اکاونٹنگ آفس میں فائل سسٹم کو کیسے لاگو کرنا

اکاؤنٹنگ ملازمین کو کاغذات کا ایک بہت بڑا کام ہینڈل کرنا اور فائلوں کے بغیر، یہ دفتر جلدی سے خرابی بن سکتی ہے. اکاؤنٹنگ محکموں کے لئے یہ عام طور پر تنخواہ اور دیگر رازداری کی معلومات کی حفاظت کے لئے، بہت سے فائلوں کو بند کرنے والے الماریوں سمیت، کے لئے عام ہے. مالی فائلوں اور اعداد و شمار تک رسائی محدود ہونا چاہئے - سرکاری خالی جگہوں پر دفاتر نہیں ہونا چاہئے. اکاؤنٹنگ آفس میں فیلڈنگ نظام کو لاگو کرنے میں بعض چیلنجز کا سامنا کرنا پڑتا ہے، لیکن یہ کامیابی سے کامیابی حاصل کی جاسکتی ہے اور محکمہ کی کارکردگی میں اضافہ ہوتا ہے.

دو قسم کی فائلیں قائم کریں. ایک فائلنگ کابینہ یا دراج روزانہ فائلوں کے لئے ہے، جو عام طور پر سال کے اختتام کے بعد ذخیرہ کیا جاتا ہے. ان فائلوں میں آپ کے زیادہ سے زیادہ اخراجات اور آمدنی والے اشیاء شامل ہیں. فائلوں کا دوسرا قسم مستقل یا طویل مدتی اشیاء کی اسٹوریج سے متعلق ہے جو وقت کے ساتھ تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر پالیسیوں، طریقہ کار، فکسڈ اثاثوں، انشورنس پالیسیوں اور دیگر دستاویزات کے لئے فائلیں ہوں گی جو سال کے اختتام کے بعد دور نہیں ہوسکتی ہیں.

قسم کی طرف سے فائل کی دستاویزات. خرچ تنخواہ اور اکاؤنٹنگ کے دیگر علاقوں سے علیحدگی سے درج ہیں. ملائیں اور مماثل نہ کریں. اگر کچھ ٹرانزیکشن ایک سے زائد علاقے سے تعلق رکھتا ہے، جیسے اخراجات اور فکسڈ اثاثے، کاغذ کا کام کی کاپیاں بنائیں اور دستاویزات دونوں فائلوں پر ڈالیں. وینڈر کو حروف تہجی کے نام کے ذریعہ حروف تہجی میں درج کیا جاسکتا ہے، جبکہ مقررہ اثاثہ فائلیں خریداری کی تاریخوں کی طرف سے درجہ بندی کی جا سکتی ہیں. آپ کے کاروبار پر منحصر ہے، آمدنی بیک اپ رسید یا جمع کی تاریخ کی طرف سے درج کی گئی ہے، بعد میں بینک کے مصالحت کی سہولت کے لئے.

اپنی فائلوں کے ساتھ مختلف رنگوں کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، آپ سرخ فولڈروں میں سبزیاں اور زرد فولڈروں میں معاہدے میں اپنے تمام اخراجات درج کر سکتے ہیں. اگر آپ آمدنی کا سامان تلاش کر رہے ہیں، تو وقت اور توانائی کو بچانے کے لئے براہ راست گرین فولڈرز کے لۓ جائیں. اگر آپ ایک سرخ فائل کے گرد گھومتے ہیں تو، آپ کو کسی بھی مسئلہ یا تاخیر کے ساتھ صحیح فلنگ کابینہ میں منتقل کر سکتے ہیں. رنگ کا تعاون آسان بناتا ہے.