چاہے آپ ایک صدقہ چل رہے ہو، سالانہ چھٹیوں کی پارٹی پھینک دیں یا ایک نیا ٹریننگ پروگرام شروع کریں اور ایک مشیر کی ضرورت ہو تو، مدد کی حوصلہ افزائی کے لۓ استحکام خط ایک بنیادی ذریعہ ہیں. بزنس سولیکیٹنگ خطوط کی نشاندہی اور جامع ہونا چاہئے، اور تمام متعلقہ معلومات پر مشتمل آپ کے وصول کنندہ کو فیصلہ اور عمل کرنے کی ضرورت ہوگی. مزید برآں، آپ کو آپ کے علاقے میں سب سے اوپر کی بورڈ کو یقینی بنانے کے لئے حلال قانون کو جاننے کی ضرورت ہوگی.
اپنے خط کا مقصد کی شناخت کریں. کیا آپ عطیہ طلب کرتے ہیں یا معاہدے کے کام کے لئے ایک اقتباس تلاش کر رہے ہیں؟ سولیکائٹنگ خط اکثر اداروں کی طرف سے ملازمت کی جاتی ہیں مثلا خیراتی اداروں جیسے عطیات یا کاروباری اداروں کو تلاش کرنے کے لئے ممکنہ فراہم کرنے والوں کو ایک خاص ایونٹ، پہل یا پروگرام کے لئے تلاش کرنے کی کوشش کی جاتی ہے. قابل اطلاق اداروں کی ایک جامع فہرست بنائیں جسے آپ کو خط بھیجنا چاہتے ہیں، اور یہ یقینی بنائیں کہ وہ آپ کی خدمات کے معیار کے مطابق پورا کریں.
متعلقہ تفصیلات کی وضاحت کریں. بہترین ردعمل کو حل کرنے کے لۓ، آپ کے خط میں آپ کی خدمات کی مخصوص حوالہ شامل ہیں. یہ تفصیلات ایونٹ یا پروجیکٹ کی تاریخ اور وقت، اور ضروری کاموں میں شامل ہیں. خط کو واضح طور پر مطلوبہ کاموں کو انجام دینے کے لۓ وصول کنندہ سے قیمت کی قیمت کا مطالبہ کرنا چاہئے. اگر یہ ایک خیراتی تنظیم کے لئے فنڈ بڑھانے کی کوشش کے لئے ہے، تو اس حقیقت کے بارے میں شفاف رہو کہ آپ پیسے کے لئے پوچھ رہے ہیں. آپ کی توقع کم سے کم یا معیاری عطیہ کی وضاحت کرنا چاہئے. اگر آپ کو کم از کم عطیہ نہیں ہے تو آپ اس معلومات کو بھی شامل کرسکتے ہیں.
فوائد شامل کریں. ادارے کو بتائیں، خط میں، وہ آپ کی کوششوں میں ان کی شرکت سے فائدہ اٹھائے گی. فوائد ان کے کاروبار یا تنظیم، یا ان کے اعمال کی عوامی شناخت کے لئے کچھ قسم کی اشاعت میں شامل ہوسکتا ہے. شامل کریں کہ کس قسم کی اشاعت ہو گی، جہاں یہ ظاہر ہو جائے گا اور اس وقت کے فریم کے لئے.
نثر صاف کریں. خط کا مواد اور اسٹائل صاف، جامع اور احترام ہونا چاہئے. بہاؤ کی زبان اور عجیب سزا اور پیراگراف ڈھانچہ سے بچیں. اس حقیقت کا احترام کریں کہ آپ کے ارادہ والے ناظرین مصروف ہیں اور اس کے ذریعہ مواد کے ذریعہ کارکردگی اور آسانی کے ساتھ پڑھنا چاہتے ہیں.
مقامی حلال قوانین سے آگاہ رہیں. بہت سی ریاستوں کے کاروبار یا پیسہ کے حل کے بارے میں قوانین ہیں. مثال کے طور پر، اس قسم کے خطوط تقسیم کیے جا سکتے ہیں اس سے پہلے، ایک خیراتی تنظیم کو ریاست کے ساتھ رسمی طور پر رجسٹر کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے. ان معاملات کے بارے میں توجہ کی توجہ صرف آپ کے منصوبے کو قانونی طور پر جاری نہیں کرے گی بلکہ ریاست اور مقامی حکام کے ساتھ آپ کو کافی سر درد بھی بچائے گا. آپ کے حقوق اور ذمہ داریوں کو یقینی بنانے کے لئے اپنے اسٹیٹ کمپلرمر آفس کے ساتھ شروع کریں.
