اگر آپ چاہتے ہیں کہ کچھ صحیح ہو تو، ایک اچھے آپریٹنگ طریقہ کار لکھ، یا ایس او پی. ایک اچھی طرح سے تحریر معیاری آپریٹنگ طریقہ کار دستی کمپنیوں کو کارکنوں کو مؤثر طور پر چلانے اور مسلسل طور پر چلانے میں مدد ملتی ہے جس سے ملازمتوں کو صحیح طریقے سے کیا جانا چاہئے. آسان سمجھنے کے ذریعے معیار اور استحکام کو برقرار رکھنے کے، قدم بہ قدم ہدایات کو پیدا کرنے میں اضافہ، فضلہ کو ختم کرنے اور کام کی جگہ کی چوٹوں میں کمی کی طرح فوائد بھی فراہم کر سکتی ہے. ایک SOP دستی کاروبار کاروباری قواعد و ضوابط کی تعمیل اور ملازمین کے لئے تربیت کو بہتر بنانے میں مدد کرسکتا ہے.
مرحلہ نمبر 1: آپ کے SOP کا انتخاب کریں
ایک پروسیسنگ کے حصوں کو جمع کرتے ہوئے یا گاہکوں کی شکایت کو سنبھالنے کے طریقوں کو معیاری بنانا چاہئے. ایک ہی سرگرمی پر ہر SOP پر توجہ مرکوز کریں. صرف طریقہ کار کے بارے میں لکھیں جو آپ جانتے ہو کہ کس طرح درست طریقے سے کرنا ہے. یا، کسی ایسے شخص کو تلاش کریں جو اہل ہو تاکہ وہ آپ کے طریقہ کار کو کس طرح انجام دے سکیں. تمام معلومات کو مرتب کریں جو ضرورت ہو گی.
مرحلہ 2: لکھنے کے لئے تیار
ہر ایک SOP ایک بصیرت عنوان، جیسے "آپ کی مصنوعات کے مطابق کیسے کریں" یا "کسٹمر کی شکایت کو ہینڈل کرنے کے بارے میں کیسے کریں." اگر ضرورت ہو تو، "سوپ - پیداوار - اسمبلی" یا "SOP - کسٹمر سروس - ہینڈلنگ ہینڈلنگ" کی طرح، SOP نمبر یا زمرہ شامل کریں.. "یہ آپ کو ملازمتوں کے متعلق متعلقہ طریقہ کار کی اجازت دیتا ہے. عمل کے لئے کسی نہ کسی فلو بہار کو ڈراؤ تاکہ اس بات کی تصدیق کی جاسکے کہ آپ کے پاس تمام معلومات ہیں اور یہ صحیح ترتیب میں ہے. ملازم پر توجہ مرکوز کریں جو آپ کے نقطہ نظر کی تیاری کرتے وقت عمل کرے گا.
مرحلہ 3: حصوں کو معیاری بنائیں
اپنے SOPs کو آؤٹ کریں. ہر سوپ کو مندرجہ ذیل حصوں میں ہونا چاہئے:
- ہیڈر
- مقصد
- دائرہ کار
- حوالہ جات
- تعریفیں
- ذمہ داریاں
- طریقہ کار
- اپ ڈیٹس
- نظر ثانی کی تاریخ
- منظوری کے دستخط
مرحلہ 4: تفصیل کے طریقہ کار مرحلہ وار
ہر ایک طریقہ کار کو توثیق کریں کہ وہ کیا کرنا چاہئے. اہم مرحلے کے ساتھ شروع کریں، جیسے "پروڈکٹ کے لئے حصے حاصل کریں" یا "فون کا جواب دیں." پھر ان کو چھوٹے مرحلے میں توڑیں، جیسے "ہر حصہ درست ہے" یا "اپنے آپ کو متعارف کروائیں اور کال کرنے کے لئے گاہک کا شکریہ.""
مرحلہ 5: ہر SOP لکھیں
بس لکھیں. چھوٹے الفاظ اور مختصر جملے کا استعمال کریں. سب سے پہلے اہم خیال رکھو. تفصیلات کے ساتھ عمل کریں. کارروائی فعل اور ایک فعال آواز کا استعمال کریں. عدم استحکام اور الجھن سے بچیں. تحریریں، اکاؤنٹس یا جرسن کا استعمال نہ کریں.
مرحلہ 6: مستقل طور پر فارمیٹس SOP فارمیٹ
ہر ایس او پی کو ایک ہی فونٹ اور فونٹ سائز میں لکھا جانا چاہئے. مختصر میں طویل پیراگراف توڑیں. طویل الفاظ کے بجائے بلٹ پوائنٹس کا استعمال کریں. بہاؤ ایڈٹس جیسے بہاؤچٹس شامل کریں. اہم معلومات کو نمایاں کریں، جیسے بولڈ فریم کی قسم یا اطالوی استعمال کریں.
مرحلہ 7: ہر ایس پی او کی مؤثریت کا اندازہ کریں
مشروعیت، پڑھنے کی اہلیت اور قابلیت کے لئے SOP کی جانچ پڑتال کریں.
- طہارت: کیا قسم کافی بڑی ہے اور پڑھنا آسان ہے؟
- Readability: کیا ہدایات آسان ہیں؟ یا کیا پروٹوکولز کو پیچیدہ تصورات کا اندازہ لگانا اور الفاظ کو بگاڑنا ہے؟
- جامعیت: کیا ایک قارئین کو سیکھنے کی ضرورت ہے کہ وہ صحیح طریقے سے عمل کرنے کے بارے میں جاننا چاہتے ہیں؟
مرحلہ 8: جائزہ، ترمیم اور منظور
وہ ملازمین کو جو SOPs کا جائزہ لینے کا جائزہ لیں اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے کہ وہ سب کچھ سمجھتے ہیں. ایسے ملازمین سے پوچھیں جو ایس او پی کو پڑھنے کے طریقہ کار سے واقف نہیں ہیں. ایک قارئین کو یہ جاننے کے طریقہ کار کو یہ نہیں کرنا چاہئے کہ یہ کس طرح کیا جائے. کیا ہر ایک سیٹ میں ایک ہی قارئین کی نظر ثانی کی جاتی ہے جب تک وہ قابل قبول نہیں ہیں. مینیجرز جو اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ذمہ دار ہوں گے کہ وہ جاری ہونے سے قبل سوپپس کو پیروی کرنا چاہئے.
کاروبار میں، وردی نظام کام کرتے ہیں. ایک معیاری آپریٹنگ طریقہ کار بنانے کا دستخط یقینی بناتا ہے کہ ہر ملازم ہر ایک نظام میں ہر قدم پر عمل کرتا ہے، ہر ایک وقت.
