JISC InfoNet ریکارڈ مینجمنٹ کو تمام ریکارڈوں کے منظم انتظام کے طور پر بیان کرتا ہے جو ان معلومات یا اعداد و شمار کے ساتھ مل کر ہے. ماضی میں، یہ ریکارڈ کاغذ کاغذ کی شکل میں ذخیرہ کیا گیا تھا اور ہر بڑی تنظیم نے رجسٹری پڑھی تھی، بعض اوقات محققین کی فوج کی طرف سے دستخط کیے جاتے تھے. آج الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم ختم ہوگئے ہیں. دستی اور الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ کے نظام دونوں میں واضح فوائد اور نقصانات بھی ہیں.
ڈیٹا کی بازیابی اور حصول
ایک اہم وجہ یہ ہے کہ بہت سے ادارے اخبارات کیوں چلے گئے ہیں، یہ آسانی سے ایک الیکٹرانک نظام کی معلومات کی بحالی اور اشتراک کی اجازت دیتا ہے. جب کاغذ پر ڈیٹا منعقد ہوتا ہے اور رجسٹری میں ذخیرہ کیا جاتا ہے تو اسے دوبارہ حاصل کرنا ایک چیلنج پیش کرتا ہے. اس کے علاوہ، معلومات کو ایک وقت میں ایک فرد کی طرف سے استعمال کیا جاسکتا ہے. جبکہ الیکٹرانک نظام اس مسئلہ کو حل کرتے ہیں، وہ بھی دوسرے چیلنجوں کے ساتھ آتے ہیں.
سازوسامان کے لئے سامان کی لاگت اور صلاحیت
جب ایک تنظیم کاغذی ہو جاتا ہے، تو کاغذ پر موجود بہت سے اعداد و شمار موجود ہیں جو ڈیجیٹل شکل میں سکینڈ اور ذخیرہ کیے جاتے ہیں. اس مشق کے لئے ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر کی ضرورت کافی رقم کی رقم ہے. ابتدائی اخراجات ایک طرف، الیکٹرانک نظام کے ساتھ ایک اہم نقصان یہ ہے کہ ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر دونوں نسبتا مختصر وقت میں غیر معمولی بن جاتے ہیں. ہارڈ ویئر کو 18 مہینے میں بدلنے کی ضرورت ہوسکتی ہے جبکہ سافٹ ویئر ہر 2-3 سال میں تبدیلی کرتی ہے.
الیکٹرانک نظام اور عوام کا مسئلہ
ایک الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کے عمل کو ملازم کے رویے میں تبدیل کرنے کی دعوت دیتا ہے. کسی تنظیم میں کوئی انتہا پسند تبدیلی بہت سے ملازمین کی طرف سے شکست کے ساتھ دیکھا جاتا ہے جو اس بات کا یقین نہیں ہے کہ اس طرح کی تبدیلیوں کو ان پر کیسے اثر پڑے گا. جب فائلوں کو منظم کرنے کے پرانے طریقوں کو نئے کے ذریعہ تبدیل کر دیا جاتا ہے تو، ملازم کو کنٹرول کا نقصان محسوس ہوتا ہے اور اس کو آجر سے یقین دہانی کے ذریعہ خطاب کرنا ہوگا اور اس کے عمل پر عملدرآمد نظام کی کامیابی کی طرف جاتا ہے.
سیکورٹی اور دیگر مسائل
بڑھتی ہوئی معلومات کے اشتراک سے کہ الیکٹرانک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم ممکن ہوسکتا ہے، سیکورٹی کا مسئلہ آتا ہے. جب تک مناسب اقدامات کئے جائیں، خفیہ کمپنی کی معلومات غلط غلطیوں میں ختم ہوجائے گی. اس کے علاوہ، نظام کا ریکارڈ غیر ضروری ریکارڈ (جیسے دستاویز کاپی) کے ساتھ موجود ہے جب ریکارڈ کا انتظام ایک مسئلہ بن سکتا ہے. یہ غیر معمولی نہیں ہے کہ ایسے حالات کو تلاش کرنے کے لئے جہاں کافی ریکارڈ ریکارڈ کیے گئے ہیں وہ واقعی جکڑے میل ہیں.
