"میں اپنی میز پر اس کی پہلی رپورٹ پیرس صبح سب سے پہلے چیز چاہتا ہوں!" بیت المقدس نے اپنے کمزور ماتحت فلموں، ٹی وی شوز، کتابوں اور ممکنہ طور پر چند کاروباری ماحولیات سے کہیں زیادہ چلتے ہیں. ایک رپورٹ کو مرتب کرنے کے خیال سے خوف زدہ ہونے کے بجائے اسے اپنے کام کو ظاہر کرنے کے موقع پر خوش آمدید. بزنس رپورٹس اہم دستاویزات ہیں کیونکہ وہ اکثر پیچیدہ پوائنٹس، مسائل یا تحقیق کو واضح طور پر بیان کرتے ہیں. رپورٹس کمانڈ کی توجہ کی وجہ سے وہ سرکاری ہیں. اور جب سے آپ اس رپورٹ کو لکھ رہے ہیں، تو آپ کو یہ فیصلہ کرنا ہوگا کہ اس میں ڈالنے کے لئے کیا ہوگا.
کاروباری رپورٹ کیا ہے؟
ایک مستند دستاویز. Businessdictionary.com ایک کی وضاحت کرتا ہے رپورٹ جیسا کہ "ایک دستاویز جس میں ایک افسانہ، گرافک یا ٹیبلولر فارم میں منظم کردہ معلومات شامل ہے، اشتھاراتی، مدت، دوبارہ، باقاعدہ طور پر یا لازمی طور پر لازمی بنیاد پر تیار کیا گیا ہے."
حقیقت یہ ہے کہ ایک کاروباری رپورٹ ایک دستاویزی دستاویز ہے، اس کی اہمیت پر زور دیتا ہے. جب آپ اپنے پیشکش کے دوران، سہ ماہی کے دوران اور اس کے بعد حاصل کرنے والے اثاثوں پر ایک رپورٹ دینے کے لئے میٹنگ ایجنڈا پر ہوسکتے ہیں تو، آپ کو کاروباری رپورٹ کا حوالہ دینا پڑے گا، اور آپ حاضری میں ان لوگوں کو بھی نقل کرسکتے ہیں. یاد رکھیں کہ خوفناک کتاب کی رپورٹ آپ کو اسکول میں کرنا پڑتی ہے؟ کتاب پڑھنا پہلا مرحلہ تھا، پھر آپ نے جو کچھ پڑھا تھا اس کی ایک نپٹہ لکھنا پڑا تھا. کبھی کبھی، آپ کو اپنی رپورٹ پوری کلاس تک بھی پیش کرنا پڑتی تھی. لیکن آپ کی مدد کرنے کے لئے، آپ کو حوالہ دینے کے لئے آپ کے ہاتھ میں ایک قابل اطلاع رپورٹ تھی. یہ ایک اہم بات ہے.
وقت میں ایک سنیپ شاٹ. ایک کاروباری رپورٹ حقائق اور اعداد و شمار کا ایک مجموعہ ہے جس کا کاروبار کسی مخصوص پہلو کے بارے میں ہے. عام طور پر یہ وقت میں ایک سنیپ شاٹ ہے، کسی خاص مدت کے بارے میں رپورٹنگ. مثال کے طور پر، ایک سالانہ رپورٹ اس سال کے لئے ایک مالی سنیپ شاٹ فراہم کرنے کے لئے اہم مالیاتی اعداد و شمار اور واقعات پر مشتمل ہے، جبکہ ایک سہ ماہی کی رپورٹ سال کی ایک مخصوص سہ ماہی کا احاطہ کرتا ہے.
زیادہ تر رپورٹس، قسم یا مقصد کے بغیر، ایک مخصوص مدت کا احاطہ کرتا ہے. مالیاتی رپورٹوں کو ایک مخصوص مدت کا احاطہ کرتا ہے. ایک کمپنی کی مالیات سال سے سال اور مہینے سے مہینے تک ہوتی ہے. یہاں تک کہ دستیاب مصنوعات پر ایک رپورٹ صرف وقت کی ایک مخصوص ونڈو کے لئے درست ہے، کیونکہ نئی مصنوعات متعارف کرایا جاتا ہے اور بڑی عمر کے افراد کو بند کر دیا جاتا ہے.
