جب ایک نیا تنظیم شروع کرنا، کسی ٹیم کی تعمیر یا منصوبے کی وضاحت کرنا، یہ جاننا ضروری ہے کہ مقصد اور دائمی مقصد کیا ہو. اس دستاویز کو واضح کرنے کے لئے استعمال کردہ دستاویز کو چارٹر دستاویز کہا جاتا ہے.
چارٹر دستاویز کیا ہے؟
ایک چارٹ ایک رسمی دستاویز ہے جو ایک تنظیم، ٹیم یا منصوبے کا مقصد ہے جس کے لئے سڑک کے نقشے کی طرح ہے. اس میں شامل ہے جس میں ملوث ہے، اہداف کیا ہیں، جو اتھارٹی اور اس سے زیادہ ہے اور کون ہے اور اگر اس گروپ یا پروجیکٹ کو مکمل ہونے کے بعد زندگی کا سائیکل ہے.
ایک تاریخی مشق
مشرق وسطی کے بعد چارٹر دستاویزات موجود ہیں. میگن کاٹا، جو 1215 تک واپس آ گیا، نے انگلینڈ کے بادشاہ کا کردار واضح کیا جبکہ بارونوں، دیگر ملکیت کے مالکان اور چرچ کے حقوق کا قیام.
پورے تاریخ میں، چارٹروں نے ادارہاتی اور پراجیکٹ کے حقوق کو ختم کرنے کے قابل قدر دستاویزات ہیں، اور اس کے ساتھ ساتھ پوری طرح کی ضرورت ہو گی. چارٹ شدہ کمپنیوں سے شاہی طاقتوں کے ساتھ منسوب کیا جاتا ہے کیونکہ وہ دستاویزات کے ذریعہ نئی دنیا دریافت کرنے کے لئے تیار ہیں، کل کے چارٹر آج کے تنظیمی دستاویزات کے فریم ورک میں اسی طرح کی ہیں.
پراجیکٹ چارٹر کیا ہے؟
ایک پروجیکٹ چارٹر صرف منصوبے میں عزائم اور کھلاڑیوں کی وضاحت نہیں کرتا؛ اس ٹیم کو خشک کردہ "گنجائش کا پیچھا" سے بچاتا ہے جو بہت سے منصوبوں کو غیر قانونی طور پر بنتا ہے.
منصوبے کی منصوبہ بندی سے پہلے ایک چارٹر تیار کیا گیا ہے. اس منصوبے کے مقاصد اور مقاصد کی تفصیلات. اس میں اس منصوبے کے پس منظر میں بھی شامل ہے، اس کا مقصد بیان کرنا اور اسے پورا کرنے کی کیا ضرورت ہے. چارٹر منصوبے کی گنجائش کا تعین کرتا ہے اور بتاتی ہے کہ ڈیلیوریبلائٹس کون ہیں، ٹیم ٹیم کے ذمہ دار ہے اور ٹیم کو ملازمت کرنے کی توقع نہیں کی جاتی ہے. "گنجائش کی تیاری" کی روک تھام میں مؤخر کرنے والی اہمیت یہ ہے کہ وہ ہمیشہ کی ذمہ داریوں کو فروغ دینے میں کامیاب ہوسکتی ہے، جو آخر میں دیر سے خطرہ بن سکتا ہے.
چارٹ بھی رہنمائی، شراکت داروں اور ٹیم کے ارکان کو بھی طے کرنا چاہئے. اس منصوبے اور بجٹ، خطرات اور مفادات کے ساتھ ساتھ انحصار اور رکاوٹوں میں اہم تاریخوں کا تعین کریں گے. اس منصوبے مینیجر کے اختیار کی سطح کو واضح کرنا لازمی ہے، بشمول وہ عملے کو باڑے یا فائر کرنے کے قابل ہیں. آخر میں، یہ ایک مواصلاتی کھیل کی منصوبہ بندی قائم کرنا چاہئے، پیرامیٹرز سمیت سوالات پر فوری طور پر جوابات کی توقع کی جاتی ہے.
ایک منصوبے کا چارٹر مقصد کے حصول داروں اور انتظام کے ذریعہ دستخط کرنا ہے. یہ غلطی کو کم کرنا اور اس منصوبے کی زندگی کو مضبوط راہنمائی فراہم کرنا چاہئے. یہ منظوری کے لئے مینجمنٹ میں منصوبے 'بیچنے' کا بھی طریقہ سمجھا جاتا ہے.
ایک اچھی ٹیم چارٹر لکھنا
پراجیکٹ چارٹر کی طرح، ایک ٹیم چارٹ کو کسی بھی ٹیم کے لئے ایک ہی چیز کو پورا کرنا چاہئے. اس کے اجزاء اسی طرح ہیں لیکن اس منصوبے کے بجائے ٹیم میں لاگو ہوتے ہیں.
ٹیم کی تخلیق کی پیمائش کے لئے ٹیم کے مستقبل کے مقاصد کو واضح کرنے اور وضاحت کرنے کے بعد یہ ٹیم کی تشکیل کی جا رہی ہے اور اس قسم کی منصوبوں کو آگے بڑھائے گا.
چارٹ واضح طور پر کردار ادا کرے گا - جو انچارج ہے، ان کا اختیار کیا ہے، ٹیم کے ممبر کون ہیں، وہ سب کی میز کو کس طرح مہارت اور کس طرح ان کی مہارت کو استعمال کیا جائے گا. اس دستاویز میں ٹیم کو مختص کردہ بجٹ اور اس کے وسائل کے ذریعہ وسائل کا پتہ چل جائے گا. اس کے علاوہ، یہ تعین کرتا ہے کہ اندرونی آڈیٹس اور تجزیہ ٹیم ٹیم کے منصوبوں پر ترقی کے طور پر، ٹیم کے اندازے اور اس کے فریکوئنسی کے عمل کے ساتھ ساتھ کس طرح پیش رفت کی جائے گی. مواصلات کے طریقوں اور توقعات کو بھی بیان کیا جانا چاہئے.
ایک اچھی ٹیم چارٹ کم سے کم مواصلات کو کم از کم رکھنے میں مدد دے اور ٹیم کو اپنے مقاصد پر توجہ مرکوز رکھنا چاہئے.
رہائشی فورسز کے طور پر چارٹر
چارٹ دستاویزات پاور ڈھانچے کو واضح کرتی ہے، مواصلاتی منصوبوں کو قائم کرتا ہے اور بجٹ اور تخصیص پر کسی نہ کسی گائیڈ کے طور پر کام کرتا ہے. اس سب سے پہلے کہ وہ شروع کرنے سے قبل معاملات کو ہرا کر لے جائیں. لیکن چارٹ منصوبوں اور ٹیموں کی رہنمائیوں کو ترتیب دینے اور خواہشات کو واضح کرنے اور توقعات اور کرداروں پر حدود کی طرف سے حفاظت کی مدد کرتا ہے. ایک اچھی تحریری چارٹ دستاویز ٹیموں، منصوبوں اور تنظیموں کے لئے گنجائش فراہم کرے گا.
