ٹوسٹ ماسٹر کے اجلاسوں نے شرکاء کو سپورٹ اور دوستانہ ماحول میں عوامی بولی کی تکنیک اور لیڈر کی مہارت کو فروغ دینے کی اجازت دیتے ہیں. ٹوسٹ ماسٹر کا مجموعی کردار یہ ہے کہ میٹنگ کی منصوبہ بندی اور اس کی ہدایت، دیگر ارکان کے ساتھ تعاون اور اس بات کو یقینی بنانا کہ ہموار اور موثر انداز میں چلیں. ٹوسٹ ماسٹر بھی ایک emcee کے طور پر کام کرتا ہے، اسپیکر متعارف کرانے اور دیگر شرکاء. ٹاسسٹ ماسٹر کی کردار میں کام کرنے سے آپ کو دوسرے مشابہت کے کرداروں میں خدمت کرتے وقت جمع کردہ مہارتوں کا استعمال کرنے کا موقع ملتا ہے.
میٹنگ سے پہلے
اجلاس کے لئے ایک تفصیلی پروگرام بنائیں. میٹنگ ایجنڈا اور شرکاء سے واقف ہو جو اجلاس میں ملوث ہوں گے.
رابطہ کے ممبران ہیں جو پیشگی کردار کے لئے مقرر کیے گئے ہیں. اس کی تصدیق کی حاضری نہ صرف ہوتی ہے، بلکہ اس کو اراکین کو اچانک غیر موجودگی کی پیشگی اطلاع دینے کی بھی اجازت دی جاتی ہے، تاکہ ضرورت ہو تو کسی دوسرے رکن سے رابطہ کیا جاسکتا ہے.
مقرر شدہ اسپیکر انٹرویو کریں اور ان کی حاضری کی تصدیق کریں. تقریر کی قسم، تقریر کی لمبائی، عنوان اور دیگر اہم معلومات پر معلومات جمع کریں. اسپیکر کی تعداد ٹیبل ٹائمز ماسٹر کی طرف سے کمیٹی کو شیڈول پر رکھنے کے لئے کم کردی جا سکتی ہے اگر کسی بھی بولنے والوں کو معمول سے کہیں زیادہ عام تقریر پیش ہو.
اپنے اجنبی اجلاس سے پہلے تیار کیا ہے. اس بات کا یقین کریں کہ شرکاء کے درمیان تقسیم کے لئے کافی کاپیاں موجود ہیں.
جلدی ملاقات میں پہنچیں. نہ صرف آپ اس بات کا یقین کر سکیں گے کہ سبھی شرکاء موجود ہیں اور میٹنگ منعقد کرنے کے لئے تیار ہیں، آپ بھی کسی بھی آخری وقت کی تفصیلات کا بھی خیال رکھ سکتے ہیں، کسی بھی اپوزیشن میں شامل ہونا چاہئے.
اجلاس کے دوران
کمرے کے سامنے ایک سیٹ لے لو. یہ آپ کو لیکچر پر فوری رسائی فراہم کرے گا.
صدر آفیسر آپ کو متعارف کرانے کے بعد میٹنگ کی میزبانی کریں. ٹوسٹ ماسٹر کے طور پر، آپ کو میٹنگ کا کنٹرول ہے، اس کے علاوہ جب دوسرے شرکاء، جیسے بولنے والے، ٹیبل کے موضوعات ماسٹر اور جنرل انوائٹر کو کنٹرول کرنا. آپ میٹنگ تھیم کو اعلان کرتے ہوئے، شرکاء کو متعارف کرانے اور ختم کرنے کے بعد ان سے ملاقات کا کنٹرول لینے کے طور پر آپ کو اس طرح کے کاموں کو بھی انجام دے گا.
ملاقات کے وقت کے بارے میں آگاہ رہیں. اس بات کی توثیق کریں کہ تمام تقریر ٹائمیکپر کے ساتھ وقت کے اندر اندر تھے اور اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ میٹنگ شیڈول پر رہتا ہے اس کے لئے ضروری ایڈجسٹمنٹ بنائے.
