ایک کسٹمر سروس فلاچارٹ ایک ڈایاگرام ہے جو اقدامات کے ترتیب کی وضاحت کرتا ہے جو کمپنی ایک کسٹمر سروس کی درخواست یا انکوائری سے نمٹنے کے لئے لیتا ہے. فلوٹارٹ کمپنی کی پالیسیوں اور طریقہ کار کے ساتھ کسٹمر سروس کے ملازمتوں کو مؤثر طور پر درخواستوں کو ہینڈل کرنے میں مدد دیتا ہے اور اچھی سروس کو یقینی بناتا ہے.
کسٹمر سروس ٹچ ٹائٹس کی شناخت کریں
گاہکوں کو مواصلات کے مختلف قسم کے استعمال کرتے ہوئے مختلف قسم کے درخواستوں کے ساتھ کمپنیوں سے رابطہ کرتے ہیں. رابطے کے پوائنٹس کی فہرست، ٹچ پوائنٹس کے طور پر جانا جاتا ہے. ان میں ٹیلی فون، ای میل، خط، ویب سائٹ، چہرے اور سوشل میڈیا کا سامنا شامل ہے. صارفین کو معلومات حاصل کرنے، قیمت اور دستیابی کے بارے میں پوچھتے ہیں، ایک حکم کی جگہ، سروس کی درخواست یا شکایت بنانے کے لئے ان ٹچ پولٹس سے رابطہ کرتے ہیں.
عمل کی وضاحت کریں
ہر ٹچ پوائنٹ اور بات چیت کے قسم کے لئے، درخواست کو ہینڈل کرنے اور حل کرنے کے لئے ضروری اقدامات کی فہرست. اگر گاہک کسی سروس کی درخواست رکھنے کے لئے کال سینٹر سے رابطہ کرتا ہے، مثال کے طور پر، بنیادی مرحلے میں واضح طور پر مقرر کردہ وقت کی حد کے اندر اندر کال کا جواب دینا، گاہک کے اکاؤنٹ کی معلومات اور سروس کی تاریخ کو کھولنے، درخواست کی ریکارڈنگ کی تفصیلات، ایک نیا کیس بنانا، جانچ پڑتال سروس انجینئر کی دستیابی، دورے کی تاریخ کے گاہک کو مشورہ دیتے ہیں، انجینئر کی رپورٹ کو ریکارڈ کرنے اور کیس کو بند کرنے کے لئے. عمل کا کاغذ کے ٹکڑے پر ڈرا یا چپچپا نوٹ کا استعمال کریں، ہر قدم ایک باکس میں ڈالیں.
ترتیب ترتیب دیں
ترتیب میں اقدامات کو ریڈرا یا دوبارہ ترتیب دیں. مزید خانہ شامل کریں اگر متبادل اقدامات ہر قدم پر ضروری ہو. اگر ایک گاہک کو آرڈر کرنے کا مطالبہ ہوتا ہے تو، مثال کے طور پر اگر کوئی مصنوعات اسٹاک سے باہر ہے یا اب دستیاب نہیں ہے تو متبادل اقدامات دکھائیں.
ممکنہ مسائل کو ختم کریں
کسٹمر کی رائے کا استعمال کرتے ہوئے، اس عمل میں اقدامات کی شناخت کریں جہاں ممکنہ مسائل ہوسکتی ہیں. جب گاہکوں کو تکنیکی سوالات کا سامنا کرنا پڑتا ہے، مثال کے طور پر، کال سینٹر کے ایجنٹوں کو فوری جواب فراہم کرنے کے لئے علم یا معلومات نہیں ہوسکتی ہے. اس مسئلے پر قابو پانے کے لئے بہاؤ چارٹ میں متبادل اقدامات بنائیں. اس قدم کو شامل کرنے کے لئے جو ایجنٹ تک رسائی کا ڈیٹا بیس تک رسائی حاصل کرتا ہے یا ایجنٹ کو کسی تکنیکی ماہر سے مشاورت کے بعد واپس بلایا جاتا ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ گاہک کو تسلی بخش جواب ملے.
فلوچٹ ختم
کسٹم سروس ملازمتوں کے ساتھ مسودہ کا جائزہ لیں تاکہ عمل صحیح اور قابل حاصل ہو. چارٹ کو مکمل کرنے کے لئے، ماہر تجارتی سافٹ ویئر کا استعمال کریں یا ایک لفظ پروسیسنگ یا اسپریڈ شیٹ پروگرام میں ایک فلاچٹار ایپلی کیشنز. حتمی ورژن کو عام طور پر استعمال ہونے والی علامتوں میں شامل کرنا چاہئے جیسے قدم، تیر کو ظاہر کرنے کے لئے، ہیرے کو اختتامی اقدامات اور اختتام کے اختتام اور پوائنٹس کے آغاز اور ختم کرنے کے لۓ.
معلومات تقسیم کریں
ایک فلوٹارٹ ملازمین کو تربیت دینے، عملوں کی نگرانی اور بہتری کے لئے شناخت کے علاقوں کے لئے ایک مفید آلہ ہے. کسٹمر سروس ملازمین، نگرانیوں، مینیجرز اور ٹریننگ کے عملے کو کاپیاں تقسیم کریں. کسٹمر کی رائے اور آپریشنل تجربہ کے مطابق چارٹ کو اپ ڈیٹ کریں.
