اگر آپ کے پاس کسی مصنوعات یا سروس کے بارے میں صارفین کی گرفت ہے، تو آپ کی توقعات کے مطابق نہیں رہیں، آپ کے خدشات کو یقینی بنانے کے بہترین طریقوں میں سے ایک کو شکایت خط لکھنے کے لۓ ہے. اگرچہ شکایت کی شکایت شروع کرنے کا بہترین طریقہ طے کرنے کا یہ مشکل ہوسکتا ہے، آپ ایسے لے سکتے ہیں جن میں آپ مختلف کرسکتے ہیں.
خط کو خطاب کرتے ہوئے
کسی مخصوص شخص کو آپ کے شکایت خط کو خطاب کرنے کا امکان کم ہو جائے گا کہ آپ کا خط نظر انداز ہوجائے گا یا "درختوں کے ذریعے گر جائیں." اپنے مخصوص شخص سے خطاب کرتے ہوئے اپنا خط شروع کرو جو اپنی شکایت کا جواب دینے کے لئے طاقتور ہے. اس شخص کا عنوان شامل کرنے کے لئے مت بھولنا. عام طور پر ایک کمپنی کی ویب سائٹ کے بارے میں معلومات حاصل ہوگی جس کے بارے میں کسٹمر کی شکایات کون سی یا کہاں ہیں. اپنے خط لکھنے سے پہلے کچھ تحقیق کرتے ہیں اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ مناسب شخص کو بھیجیں.
پوائنٹ پر جائیں
ایک مختصر سرخی کے ساتھ شروع کریں جو آپ کو حل کرنے کی کوشش کررہے ہیں، آپ کے پہلے پیراگراف سے پہلے، ممکنہ طور پر بہت سے تفصیلات کے ساتھ. مثال کے طور پر، اگر آپ کی شکایت ایک ایئر لائن کی پرواز کے بارے میں ہے تو، سفر، راستہ اور پرواز نمبر کی تاریخ شامل ہے. آپ کے پہلے پیراگراف کی سرخی کے بعد شکایت کو خلاصہ کرنا چاہئے. فوری طور پر، آپ کے پہلے پیراگراف کی پہلی سزا میں، نقطہ نظر حاصل کریں، اور کمپنی کے سامان یا خدمات سے منسلک خصوصی شکایات کی وضاحت کریں. جتنی تفصیل آپ جامع اور احترام باقی رہ سکتے ہیں ان میں شامل کریں.
مثبت کے ساتھ شروع کریں
شکایت کا آغاز کرنے کا ایک اور طریقہ آپ کے پہلے پیراگراف کا استعمال کرتے ہوئے اپنی شکایت میں شروع ہونے سے قبل کمپنی کی مصنوعات یا خدمات کے بارے میں کچھ مثبت کہنا کرنے کے لۓ ہے. یہ نقطہ نظر قارئین کو کم کمسیرالیل پوزیشن میں رکھتا ہے، جس کی وجہ سے آپ کو اپنی شکایت کو حل کرنے کے لئے آپ کے ساتھ کام کرنے کے لئے تیار ہوسکتا ہے. آپ کی پہلی سزا آپ کے ماضی میں کمپنی کے ساتھ تھا، کمپنی کے مثبت صفات میں سے کچھ کو نمایاں کرنے، اور پھر آپ کی دوسری صورت میں یا پیراگراف میں آپ کی شکایت کی نوعیت کی طرف اشارہ کرتے ہیں کے ساتھ شروع.
جنرل تجاویز
USA.gov ایک مؤثر شکایت کا خط لکھتے ہیں کہ کس طرح، اس بات کا اشارہ پیش کرتا ہے کہ میل میں بھیجا جاتا ہے اکثر اکثر مشکل کاپی ایک کمپنی سے رابطہ کرنے کا سب سے مؤثر طریقہ ہے. اگر آپ کسی براہ راست، غیر متضاد سر کا استعمال کرتے ہیں تو آپ کے امکانات بہتر ہوجائیں گے؛ ایک ناراض، دھمکی دینے والی یا طنزیہ خط ایک خط سے کہیں زیادہ مؤثر ہوسکتا ہے جو پرسکون اور منطقی ہے. اس کے علاوہ، آپ کو واضح طور پر واضح کرنا چاہئے کہ آپ کس طرح حل کرنا چاہتے ہیں. آخر میں، ہر مرحلے پر جو آپ لے لیتے ہیں اور ہر خط لکھتے ہیں، اور نقل رکھے ہیں.