رسمی یا غیر رسمی. اس کے مقصد پر منحصر ہے اور کون یہ دیکھتا ہے، یہ رپورٹ رسمی یا غیر رسمی ہو سکتی ہے. رسمی رپورٹس وہ ہیں جو مالک، سینئر مینجمنٹ، گاہکوں، ممکنہ گاہکوں یا سرمایہ کاروں یا یہاں تک کہ عوام کی طرف سے دیکھے جائیں گے اور جائزہ لیں گے. تمام رپورٹس کی طرح، وہ اچھی طرح سے لکھا اور ٹائپس یا میزائل کے بغیر پیش کیا جانا چاہئے، پیسہ کو آسان سمجھنے اور درست کرنے کے لئے.
غیر رسمی رپورٹیں کم اہم نہیں ہیں. ملازمتوں کو جو اپنے اخراجات کی رپورٹ مکمل کرنا ضروری ہے، انہیں رقم ادا کرنا ہوگی، وہ سب سے بڑی اہمیت رکھتے ہیں. عام طور پر غیر رسمی، ان کی رپورٹ میں وضاحت، تاریخوں اور ڈالر کی مقدار میں شرکت کی جاتی ہے جس میں شرکت کی جاتی ہے. اگر ملازمین کو اچھی طرح سے اور وقت کی رپورٹ مکمل نہیں کی جاتی ہے تو، ان کی حالیہ کاروباری سفر کے دوران انہیں ایئر لائن ٹکٹوں، ٹیکس اور کلائنٹ کے کھانے کی ادائیگی نہیں کی جاسکتی ہے.
دیگر ناموں کی طرف سے رپورٹ. بہت سے، اگر سب سے زیادہ نہیں، کاروباری رپورٹوں کو بھی رپورٹس نہیں کہا جاتا ہے. وہ بیانات، جیسے منافع اور نقصان یا آمدنی کا بیان یا دیگر مالی بیانات جیسے بیلنس شیٹس بھی شامل ہوسکتے ہیں. یا، وہ بجٹ کے جائزہ یا فروخت کے تخمینوں پر ہوسکتے ہیں.
کاروباری رپورٹوں کا استعمال کرنے کے لئے
بہترین رپورٹ تیار کرنے کے لئے، یہ اس بات کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ اس رپورٹ کو استعمال کیا جائے گا.
خلاصہ رپورٹوں کو ایک پیچیدہ خیال، عمل یا واضح، سمجھنے کے قابل طریقے سے کمپنی کی مالی حیثیت کی وضاحت کرنے میں مدد ملتی ہے. جمع کردہ اعداد و شمار کے مہینے، یا تحقیق کے سالوں میں، ایک مختصر رپورٹ میں خلاصہ کیا جا سکتا ہے. بے شک، یہ ہر تحقیق نہیں ہوسکتا ہے جو تحقیق میں نکالا گیا ہے، لیکن رپورٹ وہ لوگ دے گا جو اس کی رپورٹ تحقیق یا ڈیٹا کا جامع خلاصہ پڑھتے ہیں.
آسان. وہ لوگ جو آپ کی رپورٹ کا جائزہ لیں گے، اس کے پیچھے ہونے والے تمام اعداد و شمار اور تحقیق کا اندازہ کرنے کے لئے وقت، خواہش یا مہارت نہیں ہوسکتی ہے. کسی بھی صورت میں، ان کے پاس اپنی اپنی ملازمتیں ہیں. آپ کی رپورٹ ان کو دیتا ہے جو انہیں جاننے کی ضرورت ہے.
واضح کریں. اگر 10 افراد آپ کو جمع کیے گئے تمام اعداد و شمار اور تحقیق کے نتائج کا مطالعہ اور نظر ثانی کرنے کے لئے تھے، تو وہ مختلف قسم کے نتائج حاصل کریں گے. آپ کی رپورٹ اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ وہ اسی مقام سے تمام کام کررہے ہیں کیونکہ آپ ان سبھی ہی ڈیٹا دے رہے ہیں.
پیروکار اپنے کمپنی سے سرمایہ کاروں کو ایک نئے خیال کو فنڈ دینے کے لئے دارالحکومت قائم کرنے کی حوصلہ افزائی کرنا چاہتا ہوں. آپ کی رپورٹ کو کاروباری منصوبہ میں شامل کیا جائے گا جو سرمایہ کاروں کے ساتھ شریک ہوں گے. دوسرے اراکین کمپنی کے منافع اور نقصان کے بیان اور دیگر مالیاتی حیثیت کی رپورٹوں کو مرتب کریں گے، لیکن آپ کی رپورٹ فروخت کی پروجیکشن ہوگی جس میں کمپنی کا خیال ہے کہ غیر منقولہ بازاریں ہیں، اور وہ فروخت حاصل کرسکتے ہیں. مالی بیانات اہم ہیں، لیکن آپ کی رپورٹ یہ ہے کہ جوہری سرمایہ کاروں کو سوار ہونے کے لئے قائل کر سکتے ہیں، یا نہیں.
