ایک پروجیکٹ مینیجر نے موجودہ منصوبوں پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے باقاعدگی سے اندرونی پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کے ساتھ ملاقاتیں کی ہیں. اس کے علاوہ، ایک پروجیکٹ مینیجر منصوبے کے حصول داروں، ایگزیکٹو مینجمنٹ اور کلائنٹس کے ساتھ میٹنگ کو سہولت فراہم کر سکتا ہے تاکہ اس منصوبے کو لٹکا سکیں اور اس کے منصوبوں پر اپ ڈیٹس فراہم کرنے اور ٹائم لائنز اور بجٹ کے بارے میں سوالات کے جوابات جاری رکھیں. ہر منصوبے کی میٹنگ کے لئے تیاری آپ کے وقت اور میٹنگ حاضریوں کے فائدہ مند استعمال میں اہمیت رکھتا ہے.
منصوبے کے اجلاس میں مناسب افراد کو مدعو کریں. دعوتوں پر مبنی اجلاس میں آپ کو پورا کرنے کے اہداف کا تعین کریں. اگر پروجیکٹ ٹیم کے ممبروں کے ساتھ ملاقات ہو تو، آپ کو اسٹیٹس کے بارے میں حیثیت کی تازہ ترین معلومات حاصل کرنے، داخلی مسائل کو حل کرنے اور ٹیم کے ارکان کو ایک دوسرے کے ساتھ معلومات کا اشتراک کرنے کے اہداف مقرر کر سکتے ہیں. اگر منصوبے کے حصول دار، ایگزیکٹوز اور گاہکوں کے ساتھ ملاقات، آپ کا مقصد عام سنگ میل اپ ڈیٹس اور جواب سوالات فراہم کرنا ہے.
میٹنگ سے پہلے کئی دن قبل مدعووں سے ایجنڈا کے موضوعات کو حل کریں. اجلاس میں ایک حیران کن وکر کی گیند کو ختم کرنے کے بجائے، منصوبے سے منسلک افراد کے سوالات اور بحث کرنے کے لئے طلب کریں. اس وقت آپ کو دوسروں کی تیاری اور دعوت دینے کی اجازت دے گی جو آپ کو میٹنگ میں مدد دے سکتی ہے. اس منصوبے کے بارے میں کونسی دعوت نامہ سننے اور بحث کرنا چاہتے ہیں متوقع ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ جانتے ہیں کہ گاہکوں مارکیٹنگ کے مواد پر تبادلہ خیال کرنا چاہتے ہیں تو، اپنے مواصلاتی شعبہ سے اپ ڈیٹس حاصل کریں اور اجلاس میں ایک نمائندے کو مدعو کریں.
ایک رسمی پروجیکٹ میٹنگ ایجنڈا بنائیں. صفحہ کے سب سے اوپر میٹنگ کی تفصیلات جیسے میٹنگ کا نام، تاریخ، وقت، مقام اور کانفرنس کال نمبر کی فہرست میں شامل کریں. اجنبی موضوعات جیسے پراجیکٹ سنگ میل کی حیثیت کی فہرست درج کریں؛ فعال کاروباری علاقوں کی حیثیت جیسے آئی ٹی، مارکیٹنگ، قانونی اور دیگر متعلقہ محکموں؛ منصوبے بجٹ؛ اگلے مراحل؛ اور دوسروں کی طرف سے آپ کو پیش کردہ کسی بھی موضوع.
تمام الیکٹرانک میٹنگ دعوت نامہ اور ایجنڈا کو مدعو بھیجیں. اپنی منصوبہ بندی کی حیثیت اور ٹائم لائن پر ایک پراجیکٹ کی منصوبہ بندی یا حیثیت کی رپورٹ شامل کریں. دعوت نامہ جلد از جلد بھیجیں اور میٹنگ سے قبل کم سے کم ایک سے دو دن ایجنڈا اور منسلکات کے ساتھ عمل کریں. یہ آپ کے دعوت نامے کو دستاویزات کا جائزہ لینے اور پیشگی میں تیار کرنے کی اجازت دے گی.
میٹنگ لاجسٹکس جیسے چیک روم کمرہ ریزورٹس اور کمرے میں سیٹ اپ کے کئی دن آپ کی میٹنگ سے قبل چیک کریں. آپ کے کانفرنس کال نمبر اور ویب میٹنگ لاگ ان، لاگو کرنے کے طور پر، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ کام کر رہے ہیں اور تک رسائی حاصل کرنے میں آسان ہیں. جب شرکاء ممکنہ طور پر متعدد کاموں پر کام کررہے ہیں، تو آپ کسی بھی وقت کے ناقابل فون فون نمبروں اور ویب لنکس کے ساتھ ضائع نہیں کرنا چاہتے ہیں.
