کسٹمر سروس عام طور پر موجودہ یا ممکنہ کسٹمر کے لئے رابطے کا پہلا نقطہ ہے. کسٹمر کے ساتھ کمپنی کا نمائندہ کس طرح بات چیت کرتا ہے فروخت یا کوئی فروخت یا واپسی، مطمئن کسٹمر کے درمیان فرق ہو سکتا ہے. کوئی مخصوص زبانی چیز نہیں ہے جو کسی دوسرے سے بہتر ہے لیکن بعض مخصوص عناصر ہیں جو ایک کسٹمر سے بات کرتے وقت شامل ہوتے ہیں.
تعارف
نمائندے کو ایک کالر کو مبارکباد دینا چاہیے، کمپنی کے نام کی حیثیت سے، اپنے آپ کو متعارف کرایا اور مدد کرنے کی پیشکش کی جائے. یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کسٹمر وہ کمپنی سے رابطہ کررہا ہے، جو شخص بول رہا ہے اور اس کی مدد کرنے کے لئے تیار ہے. نمونہ زبانی ہے، "ہیلو. اے بی سی کمپنی سے رابطہ کرنے کے لئے شکریہ. میرا نام جوناتھن ہے. میں آپ کی مدد کیسے کرسکتا ہوں؟" اگر کسٹمر سروس چہرے کا سامنا ہے، تو صرف یہ کہنا کہ "ہیلو، میں آپ کی مدد کیسے کروں؟"
وضاحت
اکثر، صارفین کو سمجھنے یا سننے کے لئے مشکل ہے. ان معاملات میں، نمائندے واضح سوالات سے پوچھتا ہے، پھر گاہک کی درخواست کو دوبارہ بحال کرتا ہے. مثال کے طور پر، استعمال کرنے کے لئے ایک جملہ، "اگر میں آپ کو صحیح طریقے سے سمجھتا ہوں، محترمہ سمتھ، آپ کیا کہہ رہے ہیں (کسٹمر کے خدشات کو دوبارہ ترتیب دیں) کیا یہ درست ہے؟" سوال پوچھنا اور کسٹمر کی ضروریات کو دوبارہ ترتیب دینے سے، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ نمائندہ فعال طور پر گاہک کو سن رہا ہے.
بند
گفتگو بند کرنے کے بعد، کسٹمر کی درخواست کو بحال کریں، اضافی مدد فراہم کرنے کے لئے پیش کرتے ہیں، پھر بات چیت ختم کریں. کسٹمر کی ضروریات کو بحال کرنے کو اس کی یقین دہانی کرنی چاہئے کہ نمائندے نے کال کے لئے اس کی وجہ کو سمجھا. اضافی امداد کے لئے پیشکش کمپنی کے ساتھ بات چیت کو ختم کرنے سے پہلے اسے اضافی درخواستوں کا موقع فراہم کرتی ہے. بندش میں استعمال ہونے والی زبانی بات یہ ہے کہ: "محترمہ سمتھ، آج آپ نے دو مزید سی ڈیز کی درخواست کی ہے. ہم انہیں ان کو مین مین مین اینٹی ٹیوٹ، امریکہ 12345 میں بھیج دیں گے. کیا کچھ اور میں آپ کے ساتھ مدد کرسکتا ہوں؟ اے بی سی کمپنی اور ایک اچھا دن ہے. الوداع. " چہرے پر بات چیت کے لئے، صرف "شکریہ" یا "اگر آپ کو مدد کی ضرورت ہو تو مجھے بتائیں کہ اگر گاہک اب بھی اسٹور براؤز کررہا ہے،" تو کہتے ہیں.
ادائیگی کی معلومات
جب صارف کو ادائیگی کی معلومات فراہم کرتی ہے، تو ادائیگی کی معلومات کو کسٹمر میں دوبارہ دوبارہ کریں. اگر کریڈٹ کارڈ استعمال کیا جاتا ہے تو، کارڈ پر نام کی توثیق کریں، کارڈ نمبر اور اختتام کی تاریخ کو دوبارہ گاہک میں دوبارہ کریں. مثال کے طور پر، "محترمہ سمتھ، کارڈ پر نام جین ایم سمتھ ہے. ویزا کارڈ نمبر 1234 4567 7890 0123 اور اختتامی تاریخ 0511 ہے." اگر کسٹمر سروس چہرے کا سامنا ہے تو، "محترمہ سمتھ کا کہنا ہے کہ، مناسب رسید پر دستخط کرنے کے لئے مناسب ہو سکتا ہے."
تعاقب
کسٹمر کی پیروی کرنے کی ضرورت ہے، گاہکوں کی توقعات کو مقرر کریں. اسے بتانے دو کہ کون، جب اور کسی کو اس سے رابطہ کیا جائے گا. سافٹویئر کے لائسنس نمبر حاصل کرنے کے لئے زبانیج کا استعمال کریں، "محترمہ سمتھ، میں آپ کو 25 جون کو 3 بجے سے آپ سے رابطہ کروں گا."
تجاویز
کسٹمروں کے لئے شائستہ اور شائستہ ہو. گاہکوں سے بات کرتے وقت "براہ مہربانی" اور "شکریہ" کا استعمال کرنے میں ہچکچاتے ہیں. کبھی کبھار، گاہکوں کو بدسلوکی بن سکتی ہے. گاہکوں کو آپ کی طرف سے ناقص زبان کا استعمال کرنے کی اجازت نہ دیں. ان صورتوں میں، کالر کو پکڑ رکھنا یا کسٹمر سے پوچھیں کہ آپ کو سپروائزر یا مینیجر سے رابطہ کرنے کی اجازت دی جائے.