ایک نقطہ ثابت کرو. کاروباری رپورٹوں میں اکثر استعمال کیا جاتا ہے جب سخت فیصلے کئے جاتے ہیں، چاہے اس کو کم کرنے کے لۓ، جس میں جگہ شامل ہوسکتی ہے. کوئی بھی اس سمت میں جانا نہیں چاہتا، لیکن جب رپورٹ ان کے سامنے ہے، تنخواہ جیسے اخراجات کے مقابلے میں منافع میں مستحکم کمی دکھاتا ہے، یہ واضح ہے کہ کیا ضروری ہے. یا، مثبت طرف، رپورٹوں سے پتہ چلتا ہے کہ کمپنی اس مقام میں ہے جو دلچسپ نئے ہدایات میں اضافہ ہوسکتی ہیں.
ایک مشکل حل کرو. آپ میٹنگ میں موجود رہے ہیں جہاں کسی مسئلے کے بارے میں بات چیت ایک قابل عمل حل میں آنے کے بغیر کے ارد گرد اور گھومتے ہیں. لیکن، اگر آپ اپنی پروجیکشنز کی بڑی پروجیکشن اسکرین پر اشتراک کرتے ہیں تو سب ایک ہی وقت میں ایک ہی مسئلہ دیکھ رہے ہیں. ٹیبل اور گرافس کے ساتھ ایک قابل تحریر دستاویز دیکھتے ہیں جو حالات ظاہر کرتی ہیں، سب کو ایک دوسرے کے ساتھ ایک ہی مواد کا تجزیہ کرنے اور ایک ساتھ حل کرنے کی اجازت دیتا ہے.
بزنس رپورٹس کی اقسام
کاروباری رپورٹوں کی ایک لامحدود تعداد میں لکھا جا سکتا ہے، خاص طور سے جب آپ اپنی مرضی کے مطابق اپنی اپنی اپنی مرضی کے مطابق رپورٹ لکھ سکتے ہیں اور عنوان لکھ سکتے ہیں. عام طور پر، کاروباری رپورٹوں میں چار اقسام درج ہیں: تشریح، تجزیاتی، ترقی اور قانونی. یقینا، وہ اوورلیپ کر سکتے ہیں اور کر سکتے ہیں. ایک پیش رفت کی رپورٹ، مثال کے طور پر، بھی وضاحت کی جا سکتی ہے. لیکن اس کا بنیادی مقصد اس صورت حال پر اپ ڈیٹ دینا ہے.
تشریحی رپورٹیں. کچھ کاروباری رپورٹوں کو ایک صورت حال یا موضوع کی وضاحت کرنے کے لئے لکھا جاتا ہے تاکہ سب اس کو سمجھ سکے. مثال کے طور پر، آپ ایک تحقیقاتی رپورٹ لکھ سکتے ہیں کہ آپ نے تحقیق کی وضاحت کی ہے. اگر آپ اپنی تحقیق کے نتائج کو صرف ایک ٹیبل پیش کرتے ہیں، تو آپ قدرتی طور پر تحقیق، آپ کے طریقہ کار، نمونہ کے سائز اور اس کے بارے میں سوالات کے بارے میں سوالات میں گھس جائیں گے. لہذا، صرف ایک ٹیبل کے نتائج کے بجائے، آپ کو اس تحقیق کے بارے میں مختصر طور پر شروع کرنا شروع کرنا چاہئے جسے آپ نے تحقیق کیا اور آپ اس کے بارے میں کس طرح گئے، جیسے ٹیلی فون یا میل سروے کا استعمال کرتے ہوئے، ایک عرصے تک ڈیٹا کو باخبر رکھنے یا جو بھی آپ کے طریقہ کار تھے. اگلا، آپ میز، ڈایاگرام یا دیگر طریقہ کار کا استعمال کرتے ہوئے اپنی تحقیق کے نتائج کی وضاحت کرتے ہیں جو نتیجہ واضح کرتی ہیں. اس کے بعد آپ نے نتائج کو چند جملے میں مختصر کیا ہے.
