دستاویز کنٹرول کے طریقہ کار کو پیچیدہ نہیں ہونا چاہئے. دراصل، پیچیدگی کے امکان میں اضافہ ہوتا ہے کہ دستاویز مناسب طور پر حوالہ نہیں دیا جائے گا. اس نے کہا، انتظامیہ کسی بھی تنظیم میں سب سے اہم عمل میں سے ایک ہے. الیکٹرانک ڈیٹا کے مباحثے پر انحصار ڈیٹا بیس کنٹرول اور سٹوریج کے طریقہ کار کو مسلسل اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت میں اضافہ کرتی ہے. کافی دستاویز کے کنٹرول کے طریقہ کار کو برقرار رکھنے میں ناکامی کا نتیجہ بہت بڑا مالیاتی خطرے کا باعث بن سکتا ہے. شکر ہے، دستاویز کنٹرول ٹیکنالوجی اور سافٹ ویئر کی ایپلی کیشنز میں بہتری نے بہترین طریقوں کی نئی دنیا پیدا کی ہے.
خطرناک عمل کی شناخت کریں
اعداد و شمار اور معلومات کے بہاؤ سے متعلق آپ کے سب سے اہم عمل کی شناخت کے لئے کراس فعال مینیجرز کی ایک ٹیم کو تفویض کریں. اپنے گاہکوں سے آپ کے ڈیٹا بیس کی فائلوں کو کیسے ڈیٹا (ای میل، کسٹمر سروے، آئی آر ایس فارم، وغیرہ) کا سراغ لگائیں. ہر ڈیٹا بہاؤ کے عمل کا موازنہ کریں اور عام یا بے کار کاموں کی شناخت کریں. ای میل سے کارپوریٹ اطمینان سے، بنیادی بہاؤ چارٹ کا استعمال کرتے ہوئے تمام معلومات کے عمل کا نقشہ نکالیں.
طرز عمل دستی بنائیں
طریقہ کار - سافٹ ویئر اور کاغذ دونوں کے لئے - اس بات کی وضاحت کرنا ضروری ہے کہ اپ ڈیٹ سے پہلے اور اپ ڈیٹ کے بعد دستاویزات کی منظوری دی جاتی ہے. انہیں یہ بھی تفصیل دینا چاہئے کہ آپ دستاویزات کو اپ ڈیٹ اور دوبارہ کیسے کریں. ایڈریس کس طرح نظام کی تبدیلیوں کی شناخت کرے گی، یعنی مسئلہ مسئلہ یا فونٹ کی تبدیلیوں کی طرف سے. دستاویز کی غیر جانبداری کا فیصلہ کرنے کے لئے عمل کی وضاحت کرنے کا یقین رکھو. سمجھنے سے کس طرح "غیر معمولی" دستاویزات کو روکنے کے لئے روکنے کے لئے.
فعالیت کو یقینی بنائیں
یقینی بنائیں جب دستاویزات صحیح لوگوں کے لئے دستیاب ہوں جب انہیں ان کی ضرورت ہوتی ہے. اگر آپ مجازی نظام میں تبدیل کر رہے ہیں تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ کس طرح اصل دستاویز ذخیرہ کیا جائے گا، اگر بالکل. آخر میں، بیک اپ حل ہے. اگر خود کار طریقے سے نظام میں تبدیل ہو تو، پائلٹ رول آؤٹ حکمت عملی کا استعمال کریں. مکمل تبادلوں کے بعد، کاغذ دستاویزات کو تباہ کرنے یا پھینکنے سے پہلے تین ماہ انتظار کریں.
