پالیسی تبدیلی خط لکھنے کے لئے مشکل ہے کیونکہ تبدیلی عام طور پر کلائنٹ یا ملازم کا حق نہیں ہے، یہاں تک کہ اگر ضروری ہو. پالیسی تبدیلی خط، منفی خبروں کو پہنچنے والی کسی بھی خط کی طرح، محتاط تیاری اور غور کی ضرورت ہوتی ہے. اگر آپ خط کو احتیاط سے لکھتے ہیں، تو یہ تبدیلی کے لئے استدلال کی وضاحت کرسکتا ہے اور اس کے باوجود گاہکوں یا ملازمین کے نکاح کو بھی برقرار رکھتا ہے.
اپنی کمپنی کے خطوط کا استعمال کریں. کیونکہ یہ خط پالیسی تبدیلی کی قانونی اطلاع ہے، اسے سرکاری اور رسمی طور پر نظر آنا چاہئے.
مکمل تاریخ ٹائپ کریں. لائن کی جگہ پر جائیں.
وصول کنندہ کا نام، تنظیم، اور پتہ ٹائپ کریں. اگر یہ خط تمام ملازمین یا تمام گاہکوں کو بڑے پیمانے پر بھیج رہا ہے تو، آپ یا تو نام یا ایڈریس کو چھوڑ سکتے ہیں یا میل مل خصوصیت کو اپنے لفظ پروسیسنگ پروگرام میں استعمال کرسکتے ہیں تاکہ آپ خود بخود ہر خط کے لئے نام اور پتہ درج کریں. دوسری لائن کی جگہ پر جائیں.
"عزیز محترمہ / محترمہ. (نام) کی قسم" کے بعد ایک کالونی. اگر یہ ایک بڑے پیمانے پر خط ہے، تو اس کے بجائے "معروف ویلنٹائن کسٹمر" یا "عزیز ملازم" کے طور پر عام سلامتی کا استعمال کریں. دوسری لائن کی جگہ پر جائیں.
اس مسئلے کی وضاحت کرتے ہوئے خط شروع کریں جو پالیسی میں تبدیلی کی وجہ سے ہے. کسی بھی حقائق یا اعداد و شمار کا استعمال کریں جو وصول کنندہ کو قابو پانے میں مدد ملے گی. ہمیشہ منفی پیغام میں سب سے پہلے مسئلے پر بات چیت کریں - اگر وصول کنندہ مسئلے کو سمجھا جائے تو، آپ کو آپ کے حل کو قبول کرنے کا امکان زیادہ ہوگا.
مخصوص، واضح زبان میں پالیسی میں تبدیلی کی وضاحت کریں. نئی پالیسی پر اثر انداز ہو جائے گا، وضاحت کریں کہ پالیسی کی پیروی نہیں کی جائے گی، اور کسی بھی تفصیلات کے ملازم یا کلائنٹ کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی.
اپنے وقت اور تعاون کیلئے کلائنٹ یا ملازم کا شکریہ. اگر اس کی پالیسی کے بارے میں کوئی سوالات استعمال کرنے کے لۓ اس کے استعمال کے لئے رابطے کی معلومات فراہم کریں.
"مخلص،" ٹائپ کریں اور تین لائن خالی جگہوں کو چھوڑ دیں. اپنے مکمل نام اور عنوان کو ٹائپ کریں. اپنے ٹائپ شدہ نام کے اوپر اپنا نام سائن اپ کریں.
خط کی ایک نقل آپ کے ریکارڈ کے لئے بنائیں، اور آپ کے قانونی شعبے کے لئے ایک اور کاپی فراہم کریں. اصل حروف میل کریں. اگر سیاست میں تبدیلی اہم ہے یا قانون میں کسی تبدیلی کے نتیجے میں، خطوط کو تصدیق شدہ میل کے ذریعہ بھیجیں تاکہ آپ کے پاس وصول کرنے والے ایک ریکارڈ کا ریکارڈ ملے گا.
تجاویز
-
خط مختصر اور شائستہ رکھیں. منفی خبروں سے زیادہ متفق نہ کریں، جو پالیسی تبدیلی میں غیر معمولی غلطیوں کو تشکیل دے سکتے ہیں.
