ایک کانفرنس کال کی منصوبہ بندی کیسے کریں. کارپوریٹ دنیا میں اجلاس مواصلات کا ایک اہم حصہ ہیں. میٹنگ منعقد کرنے کا ایک طریقہ جس میں شرکاء مختلف دفاتر، یا دنیا کے مختلف حصوں میں ہوسکتی ہے، یہ ایک کانفرنس کال کی شیڈولنگ کی طرف سے ہے. اگرچہ کانفرنس کالوں کو بات چیت کرنے کا ایک آسان طریقہ ہوسکتا ہے، آپ کو کامیابی سے منصوبہ بندی کرنے کے لۓ چند قدم ہیں. کانفرنس کال کی منصوبہ بندی کے لئے ان تجاویز پر عمل کریں.
اپنے کانفرنس کال کیلئے ایک تاریخ اور وقت کا فیصلہ کریں. کسی بھی شرکاء کو لینے کے لئے اس بات کو یقینی بنائیں کہ وقت کی منصوبہ بندی کے دوران مختلف وقت کے زون میں اکاؤنٹ رہیں.آپ اپنے ساتھیوں کو عام طور پر دفتر میں رہیں گے اس سے پہلے یا اس کے بعد ایک وقت کے لئے کانفرنس کال کی منصوبہ بندی نہیں کرنا چاہتے ہیں.
آپ کی کمپنی کے کانفرنس سینٹر سے کانفرنس کال نمبر کا نظم کریں، یا آن لائن فراہم کنندہ سے رابطہ کریں جو کونسل کالز کو سہولت فراہم کرتے ہیں. یہ اکثر ایک چھوٹی سی فیس قائم کرنے اور اکاؤنٹنگ اور اکاؤنٹ میں شامل ہے، لیکن یہ ایک آسان اختیار ہے اگر آپ کی کمپنی کو کانفرنس کی خدمات پیش نہیں کی جاتی ہے.
تاریخ، وقت اور مجوزہ موضوع کی تفصیل سے میٹنگ کی درخواست تیار کریں. یہ کانفرنس کال کے شرکاء کو ای میل کے ذریعہ کئی ہفتوں سے پہلے ہی اپنے کانفرنس کال کو ایڈجسٹ کرنے کے لۓ کافی وقت دینے کے لۓ بھیج دیا جانا چاہئے. مخصوص ڈائلنگ ہدایات اور کسی بھی PIN نمبر شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین کریں کہ شرکاء کو کال تک رسائی حاصل ہو گی.
کانفرنس کال کیلئے ایک ایجنڈا بنائیں. آپ کا ایجنڈا یہ ہونا چاہئے کہ آپ کون کانفرنس کال کو حاصل کرنا چاہتے ہیں، کال کرنے کے بعد ڈیلیوریبلائٹس کی ضرورت ہو گی اور کون سی شرکاء اگلے مرحلے کے لئے ذمہ دار ہوں گے.
ایجنڈا اور کسی بھی اضافی معلومات کو بھیجنے کے لۓ، شرکاء کو کال سے پہلے کئی دنوں کا جائزہ لینے کی ضرورت ہوگی. آپ اسپریڈ شیٹ یا رپورٹس میں شامل ہوسکتے ہیں جو آپ کو ایڈریس کرنے کی منصوبہ بندی کے لئے پس منظر فراہم کرتے ہیں.
کسی بھی شرکاء کے ساتھ ذاتی طور پر اپنائیں جنہوں نے کانفرنس کال سے پہلے آپ کو تصدیق نہیں کی ہے. اس معاملے میں ایک فون کال سب سے بہتر ہے، کیونکہ شرکت کنندہ نے میٹنگ کی درخواست کے ساتھ آپ کا ای میل موصول نہیں کیا ہے.
