وہاں کئی ایسی مثالیں موجود ہیں جہاں آپ کسی اور کی جانب سے ایک خط لکھنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر، وکیل باقاعدگی سے کرتے ہیں. دیگر حالات میں ان لوگوں کے لئے لکھنا بھی شامل ہے جو اپنے آپ کو کرنے کے لئے مہارت نہیں رکھتے ہیں یا دوسری زبان سیکھنے والے ہیں اور انگریزی میں نہیں لکھیں گے. دفتر سے آپ کے باس کی غیر موجودگی اس کی وجہ سے آپ کی طرف سے ایک خط لکھنے کے لۓ ایک اور وجہ ہو سکتی ہے. اس کے باوجود آپ کسی اور کے لئے خط کیوں لکھ رہے ہیں، فارمیٹ مسلسل ہے.
مواد کا تعین کریں
اس شخص کے ساتھ بات کرو جو آپ کو اس طرف سے خط لکھنے کے لئے جا رہے ہیں. احاطہ کرنے والے پوائنٹس کی ایک فہرست بنائیں، خط کو خطاب کرنے اور کسی اور تفصیلات کو شامل کرنے کی ضرورت ہے. خط کے موضوع پر بحث کریں جب تک کہ آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کو مناسب طریقے سے لکھنے کے لئے کافی پس منظر کی معلومات موجود نہیں ہیں.
لیٹر ہیڈ اور بزنس خط فارمیٹ استعمال کریں
اگر ممکن ہو تو خط خط کا نشان لکھیں کیونکہ آپ کو اپنے خطے میں اعتبار کی جاتی ہے. اگر آپ کے پاس سرٹیفکیٹ نہیں ہے، تو اس شخص کا پتہ درج کریں جسے آپ صفحے کے سب سے اوپر خط لکھ رہے ہیں، ایک جگہ چھوڑ دیں اور تاریخ میں ٹائپ کریں. سلامتی کے ساتھ شروع کرو، "پیارے" کے بعد شخص کے نام، عنوان اور ایک کما کے بعد. اگر، مثال کے طور پر آپ کسی کمپنی کو لکھنا چاہتے ہیں تو یہ "عزیز محترمہ برگس" یا "صدارت جج سے" پڑھتے ہیں "اگر یہ عدالت ہے.
کاروباری خطوط کے لئے بلاک فارمیٹ اپنائیں. تمام جملے صفحے کے بائیں ہاتھ پر شروع کرتے ہیں؛ پیراگراف ایک لائن کی جگہ سے علیحدہ ہیں. آپ کے دستخط کی اجازت دینے کے لئے آپ کی بندش کے درمیان فاصلہ تین سے چار لائنیں ہے. لکھ کر کاروباری خطوط لکھتے ہیں.
مصنفیت کا اعلان کریں
اگر یہ مناسب ہو تو آپ کسی دوسرے شخص کی جانب سے لکھتے ہیں کہ عدالت میں ایک خط میں. اگر یہ دوسرے شخص کے نام کے تحت باہر جانے والا خط ہے تو آپ کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں ہے کہ اس نے خود اسے نہیں لکھا. جسمانی چوٹ یا زبان کی دشواریوں کے معاملے میں اس وجہ سے اشارہ ہے کہ: "میں جیریمی سمتھسٹر کی طرف سے لکھ رہا ہوں کیونکہ اس نے اس کی کلائی سکائی کو توڑا."
مؤثر، آسانی سے سمجھنے والے زبان کا استعمال کریں
نقطہ نظر حاصل کریں. خطوط - کسی اور کی طرف سے چاہے یا نہیں - مختصر اور جامع ہونے کی ضرورت ہے. ریاست جس وجہ سے آپ لکھ رہے ہو اور اپنے معاون خیالات کے لۓ ایک نئے پیراگراف شروع کریں. پیراگراف کو تبدیل کرنے اور اپنے خیالات کو تبدیل کرنے پر ایک جگہ چھوڑنے کے لئے یاد رکھیں. آسانی سے سمجھنے والے زبان میں لکھیں. ایک بڑے لفظ کا استعمال نہ کریں جب ایک چھوٹا سا کام کرے گا اور اپنے جملے کو مختصر رکھیں. آپ کے وسیع الفاظ کے ساتھ اپنے قارئین کو متاثر کرنے کی کوشش کرنے کے بجائے وضاحت کے لئے مقصد.
ایک رسمی آواز کا استعمال کریں
ٹون کاروباری طور پر رکھیں. بہاؤ کے جملے سے بچیں اور اس موضوع پر توجہ مرکوز کریں جو آپ لکھ رہے ہیں. اس موضوع پر اپنی رائے پیش نہ کریں جب تک ایسا کرنے کی کوئی اچھی وجہ نہ ہو.
مضبوط ہو
اختتامی پیراگراف میں خط کے مواد کو خلاصہ کریں. اس کارروائی کو بھی وضاحت کریں جسے آپ چاہتے ہیں کہ وہ خط لیتے ہیں. اگر ایک ناقابل آلے کے متبادل یا میٹنگ کے لئے درخواست ہو سکتی ہے. خط کے بزنس ٹون کے مطابق رہنے کے لئے "مخلص" یا "مخلصانہ" بند کرنے کا بندوبست استعمال کریں. جیسے "بات چیت کریں" یا "آپ کے دوست" جیسے الفاظ مناسب نہیں ہیں. اپنا نام سائن ان کریں اور اس کے بعد، "الفاظ جس فرد کے لئے آپ لکھ رہے ہیں کے ذریعہ" الفاظ درج کریں.
جائزہ لیں
ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. اس کے ساتھ ساتھ گرامر اور ہجے کی غلطیوں کے ساتھ، عام طور پر الجھن والے الفاظ جیسے "منظور اور ماضی" یا "اثرات اور اثرات" کے طور پر دیکھتے ہیں. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ نے کچھ بھی نہیں بھولنا. اپنے آپ کو خط کے وصول کنندہ کے مقام پر رکھو. اپنے آپ کو بلند آواز سے پڑھیں اور سر اور مواد کے لئے اس کا جائزہ لیں. اس کے مطابق ترمیم کریں. اس شخص کے ساتھ خط کا جائزہ لیں جن کی طرف سے تم نے لکھا تھا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے کسی بھی چیز کو نظر انداز نہیں کیا جس میں شامل ہونا چاہتا تھا.
