کاروباری ڈکشنری کے مطابق، ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم ایک "الیکٹرانک نظام ہے جو دستاویزات کو منظم اور منظم کرنے کے لئے تیار ہے. یہ دستاویزات عام طور پر سافٹ ویئر کے ساتھ منظم کیے جاتے ہیں، جو صارف کو دستاویزات کو رسائی، ترمیم اور مرکزی طور پر ذخیرہ کرنے کی صلاحیت فراہم کرتی ہے. "کمپنیاں اکثر ان دستاویزات کو استعمال کرتے ہیں تاکہ تاریخی کاغذ دستاویزات کو آسان حوالہ کے لۓ الیکٹرانک فائلوں میں تبدیل کر سکیں اور سٹوریج کی جگہ کو کم کردیں. زیادہ تر کمپنیاں ان کے آپریشن سے منسلک کچھ قسم کا کاغذی کام پیدا کرتی ہیں. ان دستاویزات کو منظم کرنے کا بہترین طریقہ کمپنی کے اندرونی کام کے بہاؤ کو بہتر بنا سکتا ہے.
کاروباری دستاویزات کے لئے آنے والی پوائنٹس کا جائزہ لیں. بزنس مالکان اور مینیجرز کا تعین کرنا چاہئے کہ دستاویزات اپنی کمپنی میں کس طرح درج کریں اور فیصلہ کریں کہ انہیں برقی طور پر کس طرح بہتر بنانے کے لۓ.
معلومات کو الیکٹرانک طور پر پکڑنے کے لئے سافٹ ویئر کو لاگو کریں. کمپنیاں ای میل یا ویب سائٹس کے ذریعہ الیکٹرانک طور پر معلومات بھیجنے کے لئے بیرونی جماعتوں جیسے وینڈرز، سپلائرز یا اسی گروپوں کی درخواست کرسکتے ہیں. یہ کمپنیوں کو معلومات کو دستاویز کے انتظام کے نظام میں براہ راست لوڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے.
کاغذی دستاویزات کو ایک الیکٹرانک فائلنگ سسٹم میں اسکین کرنے کی ضرورت ہے. ایک ملازم کے بعد اس کا کام مکمل کرتا ہے، مینیجرز کی ضرورت ہوتی ہے کہ وہ تمام متعلقہ معلومات کمپنی کے کمپیوٹر یا سرور سٹوریج میں اسکین کرے. پھر ملازم حساس معلومات کے تصرف کرنے کے لئے اصل میں ٹکڑا کر سکتا ہے.
دستاویز تلاش کرنے کا نظام قائم کریں. اسٹوریج دستاویزات کو جلدی جلدی تلاش کرنے کی صلاحیت کسی ملازم کے وقت کو تاریخی معلومات کے لئے تلاش میں خرچ کر سکتی ہے. کمپنیاں افراد کے لئے ایک معیاری الیکٹرانک فائلنگ سسٹم بنانا چاہئیں تاکہ بعد میں معلومات ذخیرہ اور تلاش کرسکیں.
تجاویز
-
کمپنیاں ان کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم کو آؤٹ کرنے کا فیصلہ کر سکتی ہیں. کاروباری معلومات معلومات کو ذخیرہ کرنے میں ماہر ہوسکتے ہیں تاکہ کمپنی کو دستاویزات کے لئے جسمانی اسٹوریج کی جگہ پر کافی مقدار کی ضرورت نہیں ہے.
انتباہ
جبکہ الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ سسٹم کمپنی کے لئے بہت سے فوائد فراہم کرتی ہے، ان میں بھی کمی ہو سکتی ہے. کمپیوٹرز یا سرور کی ناکامی کے خلاف حفاظت کے لئے معلومات کو بیک اپ کرتے ہوئے کمپنیوں کو بدسلوکی یا دھوکہ دہی سے الیکٹرانک معلومات کو محفوظ رکھنے کے قابل ہونا ضروری ہے.
