیسے لکھا جائے. ایک معیار کی رپورٹ میں مصنوعات، خدمات اور عمل کی کیفیت کو یقینی بنانے کے لئے تیار تنظیم کے موجودہ کنٹرول سسٹم کا اندازہ ہوتا ہے. تنظیموں کی مصنوعات اور عمل کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کے لئے اچھی طرح سے منظم معیار کی رپورٹ دیگر پیشہ ور افراد کی طرف سے استعمال کیا جا سکتا ہے.
اپنے نوٹ کا استعمال کریں. کسی تنظیم کے اندر کی کوالٹی اشورینس کی کارروائیوں کا جائزہ لینے کے لۓ، آپ کو اس پروسیسنگ کے بارے میں تفصیلی نوٹ لے جا رہے ہیں، کارکنوں کو کس طرح لاگو کیا جاسکتا ہے اور وہ کس طرح مؤثر ہوتے ہیں.
اپنی معیار کی رپورٹ میں سادہ زبان کا استعمال کریں. مختصر جملے اور سادہ جملے آپ کے معنی حاصل کرنے کا مثالی راستہ ہیں اور یہ یقینی بنائیں کہ تمام پیشہ ور آپ کو اپنی رپورٹ کے مواد کو آسانی سے سمجھا سکتے ہیں.
اپنی کیفیت کی رپورٹ کے خلاصہ کو ٹائپ کریں. خلاصہ آپ کی رپورٹ کے تمام حصوں کا خلاصہ ہے. ہر سیکشن کو تقریبا دو سے پانچ الفاظ میں خلاصہ کریں. مقصد یہ ہے کہ جو شخص خلاصہ پڑھ سکے اس کو جاننے کے لئے کہ اگر پوری رپورٹ پڑھتی ہے تو ان کا وقت ہو گا.
پس منظر کی معلومات کے لئے ایک سیکشن شامل کریں. اس میں ڈیپارٹمنٹ یا عمل شامل ہونا چاہئے جو تجزیہ کیا جا رہا ہے، وہ لوگ جنہوں نے تجزیہ اور معیار کی رپورٹ کے مقصد میں مدد کی.
آپ کے نتائج کے لئے ایک سیکشن شامل کریں. کسی ڈیپارٹمنٹ یا عمل کا تجزیہ کرتے وقت، آپ کو اس بات پر توجہ دینا چاہئے کہ عمل مکمل ہوجائیں گے، ملازمین جو ملوث ہوتے ہیں اور اس عمل کو مؤثر طریقے سے تنظیم کے لۓ ہوتے ہیں. ان تمام تفصیلات کو اس سیکشن میں شامل کرنے کی ضرورت ہے. ڈیٹا یا حساب سے الگ الگ فہرست درج کی جاسکتی ہے اور رپورٹ سے منسلک کیا جاسکتا ہے.
اپنے اندرونی سیکشن کے سیکشن کے ساتھ اپنے معیار کی رپورٹ پر عمل کریں. یہ سیکشن آپ کے مشاہدے کے عمل کو بہتر بنانے کے لئے اپنے نتائج اور سفارشات پیش کرے گا. تجاویز پیش کرتے وقت کافی تفصیلات دیں. بصری تفصیلات استعمال کریں جہاں مناسب ہو، جیسے چارٹ اور گراف. مزید تفصیلات اور مثالیں آپ اس سیکشن میں دے سکتے ہیں، آپ کی کیفیت کی زیادہ سے زیادہ فائدہ مند.
