کمپنیاں اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشنز اور ریکارڈز کو عمل کرنے اور برقرار رکھنے کے لئے اکثر کمپیوٹرائزڈ اکاؤنٹنگ سسٹم کا استعمال کرتی ہیں. یہ ماڈیول اس ڈیٹا کو ماڈیولز استعمال کرتا ہے جیسے اکاؤنٹ اکاؤنٹس، اکاؤنٹ اکاؤنٹس، ٹیسٹنگ بیلنس اور تنخواہ کے ذریعے جذب اور ذخیرہ کرتا ہے. کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم یا تو خاص طور پر کسی خاص کمپنی کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے یا اسے تیسرے فریق سے بھی خریدا جاتا ہے (مثال کے طور پر ٹائمبر لائن یا 200 میس). کمپیوٹرائزڈ اکاؤنٹنگ نظام بہت سے کمپنیوں کے لئے قابل قدر ذریعہ ہے.
رفتار
نظام تیزی سے اعداد و شمار پر عمل کرتا ہے. ایک بار جب ماڈیول میں اہم معلومات لازمی ہے، مثلا تنخواہ یا قابل ادائیگی اکاؤنٹس، سسٹم کو اس کے عمل کو فوری طور پر رکھتا ہے.
خودکار نسل
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کی اکثریت اس طرح کے آرڈر انٹریز اور منسلک انوائس کی نسل کی خصوصیات ہیں. جب تک لازمی طور پر آجر اپنے گاہکوں کے لئے اکاؤنٹس بنا سکتا ہے، ان کے نام، پتے، آرڈر اور انوائس کو ذخیرہ کرسکتا ہے. ایک کمپیوٹرائزڈ سسٹم کو آجر کو اکاؤنٹس کو بیان کرنے اور پرنٹ کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے. اس کے علاوہ، بہت سے اکاؤنٹنگ نظام میں ایک تنخواہ کی خصوصیت ہے، جس میں مکمل تنخواہ کی پروسیسنگ کو قابل بناتا ہے، بشمول چیک اور رپورٹس کی نسل اور پرنٹنگ.
تسلسل
نوکری کسٹمر کے احکامات، انوائس اور دیگر تمام اکاؤنٹنگ ٹرانسمیشن پرنٹ اور دوبارہ پرنٹ کرنے کے قابل ہے. وہ آسانی سے ملازمین کی تنخواہ کے اعداد و شمار کو بھی آسانی سے تلاش کر سکتے ہیں اور اہلکاروں کی فائلوں کو تلاش کرنے کے لئے کابینہ فائلوں کے ذریعے تلاش کرنے کے بغیر رقم کی ادائیگی کرتے ہیں.
دستی پروسیسنگ کا خاتمہ
کمپیوٹرائزڈ اکاؤنٹنگ سسٹم دستی پروسیسنگ کو ختم کرتا ہے. اختتام میں کمپنی کی آمدنی، اخراجات، منافع، نقصانات اور مصالحت کے ہاتھوں سے پروسیسنگ اور ریکارڈ کرنا شامل ہے، غلطی کے لۓ بہت کمرہ بنا رہا ہے. پے پال ٹرانزیکشنز اور کاروبار کے ٹیکس ٹرانسمیشن بھی دستی طور پر ریکارڈ کیے جاتے ہیں. کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ کے نظام کے ساتھ، آجر کے پاس ایک ریکارڈ رکھنے والی سماعت اور توازن عمل ہے.
اسٹاف کی حوصلہ افزائی
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم اکثر کارکنوں کو اس کی ضرورت ہے کہ وہ نئی مہارتوں کو سیکھنے کے لۓ تربیت حاصل کر سکیں اور انہیں حوصلہ افزائی کی جا سکے. اس کے علاوہ، آجر اس سافٹ ویئر کمپنی سے ایک نمائندہ کو آؤٹ کر سکتے ہیں، جس میں عملے کے ارکان پر کم دباؤ پیدا ہوسکتی ہے.
آڈٹ آسان کرتا ہے
اگر وفاقی یا ریاستی حکومت کمپنی کو آڈٹ کرنے کا فیصلہ کرتی ہے، تو کمپیوٹرائزڈ اکاؤنٹنگ سسٹم عمل کو آسان بناتا ہے. عام طور پر، آڈٹ ہونے سے قبل، آڈیٹر آجر کو آڈٹ کے ذریعے مخصوص دستاویزات کے بارے میں مطلع کرتا ہے. آڈٹ کی نوعیت پر منحصر ہے، دستاویزات میں ٹیکس کے بیانات، تنخواہ رجسٹر اور اکاؤنٹس کا چارٹ شامل ہوسکتا ہے.
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کئی سال کی معلومات ذخیرہ کرسکتا ہے. اگر آڈٹ اس کی ضرورت ہے تو، آجر بہت سے سالوں سے ڈیٹنگ کی معلومات تک رسائی حاصل کرسکتا ہے. اگر، آڈٹٹر کے دوران، آڈیٹر نے کسی اکاؤنٹنگ دستاویز کی توثیق کی ہے، نوکری کو ہارڈ کاپیاں ڈھونڈنے کے لۓ اسٹوریج خانوں کے ذریعے افواج کے بجائے اسے تیزی سے نظام سے دوبارہ حاصل کرسکتا ہے.
اختتام کم
کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سافٹ ویئر کمپنیوں سے پیسے چوری کرنے کے لئے اسے مشکل سے مشکل بنا دیتا ہے. مثال کے طور پر، اگر ایک تنخواہ کے ملازم نے خود کو رقم کی اجازت دی رقم سے زیادہ ادا کرنے کی کوشش کی ہے، تو اس کی چوری زیادہ تر ممکنہ طور پر تلاش کی جاسکتی ہے کیونکہ اکاؤنٹنگ سسٹم تمام محفوظ کردہ ٹرانزیکشنز کو ذخیرہ کرتا ہے.