تجزیاتی رپورٹیں . اس قسم کی رپورٹ تجزیہ فراہم کرتی ہے، شاید دو حالات یا امکانات کا موازنہ کرکے. صرف وضاحت کرنے کے بجائے، ایک تجزیاتی رپورٹ کم سے کم ریڈر کے نتائج کے کچھ تجزیہ کرتا ہے. آپ اپنے تجزیاتی رپورٹ میں بصیرت کا استعمال کرسکتے ہیں تاکہ آپ اپنے پوائنٹس جیسے اعداد و شمار کے اعداد و شمار کی میزیں دکھائیں.
پیش رفت کی رپورٹ اسکول کی رپورٹ کے کارڈ کی طرح، پیش رفت کی رپورٹ ظاہر کرتی ہے کہ ابھی ابھی چیزیں چل رہی ہیں. وہ تحقیق یا تجزیہ کے پہاڑوں پر مبنی نہیں ہیں؛ وہ ان لوگوں کے لئے ایک اپ ڈیٹ ہیں جنہوں نے ایک کی ضرورت ہے. سالانہ رپورٹوں، مالی بیانات جیسے آمدنی کے بیانات، اور دیگر اطلاعات جو وقت میں ایک پوائنٹ کی تصویر ہیں پیش رفت کی رپورٹ ہیں.
قانونی رپورٹ کسی بھی رپورٹ میں کمپنی کو کسی دوسرے ادارے کو قانون سازی اور پوسٹ، فائل یا بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے، کسی قسم کی قانونی رپورٹ ہے. قانونی رپورٹیں بعض اوقات ممکنہ قوانین یا دیگر قانونی مسائل سے کمپنی کی حفاظت کے لئے کبھی بھی مکمل طور پر مکمل کیے جاتے ہیں. اگر ٹیکس کے مقاصد کے لئے ایک رپورٹ مرتب کی گئی ہے، یا سیکورٹیز اینڈ ایکسچینج کمیشن کی طرف سے ضروری ہے، ایک عدالت یا دیگر سرکاری ادارے، یہ قانونی قسم میں ہے.
عام رپورٹس لکھنے کے لئے مثال
پیردو یونیورسٹی کے آن لائن لکھنا لیبل (OWL) کے مطابق، زیادہ سے زیادہ کاروباری رپورٹوں میں ایک عالمی شکل نہیں ہے. دیکھنے کے لئے چیک کریں کہ اگر آپ کی کمپنی آپ کی تحریر کردہ رپورٹ کے لۓ ایک پسندیدہ شکل ہے. اگر نہیں، تو آپ اسے مناسب طریقے سے سمجھنے کے لئے آزاد ہیں جس طرح آپ فٹ دیکھتے ہیں. تاہم، او ڈبلیو ایل نے تجاویز پیش کی ہیں جو آپ کو اس بات کا یقین کرنے میں آپ کی مدد کر سکتی ہے کہ آپ تمام اڈوں کو ڈھکاتے ہیں اور آپ کی بہترین رپورٹ لکھ سکتے ہیں.
- اسے مختصر رکھیں
- اپنے سامعین کو جانیں اور انہیں لکھ لیں.
- عنوانات کا استعمال کریں اور اہم نکات کو نمایاں کریں.
- سب سے اہم نتائج، دلائل یا پوائنٹس سب سے پہلے رکھو.
- فیصلہ کریں کہ آیا آپ کے نتائج شامل کرنے یا قارئین کو چھوڑ دیں.
آپ کی رپورٹ کا مواد مختلف مقاصد اور اس کے سامعین کے مطابق مختلف ہوگا. اندرونی رپورٹ کے لئے، ناظرین پہلے سے ہی کمپنی کے بارے میں جانتا ہے، لہذا آپ ان تفصیلات پر ان کو بھرنے کی ضرورت نہیں ہے. ایک عوامی رپورٹ، تاہم، یا ایک سے زیادہ ناظرین کے ساتھ، کمپنی کے بارے میں کچھ پس منظر کی معلومات سے فائدہ اٹھائے گا.
