ایک طریقہ کار ایک ہدایت کی طرح ہے- ہدایت کا ایک مقررہ طریقہ ہے جو واضح طور پر بیان کرتا ہے جو کچھ کرتا ہے، جب یہ کرنا چاہئے، یہ کیسے ہوسکتا ہے اور نتیجہ کیا ہونا چاہئے. اس مرحلے میں ہر مرحلے کی فہرست مکمل کریں. دستی تفصیل، ڈپارٹمنٹ، فنکشن یا دستی کے صارفین کے لۓ کسی بھی ترتیب میں سب سے زیادہ قابل رسائی معلومات بنائے جانے والے ایک دستی میں ایک سے زیادہ طریقہ کار مرتب کریں. طریقہ کار کے ساتھ پالیسیوں کو الجھن نہ دیں. پالیسیوں کی حیثیت کے قوانین یا بیانات ہیں. طریقہ کار وہی ہیں جو لوگ پالیسیوں کو چلانے کے لۓ ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
موجودہ دستاویزات جو وسائل کے مواد ہوسکتے ہیں
-
مضامین کے ماہرین کو جو طریقہ کار انجام دینے کے بارے میں معلوم ہے
فیصلہ کرنے کے لئے کونسی طریقہ کار دستاویز ہے. اپنے دستی کے مواد کو منتخب کرنے کے لۓ دو طریقوں کو ممکنہ دستی صارفین کا سروے کرنا پڑنا ہے جس کو معلوم کرنے کے لۓ وہ واضح طور پر بیان کردہ طریقہ کار کے ساتھ کونسل کو واضح یا زیادہ معلومات کی ضرورت ہے، یا آپ کو آپریشنل مسائل کی ایک فہرست بنانا پسند کر سکتے ہیں.
معلومات جمع کرنا. ایک شخص جو پہلے سے ہی کام کر رہا ہے تمہارا سب سے اچھا ذریعہ ہے جب تک آپ خرگوش سے طریقہ کار بن رہے ہو. شخص کو کام انجام دیں اور نوٹ لیں، یا شخص کو آپ کے لئے کام میں ملوث تمام اقدامات، ساتھ ساتھ کسی بھی تجاویز یا انتباہ تجربے سے سیکھتے ہیں.
اپنے دستی کی ترتیب قائم کریں. ایک دو کالم کی شکل میں طریقہ کار واضح اور آسانی سے پڑھنے کے لئے آسان بناتا ہے. طریقہ کار کے نام کے ساتھ ہر صفحے کا عنوان، اور کسی بھی حقائق کی ایک فہرست یا پیراگراف عنوان درج کریں جو ایک قدم کے اندر نہیں گرتے، جیسے طریقہ کار کا اندازہ کیا جاتا ہے اور تجاویز یا انتباہات کتنی بار ہوتی ہے. اس کے بعد ایک دو کالم کی میز پر عمل کرنا چاہئے.
کسی نہ کسی طرح کا مسودہ لکھیں. بائیں کالم میں، طریقہ کار کے لئے ذمہ دار شخص کی فہرست. دائیں کالم میں، اس ترتیب میں درج کریں کہ وہ شخص جو عمل انجام دیتا ہے. اگر یہ طریقہ کار ایک سے زیادہ لوگوں میں شامل ہوتا ہے تو، وہ سب کو واضح طور پر یہ دیکھ سکیں کہ وہ عمل میں کہاں ہیں اور وہ کیا کرنے کی ضرورت ہے.
طریقہ کار کا امتحان ان مسودے سے ان کی پیروی کرنے کے طریقوں سے نا واقف ہو جاؤ. کسی غیر جانبدار کا استعمال کرنا ضروری ہے، لہذا شخص کسی غیر معمولی شارٹ کٹ یا غیر واضح پوائنٹس پر چمک نہیں لے گا اور دوسرا قارئین نہیں سمجھ سکے گا.
مسودہ کو تبدیل کریں. جب تک دستی پڑھنے والے طریقہ کار کو پڑھنے کے طریقوں کی پیروی کی جاسکتی ہے، اس وقت تک اس کے اقدامات کو واضح، شامل، حذف اور دوبارہ ترتیب دینا.
دستی شائع کریں. مواد کی ایک میز شامل کریں تاکہ قارئین کو فوری طور پر طریقہ کار کا پتہ لگ سکے. آپ کی صنعت کے لئے غیر معمولی یا مخصوص ہے کسی بھی اصطلاحات کی وضاحت کرنے کے ایک چمک شامل کریں.
تجاویز
-
تحریر کو چھوڑنے کے لئے خوبصورت لفظ مختلف قسم کا استعمال نہ کریں. ایک "ویجیٹ" ہر وقت ایک ویجیٹ ہے، نہیں "شے" یا "آلہ" نہیں. چیزیں بیان کرنے میں مسلسل تکرار ہوسکتا ہے، لیکن یہ قارئین کے لئے وضاحت میں بہتری رکھتا ہے.
