خزانچی کا کام، بہت سے طریقوں میں، ایک تنظیم کے بورڈ پر سب سے اہم کام ہے. کلب کے خزانے دار کو ہر ایک کلب کی رقم کے لئے ذمہ دار ہے، آنے والی اور باہر جانے والے دونوں، اور قانونی تعمیل یقینی بنانے کے لئے درست ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے.
جمع ہونے کی گنجائش
اجرت جمع کرنے والے کلب خزانچی کا قریبی عالمی کام ہے. رقم جمع کرنے کا کام شروع ہوتا ہے جب کلب کا آغاز ہوتا ہے، کیا اگست اسکول اسکولوں یا جنوری کی سروس کی تنظیموں کے ساتھ ہے. رقم جمع کرنے کا کام آسان ہے لیکن اچھے ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے. خزانچیوں کو ان لوگوں کی فہرست رکھنا چاہئے جنہوں نے اپنی رکاوٹ ادا کی ہے تاکہ کلب کی رکنیت کے ساتھ رہیں.
بل ادا کرنا
خزانچی کی ملازمتوں میں سے ایک کو کلبوں کے لئے بل ادا کرنا ہے. اسکول کی ترتیبات میں، یہ اسکول انتظامیہ سے ضروریات کے ذریعہ کیا جا سکتا ہے جبکہ کمیونٹی تنظیم میں، کلب عام طور پر چیکنگ اکاؤنٹ ہے. خزانچی کو ادا کرنے والے تمام بلوں کو ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے اور مزید تفصیلات کی ضرورت ہوتی ہے تو ان کی ادائیگی کیوں کی جاتی ہے.
بجٹ کی تیاری
بجٹ ایک کلب کا بنیادی دستاویز ہے. اگرچہ کچھ کلب کسی ایونٹ کی منصوبہ بندی کرنے کی ترجیح دیتے ہیں تو اس کو فنڈ کرنے کا ایک طریقہ ڈھونڈنا، ایسا کرنے سے وہ کلب پر کشیدگی کا سبب بن سکتا ہے. کلب خزانے والے کو کسی بھی فنڈ ریزنگ کی کوششوں کو شروع کرنے سے قبل بجٹ کو ایک ساتھ ڈالنے پر اصرار کرنا چاہئے. بجٹ میں تمام اخراجات، یہاں تک کہ چھوٹے انتظامی اخراجات بھی شامل ہیں.
مالی معلومات کی اطلاع دینا
ایک عام تنظیمی بورڈ میٹنگ کلب کے خزانے دار کی مالی رپورٹ کی ضرورت ہوتی ہے. اس مالی رپورٹ میں کسی بھی اکاؤنٹس کے آغاز اور اختتامی توازن شامل ہیں. جمع کردہ کسی بھی رقم کو احاطہ کیا جانا چاہئے، اور ادائیگی کی بلوں کو درج کیا جانا چاہئے. مالی رپورٹ کو سمجھنا آسان ہے، اور خزانچی اس کے بارے میں سوالات کا جواب دینے کے لئے کھلا ہونا چاہئے.
ایک کامیابی کی تیاری
جب نیا خزانچی منتخب کیا جاتا ہے تو، موجودہ خزانچی کو اس شخص کو ریکارڈ رکھنے کے عمل کی وضاحت کرنے اور جانشین کو تمام معلومات پر نظر ڈالنے کی طرف سے تیار کرنے کی ضرورت ہے.
