ریکارڈز مینجمنٹ کمپنیوں، غیر منافع بخش اداروں، سرکاری اداروں، سماجی اداروں، طبی، تجارت، مالی، اسکولوں، کالجوں اور یونیورسٹیوں اور دیگر تمام اداروں کی لازمی فعالیت ہے جو مقرر کردہ رقم کے لئے ضروریات کی معلومات پیدا کرتی ہیں. انفرادی گھروں کو بھی اچھی ریکارڈ مینجمنٹ کا عمل کرنے کی ضرورت ہے. ریکارڈ ریکارڈز مزید ریکارڈنگ کی زندگی سائیکل کے انتظام یا ٹریکنگ کے منظم، منظم، منصوبہ بندی اور کنٹرول عمل ہے. ایک ریکارڈ ایک قابل کاغذ کاغذ اعتراض ہو سکتا ہے یا یہ ڈیجیٹل یا الیکٹرانک شکل میں ہو سکتا ہے. ریکارڈز مالیاتی، طبی، معلوماتی، رسمی دستاویزات، دفتر کے دستاویزات، تنخواہ، حکومت فارم اور سینکڑوں دیگر قسم کے ریکارڈوں کے درمیان رکھی جا سکتی ہیں. ریکارڈز کا انتظام ریکارڈ کی زندگی سائیکل کے تین مراحل سے خطاب کرتا ہے: تخلیق یا ریکارڈ کی رسید؛ بحالی، محفوظ اسٹوریج، دوبارہ حاصل، یا ریکارڈ کا عام استعمال؛ ریکارڈ کا ضائع کرنا
ریکارڈز کی تخلیق
ریکارڈ کی تخلیق یا رسید یہ ہے جو ریکارڈ مینجمنٹ کے مطالبے کو تیار کرتا ہے. یہ ایک ملازمت کی درخواست، ایک انوائس یا ایک انوینٹری کنٹرول کی رپورٹ، جب ریکارڈ ریکارڈ کیا گیا ہے، اس کے ریکارڈ کے لئے دیگر تمام آپریشن یا انتظام کے افعال کو ملازم کرنا ہوگا. ریکارڈ مینجمنٹ کے عمل کے ایک فنکشن کو پیدا ہونے یا حاصل کرنے کے بعد ریکارڈ کے بہاؤ کا تعین کرنا ہے. ریکارڈ کو کون دیکھنا پڑتا ہے؟ ہر کسی کو ریکارڈ پر نظر ثانی یا کام کرنے کے بعد ریکارڈ کہاں جاتا ہے (جیسے اکاؤنٹ پر ادائیگی ریکارڈنگ)؟ ریکارڈ کی محفوظ اسٹوریج کو یقینی بنانے کے لئے کون ذمہ دار ہے؟ ان سبھی سوالات کو اچھی طرح سے مطابقت پذیر جوابات کی ضرورت ہے.
ریکارڈز برقرار رکھنے
ریکارڈ کو برقرار رکھنے میں ریکارڈ رکھنے کے لئے آپریشنز کی ترقی شامل ہے. ریکارڈ کو ذخیرہ کرنے کے لۓ کئی باتوں پر غور کیا جاسکتا ہے، بشمول ان لوگوں کی طرف سے بازیابی کے لئے ریکارڈ دستیاب ہے جو معلومات کو حوالہ دینے یا ریکارڈ کی ذاتی نوعیت تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے. ریکارڈ دستیاب کرنے کا دوسرا حصہ مسترد ہے جو ریکارڈ تک رسائی حاصل نہیں کرسکتا ہے. جب ریکارڈ اس اسٹوریج سے باہر ہے، تو یہ ریکارڈ ریکارڈ کرنے کا ارادہ رکھتا ہے اور ریکارڈ ریکارڈ کرنے کا ارادہ رکھتا ہے، جہاں ریکارڈ ہے، جہاں ریکارڈ ہے کہ ایک اچھا نظام کے لئے اچھا ریکارڈ مینجمنٹ کے لئے ضروری ہے. ریکارڈ کی مناسب واپسی کو یقینی بنانا ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کا ایک اہم حصہ بھی ہے. ریکارڈ کے محفوظ اسٹوریج میں کسی دوسرے آفس میں یا بینک پر محفوظ ڈپازٹ باکس میں ہر ریکارڈ آف ڈیجیٹل کاپی ذخیرہ کرنے میں شامل ہوسکتا ہے. کسی بھی کاغذ یا الیکٹرانک کاپیوں کو نقصان پہنچانے کے لۓ ریکارڈ خشک، ٹھنڈا مقام میں ذخیرہ کیا جانا چاہئے. آرکٹول کے عمل ریکارڈ مینجمنٹ کے بحالی مرحلے کا حصہ ہیں. آرکائیو کرنے کے قابل ہونے والے ریکارڈ کا تعین کرتے ہوئے ریکارڈ کا انتظام کا حصہ ہے. جہاں ریکارڈ ریکارڈ کیا جاتا ہے اور ریکارڈ ریکارڈ کیا جاتا ہے کتنا وقت تک اس فنکشن کا بھی حصہ ہے. کچھ ریکارڈز جیسے تاریخی ریکارڈ زندگی اور بعض اوقات کمپنی سے باہر ہیں. شہروں، ریاستوں اور شہروں کے لئے، غیر ضروری رقم کے لئے تاریخی ریکارڈ ذخیرہ کیا جا سکتا ہے.
