اگر آپ تنظیم سازی کے منصوبے کے ساتھ شروع نہیں کرتے تو ایک پروجیکٹ کی رپورٹ لکھنا ایک مشکل کام ہوسکتا ہے. پروجیکٹ رپورٹس عام طور پر اسی بنیادی عنصر پر مشتمل ہیں جو پروجیکٹ کے مقاصد، منصوبہ، بجٹ اور نتائج کے بارے میں معلومات فراہم کرنے والے قارئین کو فراہم کرتی ہیں. چند بنیادی رپورٹوں کی تحریری تکنیکوں کا استعمال کرتے ہوئے، آپ ایک مؤثر پروجیکٹ دستاویز تشکیل دے سکتے ہیں جو آپ کے ساتھیوں کو آپ منظم کر رہے ہیں اور اہم معلومات فراہم کرنے میں کامیاب ہوتے ہیں.
معلوم کریں کہ کس قسم کے منصوبے کی رپورٹ آپ لکھیں گے. مشترکہ پروجیکٹ رپورٹوں میں تجاویز، کام کے مشقوں کی گنجائش، حیثیت کی تازہ کاری، مختلف تجزیہ اور حتمی جائزے اور سفارشات شامل ہیں. اس سے آپ کی ٹیم کی ٹیم، سپروائزر یا دیگر حصول داروں کو صحیح معلومات فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے.
اپنی رپورٹ کے لئے ایک خاکہ لکھیں. کور کا صفحہ، مواد کے صفحے، ایگزیکٹو خلاصہ، مرکزی جسم اور ضمنی شامل کریں. فیصلہ کریں کہ کونسی قسم کی معلومات آپ ایڈریس کریں گے. رپورٹ کی قسم پر آپ انحصار کرتے ہیں، ان میں اہداف، منصوبے کے طریقہ کار، اسٹاف، وسائل کی ضرورت، مدت، کامیابی کی نشاندہی، بجٹ، مختلف حالتوں، ڈیلیوریز، ڈیڈ لائنز، نتائج اور سفارشات شامل ہیں.
ہر سیکشن کو مکمل کرنے کے لئے ضروری معلومات جمع کرو. یہ اس منصوبے کی درخواست کرنے والے لوگوں کے ساتھ مرکوز کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، اس منصوبے اور اس کے حصول داروں پر کام کرنے والے عملے کے ارکان، جو اس منصوبے کا ہدف ہیں، جیسے گاہکوں، اندرونی ملازمین یا فروشوں اور سپلائرز. تاریخی اعداد و شمار حاصل کریں، جیسے پچھلے فروخت کے حجم، بجٹ، شرکت کی سطح اور ڈیموگرافک ڈیٹا.
ایگزیکٹو خلاصہ کا پہلا مسودہ لکھیں جو کہ رپورٹ کا ایک مختصر جائزہ ہے. اس میں یہ بھی شامل ہونا چاہئے کہ قاری ریفرنس کو رپورٹ، بنیادی رپورٹنگ اور سفارشات کے تحت حاصل کر رہا ہے. ایک ایگزیکٹو خلاصہ میں مکمل تفصیلات شامل نہ کریں، جو اکثر آدھا صفحہ جائزہ ہے. منصوبے کی رپورٹ کے جسم میں تفصیلات اور معاونت فراہم کریں.
اپنے اعداد و شمار اور انٹرویو کے ذریعے رپورٹ کے ہر حصے کو لکھیں. ایک منطقی حکم کا استعمال کرتے ہوئے حصوں کو منظم کریں. مثال کے طور پر، بجٹ کے ساتھ شروع نہ کرو جب تک کہ آپ نے منصوبے کے لئے ضروری اجزاء کی وضاحت نہیں کی ہے. یہ آپ کو ہر اخراجات کی وضاحت کرنے سے بچنے سے بچنے کے لۓ دو دفعہ ضرورت ہو گی. اس پراجیکٹ پر کام کرنے والے عملے کے ناموں کی فہرست نہ ڈالو جب تک آپ نے منصوبے اجزاء درج نہیں کیے ہیں. ایک متغیر سیکشن کے لئے، اصل کے علاوہ نتائج اور پھر حقیقی نتائج شامل ہیں.
آپ کے نتائج کے مطابق ایک خلاصہ اور سفارشات کے ساتھ رپورٹ ختم کریں. آپ کے نتائج اور سفارشات کی حمایت کے لئے اعداد و شمار کا استعمال کریں. قارئین کو اپنے کاغذ کے ضمنی حصے میں ملاحظہ کریں، جس میں تفصیلی سپورٹ معلومات، جیسے تفصیلی بجٹ، گرافس، چارٹ اور دیگر تکنیکی ڈیٹا شامل ہوں گے.
اپنے ایگزیکٹو خلاصہ کا جائزہ لینے کے لئے جائزہ لیں کہ اگر آپ کی رپورٹ میں لکھنے کے دوران آپ کی تلاش کی گئی معلومات پر مبنی آپ کی ابتدائی سماعت میں تبدیلی کی جانی چاہئے. ایگزیکٹو خلاصہ کے آخری ورژن لکھیں.
آپ کے ضمیمہ میں معلومات کو مرتب کریں اور اپنی رپورٹ میں معلومات کے مطابق اس جگہ پر رکھیں. اپنی رپورٹ میں واپس جائیں اور فرنٹ بوٹس اور صفحہ نمبروں کو براہ راست قارئین کو ضمنی معلومات میں شامل کریں.
