صحیح لوگوں کو آپ کے کاروباری اجلاس میں پیش ہونے کے موقع پر ایونٹ بنانا یا توڑ سکتا ہے. جب آپ ایک زبردستی اور پیشہ ورانہ دعوت کو تیار کرتے ہیں، تو آپ اجلاس کی اہمیت، ان کی حاضری کے لئے ضروریات اور ان کے فائدے کی دعوت دیتے ہیں.
اگر آپ انفرادی خط بھیج رہے ہیں تو دعوت نامے کو ذاتی بنائیں. اگر آپ پہلے سے پرنٹ کارڈ بھیج رہے ہیں تو کمپنی کے خط کا نشان یا آپ کی علامت (لوگو) کا استعمال کریں. ای میل کے دعوت نامے کے لئے، آپ کی علامت (لوگو) اور ویب سائٹ کے روابط دکھائیں. نام سے ہر شخص کو ایڈریس کریں اور اس خطے کے پاس ایک اعلی درجے کی کمپنی کے اہلکار سے دستخط ہو، جو دستخط کے ساتھ مکمل ہو.
زبردست افتتاحی سزا کے ساتھ لیتے ہیں جو بیان کرتا ہے کہ کیا ہو رہا ہے اور اس شخص کو شرکت کرنے کے لئے مدعو کیا جاتا ہے. مثال کے طور پر، "آپ کی صنعت کی مہارت آپ کو ہماری نئی سٹیئرنگ کمیٹی کے لئے مثالی امیدوار بناتی ہے. میں آپ کو دعوت دیتا ہوں کہ آپ ہمارے کاروباری برادری کے نرسوں اور شیکرز کے ساتھ مل کر ملنے کے لئے دعوت دے سکیں.
میٹنگ کی خاصیت، موضوع پر بات چیت یا دن کے مطلوبہ نتائج کو بتائیں. مثال کے طور پر، "ہم نے اس گول گول قابل بحث بحث کا حصہ بننے کے لئے صرف ایک درجن کے اعلی مقامی سی ای او کو مدعو کیا ہے. ہمارے مقصد کو ہمارے ریاست میں کاروباری اداروں کی منفرد ضروریات کے حوالے سے اگلے سال ریاستی مقننہ کو فراہم کرنے کے لئے کاروباری دوستانہ سفارشات کو فروغ دینا ہے. ہم چاہتے ہیں کہ آپ کی آواز سنی جائے."
میل مہمان مقررین، کھانے یا نیٹ ورکنگ کے مواقع نوٹ کریں جو مصروف پیشہ ور افراد سے اپیل کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، "ہم مقامی امیدواروں سے رابطہ کریں گے جو دفتر کے لئے چل رہے ہیں اور Q & A کے لئے ایک مدت فراہم کرتے ہیں. ہم ایک کیٹرڈ برتن اور کافی بار بھی فراہم کریں گے."
میٹنگ کے تمام معتبر تفصیلات شامل کریں آپ کے خط کے نمایاں یا بولڈ سیکشن میں جو مدعو کے لئے کھڑا ہے. تاریخ، وقت اور مقام جیسے اہم معلومات ایک خط کے جسم میں کھو سکتے ہیں. آسان حوالہ کے لئے ایک سیکشن میں رکھو.
کسی مخصوص تاریخ کے ذریعہ RSVP کی درخواست کریں تاکہ آپ اس کے مطابق منصوبہ بنا سکیں. حاضری کی تصدیق کرنے کے کئی طریقے مدعو کریں جیسے ای میل، کمپنی کی ویب سائٹ، preprinted card یا فون کال.
تجاویز
-
تاریخ اور وقت شیڈول کرنے سے پہلے متضاد واقعات کیلئے کمیونٹی اور مقامی کاروباری کیلنڈرز کی جانچ پڑتال کریں. آپ کامرس فنکشن، روٹری کلب ایونٹ یا بڑے کانفرنس یا تجارتی شو کے ساتھ چیمبر نہیں کرنا چاہتے ہیں.
یاد دہانیوں کے وقت دینے کے لئے دو ہفتوں سے آپ کو اپنے شیڈول میں شامل کرنے کے لۓ دعوت نامے سے کم از کم ایک مہینے قبل دعوت نامہ بھیجیں. اگر یہ ایک اہم اجلاس یا کانفرنس ہے جس میں لوگ سفر اور رہائش کے لئے منصوبہ بندی کرنے کی ضرورت ہے تو، ممکنہ طور پر جب چھ ممکنہ چھ ماہ کی اطلاع دیں.