ریکارڈز کے ڈسپلے
مناسب وقت کے فریم میں ریکارڈ کا ڈسپاس کرنا اہم ہے. زیادہ تر ریکارڈوں کا ڈسپلے کرنا شیڈڈنگ کی طرف سے مکمل کرنا چاہئے. ضائع کرنے کے بارے میں غور شامل ہے کہ ریکارڈ کتنا عرصہ سے ذخیرہ کیا جاسکتا ہے. ریکارڈ رکھنے کے لئے ٹائم فریم ریکارڈ کی نوعیت پر منحصر ہے. کچھ ریکارڈ اسٹوریج حکومتی قواعد، ٹیکس ریکارڈز، بینکوں کے قرضوں کے لۓ کچھ اور قانونی ہدایات کی طرف سے لکھتے ہیں جیسے ملوث کاغذات. اس میں یہ بھی شامل ہے کہ کس طرح ریکارڈز کو اس طرح کے طور پر کمپنی کے اندر shredding کی طرف سے یا ایک بیرونی کمپنی کو ملازمت کے لئے ٹریکنگ نظام کو فروغ دینے اور ترقی کرنے کے لئے بھی مددگار ثابت ہو سکتا ہے. فہرست سازی جس کے ذریعہ ریکارڈ کیا گیا ہے، ان سے کس طرح خارج کر دیا گیا ہے اور طویل مدتی ریکارڈ مینجمنٹ کے لئے کہاں فائدہ مند ہوسکتا ہے. اس کے علاوہ، ریکارڈ کو ضائع کرنے کے لئے دستخط کرنے والے میکانیزم کو نافذ کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ ہر کسی کو کسی بھی ریکارڈ کو تباہ کرنے سے پہلے معلوم ہوجائے.
ریکارڈز مینجمنٹ کے لئے دیگر خیالات
ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کے ساتھ ایڈجسٹ کرنے کے کئی دوسرے اختیارات شامل ہیں اور تمام ریکارڈ مینجمنٹ کے ساتھ منسلک پالیسیوں اور طریقہ کار کو مستحکم کرنے اور ان سے رابطہ کرنے، ریکارڈ مینجمنٹ کے ہر مرحلے کے لئے کنٹرول میکانیزم اور طریقہ کار کو ترقی دینے اور ریکارڈنگ مینجمنٹ سسٹم کو آسان رکھنے اور آسان کرنے کے لئے آسان اور آسان کرنا شامل ہے. انتظام کرنے کے لئے.
وسائل سیکھنے کے انتظام کے لئے وسائل
مؤثر ریکارڈ مینجمنٹ سیکھنے کے لئے سینکڑوں وسائل موجود ہیں. تکنیکی اسکولوں، کالجوں اور یونیورسٹیوں، آن لائن ٹریننگ، اور حوالہ کتابوں کو مقامی بک مارک یا کالج کے بک مارک کے اسٹور میں گزرتا ہے جو ایک مؤثر اور قانون سازی ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کو تیار کرنے میں مدد کرسکتا ہے. ریکارڈ کے انتظام کے لئے مخصوص قوانین کے متعلق ہمیشہ مقامی، ریاست اور وفاقی قواعد کے ساتھ بھی چیک کریں.