عنوان / عنوان کا صفحہ. ہر رپورٹ کو ایک واضح عنوان کی ضرورت ہے جسے یہ بتاتا ہے کہ یہ کیا کرے گا. یہ ہوشیار رہنا نہیں ہے. شفافیت کلید ہے. مختصر یا غیر رسمی رپورٹ کے لئے، صفحے کے سب سے اوپر ایک آسان عنوان، اس کے بعد تاریخ، اگر قابل اطلاق ہو تو کریں گے. مثال کے طور پر:
آمدنی اور اخراجات کا خلاصہ، پہلی سہ ماہی 2018
رسمی رپورٹوں کا عنوان عنوان کی ضرورت ہے جس میں عنوان، تاریخ اور مصنف شامل ہے، مثال کے طور پر:
آمدنی اور اخراجات کا خلاصہ
پہلی سہ ماہی 2018
اس کے ذریعے تیار کیا گیا
(تمھارا نام)
اگر رپورٹ کسی خاص شخص یا گروپ کے لئے تیار کیا جا رہا ہے تو، آپ کے نام کے بعد شامل کریں، مثال کے طور پر:
کے لئے
XYZ کمپنی، انکارپوریٹڈ
تعارف. کمپنی کے بارے میں مختصر تاریخ یا متعلقہ پس منظر کی معلومات کے ساتھ شروع کریں، اگر آپ سوچتے ہیں کہ یہ ضرورت ہے. پھر مختصر طور پر وضاحت کریں کہ یہ رپورٹ تیار کی گئی تھی. اگر رپورٹ تحقیق کے نتائج پیش کر رہا ہے تو، مختصر طور پر تحقیق کے طریقہ کار کی وضاحت. مختصر رپورٹ کے لئے، یہ چند جملے ہونا چاہئے. ایک رسمی رپورٹ میں ایک مکمل صفحہ شامل ہوسکتا ہے. کچھ رسمی رپورٹوں کو ایک ایگزیکٹو خلاصہ کے ساتھ شروع ہوتا ہے جو اس رپورٹ کی ایک جائزہ یا مطابقت پذیری دیتا ہے تاکہ اگر یہ سب کچھ پڑھا تو وہ ابھی بھی رپورٹ کو سمجھ سکیں گے.
فہرست. ایک طویل رپورٹ میں، فہرست کے اعداد و شمار کے ساتھ فہرست کے حصوں اور بصریات.
رپورٹ کا جسم. یہاں یہ ہے کہ آپ اپنے ڈیٹا، اپنی رپورٹ کے زلزلے یا سب سے زیادہ اہم معلومات کو کہاں رکھتے ہیں. واحد متن کے بجائے بصیرت، جیسے چارٹ، ڈایاگرام، میزیں یا گراف شامل کریں. بصیرت ایسے لوگوں کو ظاہر کرتی ہیں جو آپ چاہتے ہیں کہ وہ انھیں جاننے کے لۓ اور وہ انفرادی ہیں، جو آپ کے قارئین کی توجہ کو برقرار رکھتی ہے. میزیں، گرافس اور دیگر بصری معتبر دستاویزات آپ کے رپورٹنگ کر رہے ہیں "ثبوت" ہیں. سب سے پہلے سب سے اہم ڈیٹا کے ساتھ شروع کریں.
نتائج یہ سیکشن اختیاری ہے اور آپ کے قارئین پر منحصر ہے.کیا آپ ان کو یہ بتانا چاہتے ہیں کہ نتائج کی تشریح کیسے کریں، یا رپورٹ اپنے آپ کو بتائیں؟ ****
نتیجہ. رسمی رپورٹوں کے نتائج کو خلاصہ کرنے کی ضرورت ہے، چاہے وہ متوقع ہو یا حیرت کیجئے، اور وہ مستقبل کے فیصلے کو کس طرح متاثر کرے گی.
استثناء سالانہ اور سہ ماہی رپورٹیں ایسے مثالیں ہیں جو زیادہ تخلیقی ہوسکتے ہیں. خاص طور پر، اگر کاروبار عام طور پر عام طور پر پہنچ جاتا ہے، جیسے کہ ہسپتال کی سالانہ یا سہ ماہی کی رپورٹ، نوٹیفکیشنز کو بہترین زندگیوں کی محفوظ کہانیوں کو محفوظ کیا جاتا ہے یا ملازمین کو ریاستی جدید ترین تکنیکوں کی کارکردگی کا مظاہرہ کیا جاتا ہے. کاروباری اداروں کو اس طرح کی پیشرفت سے بھی متعلق ہوسکتا ہے، ملازمین کو انٹرویو کرکے جدید ریسرچ یا نئے، دلچسپ مصنوعات کی فراہمی کرتے ہیں.
آخر میں، آپ اپنی رپورٹ کیسے لکھتے ہیں آپ پر. بس یہ مختصر رکھو، اپنے سامعین کو آپ کے ذہن میں رکھو اور ان معلومات کو شامل کریں جو واضح طور پر اپنے پیغام کو واضح کریں. پسینہ نہیں آپ کو اسے کسی بھی وقت آپ کے مالک کی میز پر پڑے گا.
