ہر کاروباری وقت وقت سے شکایت خط وصول کرتا ہے. ان کا جواب فوری طور پر اور پیشہ ورانہ طور پر آپ کے گاہکوں کے ساتھ اچھے تعلقات کو برقرار رکھنے میں مدد کرسکتا ہے.
دائیں محکمہ
اپنا خط مناسب محکمہ سے بھیجیں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے گاہک کو معلوم ہے کہ صحیح لوگوں کو اس مسئلے کے بارے میں معلوم ہے اور صورتحال کو حل کرنے میں مدد ملتی ہے. کمپنی کا خط سرہ پر خط تیار کریں اور روایتی کاروباری خط پر عمل کریں فارمیٹنگ ہدایات.
تجاویز
-
مناسب ٹریکنگ کو یقینی بنانے کیلئے خط نمبر، اسٹور یا آرڈر نمبر یا خط میں کسٹمر اکاؤنٹ کا حوالہ دیتے ہیں.
قبول اور ہمدردی
گاہکوں کی مایوسی کو تسلیم کرتے ہیں، اور اگر آپ غلط ہیں تو معافی دیں گے. مسائل کو حل کرنے اور گاہکوں کو خوش رکھنے کے لئے اپنی کمپنی کے عزم پر زور دیں. مثال کے طور پر، "آپ نے غلط حکم موصول کرنے کے لئے مجھے افسوس تھا. اے بی سی کمپنی میں، ہمیں اعلی معیار کی خدمات فراہم کرنے اور غلطیوں کو درست کرنے کے لئے ایک عزم ہے."
اسے درست کریں
بیان کریں کہ آپ کیا کر رہے ہیں شکایت کو ایڈریس کریں اور مسئلہ کو درست کریں. مثال کے طور پر، "میں نے اپنے شپنگ ڈپارٹمنٹ کو رات بھر آپ کو تبدیل کرنے کی ہدایت کی ہے،" یا، "ہمارے شو روم میں ملازم جو ملازم اس کے مطابق تعاقب کیا گیا ہے."
شکریہ کہنا
کسٹمر کے سرپرست کے لئے آپ کی توجہ کے علاقے کو لانے کے لۓ گاہک کا شکریہ ادا کریں اور آپ کی تعریف کریں. مثال کے طور پر، "ہماری توجہ پر یہ معاملہ لانے کے لئے آپ کا شکریہ. ہم آپ کے کاروبار کی تعریف کرتے ہیں اور امید رکھتے ہیں کہ یہ واقعہ مستقبل میں ہماری کمپنی میں آپ کے اعتماد پر اثر انداز نہیں کرے گا."
اضافی میل جاؤ
کسٹمر کو اضافی اضافی کرکے اپنے جواب کو بہتر بناؤ. مثال کے طور پر، ایک تحفہ کارڈ، ایک مفت پاس یا کچھ اور جو آپ کو ظاہر کرتا ہے آپ کو صرف صورت حال کے لئے افسوس نہیں ہے بلکہ شخص کو ایک گاہک کے طور پر رکھنے کے لئے مصروف عمل ہے. مثال کے طور پر، "مجھے افسوس ہے کہ تکنیکی مشکلات کی وجہ سے آپ کی فلم کم تھی. منسلک، برائے مہربانی چار تکمیل فلم کے پاس اور مفت پاپکارن اور نرم مشروبات کے لئے ایک واؤچر تلاش کریں."
جب شکایات بے شک ہے
اگر ایک کسٹمر ایک غیر معمولی شکایت شروع کررہا ہے تو، ان کی مایوسی کو تسلیم کرتے ہیں لیکن وضاحت کریں کہ آپ کیوں کارروائی نہیں کریں گے. مثال کے طور پر، اگر گاہک کسی شے سے شکایت کرتی ہے تو وہ اسٹاک سے باہر ہے، محدود پیداوار یا بھاری طلب کا حوالہ دیتے ہیں. اگر شکایت کسی ملازم کے بارے میں ہے تو جو کمپنی کی ہدایات کے مطابق گاہک سے نمٹنے میں کام کر رہی تھی، کمپنی پالیسی کی وضاحت کرتی ہے. مثال کے طور پر، "جب میں سمجھتا ہوں کہ آپ مایوس ہوگئے تھے تو ہم A-14 ونڈشیلڈ وائپرز سے باہر تھے، سامان صاف کرنے پر تھیں اور بند کر دیا گیا ہے. لہذا ہمارے ساتھی نے کہا کہ وہ آپ کے لئے کوئی اضافی وائڈر نہیں آرہا."
