وقت سے، کارکنوں کو اپنی یادیں تازہ کاری کرنے کی ضرورت ہے کہ کچھ کاموں کو انجام دینے کے لۓ. اسی طرح، کسی تنظیم میں نئے ملازمتوں کو جتنی جلدی ممکن ہو رسیوں کو سیکھنا چاہے گا، بغیر نگرانی یا شریک کارکنوں کو بے شمار سوالات کے ساتھ رکاوٹ نہ رکھنا. دفتری طریقہ کار دستی دستی دونوں مقصودوں کو تحریری پروٹوکول اور کارکردگی کی توقعات فراہم کرتے ہوئے ان دونوں مقاصد کو پورا کرتی ہے جو بعد میں ان کے نظم و ضوابط کے لئے ملازم تشخیص اور دستاویزات میں حوالہ دیتے ہیں.
دفتری دستی کے مقصد اور گنجائش کی شناخت کریں جسے آپ تیار کرنا چاہتے ہیں. دفتری دستیوں کا مواد عام طور پر دو قسموں میں آتا ہے: (1) لوگوں کے ساتھ کیسے بات چیت کرتے ہیں اور (2) سامان اور خدمات کو پیدا کرنے، انتظام کرنے اور فراہم کرنے کے لئے لازمی سامان کے آپریشن سمیت مخصوص کاموں کو کیسے کریں. دفتر دستی میں اکثر تنظیمی چارٹ، وسائل ڈائریکٹریز اور نمونہ فارم بھی شامل ہیں. ایک دفتر دستی کی پیچیدگی پر مبنی ہے جس پر ہدف صارفین ہوں گے. اگر، مثال کے طور پر، مواد کسٹمر تعلقات سے متعلق ہے اور شکایات پر عملدرآمد کے بارے میں، یہ اس بات کا احساس نہیں بنائے گا کہ فصلوں کو کس طرح چلانا ہے یا کس طرح خطرناک مواد چلانا ہے.
فارمیٹ پریزنٹیشن کا فیصلہ کریں جو آپ کی کمپنی کی ضروریات کو بہتر بناتا ہے. جبکہ دفتری دستی طور پر عام طور پر سوچا جاتا ہے کہ کاغذ پر چھپی ہوئی رہنمائیوں اور موضوع کی تقسیم کے ٹیبز کے ساتھ تین انگوٹی باندوں میں رکھا گیا ہے، ٹیکنالوجی نے مزید دلچسپی کے ساتھ ساتھ زیادہ اقتصادی طور پر - معلومات فراہم کرنے کے طریقوں کو کھول دیا ہے. مثال کے طور پر، اس بات پر غور کریں کہ کیا آن لائن طریقہ کار دستی مطلوبہ الفاظ میں داخل ہونے سے ملازمتوں کے لئے معلومات تک رسائی حاصل کرنے میں آسان اور تیز ہوجائے گا. ایک الیکٹرانک فارمیٹ کو مواد کو اپ ڈیٹ کرنے اور اصلاح کرنے کے ساتھ ساتھ سیکھنے کو بڑھانے کے لۓ آڈیو مواد اور ویڈیو مظاہروں کو شامل کرنے کی بھی سہولیات فراہم کی جا سکتی ہے.
آپ کے دستی ایڈریس کرنا چاہتے ہیں جس کے تمام باب کے موضوعات کی ایک فہرست بنائیں. اگر، مثال کے طور پر، آپ کو دفتری سازوسامان کے مختلف ٹکڑے ٹکڑے کیسے چلانے کے بارے میں ہدایتیں لکھتے ہیں، آپ کمپیوٹر، فیکس مشینیں، ٹیلی فون سسٹم، مائکروفون، فوٹوکوپی مشینیں، ریکارڈنگ کے نظام، ڈاک میٹر اور کولٹنگ آلات کے لئے انفرادی حصوں کی نشاندہی کریں گے. فیصلہ کریں کہ آپ اپنے آپ کو سبھی مواد لکھتے ہیں یا ان افراد کو ہر حصے کے پہلے مسودے کو تفویض کرنے کے لئے جا رہے ہیں جو موضوع کے معاملات میں عمدہ ہیں.
ان سے زیادہ آسان پیچیدہ تصورات سے متعلق طرز عمل کو منظم کریں. اس بات پر غور کریں کہ آیا تصاویر، ڈرائنگ، ٹیبلز یا دیگر گرافکس میں شمولیت اختیار کرنے کے لۓ مواد کی صارف کو سمجھنے میں مدد ملے گی. اکاؤنٹس اور کام مخصوص مخصوص اصطلاحات کی ایک چمک فراہم کریں. جہاں عملی طور پر، لازمی طور پر احکامات کو پورا کرنا، مثال کے طور پر سفر کے اخراجات کا دعوی، چھٹی کی درخواستوں، وقت کے چادروں، کسٹمر رسیپٹس اور کمپنیوں کے استعمال کے دیگر فارموں کو پورا کرنے کے مثالیں فراہم کریں.
نئے دستی کے ہر حصے کو مکمل کرنے کے لئے وقت کا فریم مقرر کریں. اگر ضروری ہو تو، ہر روز تحقیق کا وقت، ایک تحریر کا وقت شیڈول، تحریری، جائزہ لینے اور جمع کرنے کے لئے.
مواد کو ایچ ڈی کے اہلکاروں اور قانونی عملے کی طرف سے جائزہ لیا گیا ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ اس کی زبان واضح، غیر واضح اور ریاست اور وفاقی مینڈیٹ اور قواعد کے مطابق ہے. دستخط کے ہر وصول کنندہ کو ایک دستخط کے شیٹ کے ساتھ فراہم کریں جو ان کے معاہدے کی طرف سے مواد کو پڑھنے اور رہنے کے لۓ اپنے معاہدے کا اشارہ کرتے ہیں.
تجاویز
-
ایک آفس دستی کو ہمیشہ ترقی میں ایک کام پر غور کیا جانا چاہئے اور اس طرح اس بات کا یقین کرنے کے لئے جاری رہیں کہ مواد مندرجہ ذیل طریقہ کار کی صحیح عکاسی اور ان کاموں کو انجام دینے کے لئے استعمال ہونے والے سامان کی عکاسی ہے.
