ایک رسمی دعوت نامہ سے انکار کرنے کے لئے ایک خط لکھنا مشکل ہوسکتا ہے. جواب دینے کے لئے ضروری ہے کہ آپ کو مدعو کرنے والے شخص یا کاروبار کو معلوم ہے کہ انہیں آپ کی توقع نہیں ہونا چاہئے. چیلنج ایسا ہوتا ہے کہ اس خط کو لکھنے کے لۓ ناگزیر نہ ہو یا دوسری جماعت کو سمجھنا کہ آپ اپنے ایونٹ میں آنے سے باہر نکلنے کی کوشش کر رہے ہیں. احتیاطی الفاظ اور تفصیل کے بارے میں ایک گہری آنکھ اس بات کو یقینی بنائے گی کہ وصول کنندہ روح سے متعلق پیغام میں موصول ہوا ہے.
اپنے انکار کے خط کو سلامتی کے ساتھ بند کرو. فیصلہ کریں کہ آپ کس طرح وصول کنندہ کو ایڈریس کرنا چاہتے ہیں. اگر یہ واقعی رسمی طور پر ہے اور آپ کے ساتھ کسی دن کے دن کا تعلق نہیں ہے تو اسے "مسٹر" یا "مسز" صرف ایک رسمی خط میں پہلا نام استعمال کریں اگر آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ یہ قابل قبول ہے.
ایماندار ہو. غیر معمولی کہانیوں کو بیان نہ کرو کہ آپ کیوں شرکت نہیں کر سکتے ہیں. حق کو سب سے زیادہ جامع طریقے سے بتاؤ. ایک جمہوریت میں بیان کریں یا دو وجہ آپ کی حاضری میں نہیں رہیں گے. الفاظ "افسوسناک" یا "بدقسمتی سے" جیسے اس بات کی نشاندہی کرنے کے لئے استعمال کریں کہ آپ چاہتے ہیں کہ صورتحال مختلف ہوسکتی ہے.
دعوت نامے کے لئے اپنی تعریف کا اظہار کریں. آپ کے بارے میں سوچنے کے لئے وصول کنندہ کا شکریہ. یہ یقینی بنائے گا کہ آپ مستقبل کے واقعات کی فہرست سے مستقل طور پر نہیں ہٹا دیں گے.
وصول کنندہ کو اپنی خواہشات کا اظہار کرکے اپنے خط کو بند کرو. اسے جاننے دو کہ آپ امید کرتے ہیں کہ اس کا واقعہ اچھا ہے.
خط کو "مخلص" کے ساتھ بند کرو یا صرف ایک بار پھر وصول کنندہ کا شکریہ. قلم کے ساتھ اپنا نام سائن کریں اس سے پتہ چلتا ہے کہ آپ نے ذاتی طور پر خط پر وقت لیا. ایک چھپی ہوئی نام بہت عام ہے اور ہو سکتا ہے کہ میزبان کو لگتا ہے کہ آپ اس وقت اپنے دعوت نامے کو مناسب طریقے سے جواب دینے کے لۓ بہت مصروف ہیں.
بلند آواز کا خط پڑھیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس کے پاس آپ کا اظہار کرنا چاہتے ہیں. کسی بھی تبدیلیاں بنائیں اور پھر خط بھیجیں.
انتباہ
دعوت نامے سے انکار کرنے میں ایمانداری کی بہترین پالیسی ہے. آپ جھوٹ نہیں پکڑنا چاہتے ہیں جو اچھے کاروباری تعلقات کو برباد کر سکتی ہے.
