اگر آپ پیشہ ورانہ ماحول میں آسانی سے چیزوں کو چلانا چاہتے ہیں تو دفتری طریقہ کار اہم ہیں، چاہے یہ ایک قانونی فرم، ڈاکٹر کا دفتر یا سرکاری سہولت ہے. ظاہر ہے کہ ایک تحریری طریقہ کار نظر آتا ہے ہر دفتری دفتر کو سامنے کے دفتر میں نظر آنے والے سپروائزر اور دفتر مینیجر کی طرف سے تیار کردہ طریقہ کار کا ایک تحریری سیٹ ہونا چاہئے.
کیا آفس کے طریقہ کار کو اپنانا چاہئے
دفتری گھنٹوں کا ذکر سب سے پہلے ہونا چاہئے، اور تمام ملازمین کو وقت پر کام کرنا اور دن کے لئے تیار ہونا چاہئے. اگر گاہک آفس میں آتا ہے اور کوئی بھی نہیں ہے تو وہاں کاروبار کے منفی نقطہ نظر کا امکان ہوسکتا ہے اور کبھی واپس نہیں آسکتا ہے. اس کے علاوہ دفتر صاف، صاف اور اچھی طرح سے فراہم کی جائے گی. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایک چیک انسٹر اور پینس گاہکوں کے لئے سائن ان کرنے کے لئے دستیاب ہیں، اور اگر ممکن ہو تو کافی اور پانی دستیاب ہو. ایک کامیاب کاروبار میں سب سے پہلے نقوش سب کچھ ہیں. اس کے علاوہ، ہر کسٹمر کو احترام اور پیشہ ورانہ سلوک کے ساتھ علاج کیا جانا چاہئے، چاہے وہ دفتر میں ہوں یا ٹیلی فون پر. اگر کوئی سپروائزر کے لئے کال آتا ہے تو، ملازم کو کالر کے ساتھ منسلک ہونے سے قبل تمام معلومات حاصل کرنا چاہئے، بشمول نام، فون کے فطرت اور فون نمبر کی نوعیت جب کنکشن کھو جائے گی. اگر کال کرنے کے لئے کال ہو تو، انہیں دورے کی نوعیت کو تلاش کرنا چاہئے اور انہیں بتائیں کہ کیا دستیاب ہے، توثیق کے معاملے میں فون نمبر حاصل کرنے کے لئے یقینی بنانا چاہئے. انہیں ہمیشہ یہ کہنا چاہئے کہ جو کچھ کہا جاتا ہے اس میں کوئی الجھن نہیں ہے.
تنظیم
زیادہ سے زیادہ پیداوری کے لئے کام کے اسٹیشن کو منظم اور برقرار رکھنا، اس بات کو یقینی بنانا کہ کاپیئر میں کاغذ موجود ہے، کمپیوٹرز اوپر اور چل رہا ہے، میل تقسیم کیا جاتا ہے اور پیغامات کی فراہمی کی جاتی ہے. اگر آپ کا کام سفر کے انتظامات قائم کرنے میں شامل ہے تو، اس بات کا یقین رکھو کہ آپ کا سپروائزر کہاں رہنا چاہتا ہے اور پرواز کے اوقات اور رینٹل کار کی معلومات ریکارڈ کرنا اور سفر کی منزل میں موسم کے بارے میں معلومات حاصل کرنا. سفر کی منصوبہ بندی بکنگ کرنے سے پہلے ہمیشہ اپنے سپروائزر کے ساتھ چیک کریں. جب تمام ریزورٹ مکمل ہوجائے تو، دو سفر کرنے والوں کو پرنٹ کریں- آپ کے لئے اور آپ کے سپروائزر کے لئے - اور کیلنڈر پر سفر کی تاریخوں میں داخل ہونے کا یقین ہو.
دن کے اختتام پر، آپ کے سپروائزر کے ساتھ تقرریوں پر جائیں اور اگلے دن کے لئے اس کی مقرر کردہ تقرریوں سے آگاہ کریں. میل کی آواز یا بعد کے گھنٹوں جواب دینے والی خدمت کو جواب دینے کے لئے مشین مقرر کریں. تمام سازوسامان، کاپی کی مشینیں، پرنٹرز اور کمپیوٹرز کو بند کریں اور کافی کیفے کو صاف کریں اور کافی بنانے والا بند کریں. آخر میں، یہ یقینی بنائیں کہ الارم کی ترتیب سے پہلے تمام دروازے بند کردیے جاتے ہیں.
