پروپوزل کی گذارش نئے گاہکوں کو حاصل کرنے اور کاروبار کو بڑھانے کے لئے نئے گاہکوں کو حاصل کرنے کے لۓ اہم آلات کے طور پر خدمت کرسکتے ہیں. دستاویز میں استعمال کردہ زبان کے لۓ ترتیب اور ڈیزائن سے کاروباری رہنماؤں کو دستاویز کی مؤثریت کو زیادہ سے زیادہ بنانے کے لۓ اس کے مطلوبہ وصول کنندہ کو بھیجنے سے پہلے کسی تجویز کے تمام پہلوؤں پر غور کرنا ہوگا. جیسے ہی ایک ایسے خط کا افتتاح مکمل مواد کے ذریعہ پڑھنا پڑھنے میں اہم ہے، ایک پروپوزل کی خط کے آخری چند جملے خاص طور پر اہمیت رکھتی ہیں، کیونکہ وہ آخری الفاظ ہیں جو وصول کرنے والے ممکنہ طور پر فیصلہ کرنے سے پہلے پڑھتے ہیں..
ایک مؤثر تجویز لکھنا
مؤثر تجزیہ خط لکھنے کے لئے، آپ کو دستاویز میں شامل ہونے کی منصوبہ بندی کرنے والے تمام متعلقہ معلومات جمع کرنے کے لۓ مدد ملتی ہے. اس میں اعداد و شمار، بجٹ کے اعداد و شمار، تاریخ، تعریفیں اور آپ کی کمپنی کی اسناد شامل ہوسکتی ہے. آپ یہ بھی ایک آؤٹ لائن کے ساتھ شروع کرنا چاہتے ہیں، جو ایک تحریری آلے ہے جس سے آپ کو آپ کے پیشکش کے مختلف اقسام کی منصوبہ بندی میں مدد مل سکتی ہے.
آپ کے پروپوزل کا تعارف پڑھنے والے کی دلچسپی کو تیز کرنا چاہئے اور ممکنہ طور پر آپ کی کمپنی کے بارے میں کچھ بنیادی معلومات شامل ہو گی اور سوال میں اس کا خاص کام انجام دینے کا اہل کیوں ہوگا. تعارف میں تجویز کے موضوع کے وسیع جائزہ بھی شامل ہوسکتا ہے تاکہ وصول کنندگان کو یہ سمجھ سکے کہ وہ پڑھنے کے بارے میں کیا خیال کرتے ہیں اور انہیں کیوں پڑھنا پڑھنا چاہئے. کچھ تجاویز ایک ایگزیکٹو خلاصہ کے ساتھ بھی شروع کر سکتے ہیں، جو ایک مختصر جائزہ ہے جو تجویز کے اہم نکات کا خلاصہ ہے. ایگزیکٹو خلاصہ وصول کنندگان کے لئے مفید ہے جو وقت پر مختصر ہے لیکن یہ سب کچھ اس تجویز کا احساس حاصل کرنا چاہتا ہے.
آپ کے پروپوزل کی اہم حصوں میں اس منصوبے پر منحصر ہے مختلف حصوں میں، لیکن ان حصوں میں شامل ہوسکتا ہے جو پراجیکٹ کے بجٹ یا قیمتوں پر بحث، منصوبے کے لئے تجویز کردہ ٹائم لائن اور منصوبے سے منسلک خطرات. آپ منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے ضروری مواد پر بھی بحث کر سکتے ہیں، کارکنوں کی مزدوری یا قسم کے منصوبے کو پورا کرنے کے لئے اور پراجیکٹ کی طرف متوقع آمدنی یا لیڈز.
تجویز پیش کرتے وقت اپنے دستاویزات کو اپنے مخصوص ناظرین میں درپیش کرنا ضروری ہے. آپ جو استعمال کرتے ہیں وہ زبان میں سامعین کی مہارت، اور اس منصوبے کے تکنیکی پہلوؤں کے ساتھ بھی واقف ہیں، اس کے مطابق مختلف ہوتی ہیں.
ایک ریڈر کو تجویز بھیجنے سے پہلے، ہمیشہ دستاویز میں احتیاط سے تدوین کریں اور کسی ہجے کی غلطیوں، گرامیٹیکل غلطیوں اور سچائی غلطیوں کو ہٹا دیں. ٹائپس اور دیگر غلطیوں کو غیرمعمولی طور پر سمجھا جا سکتا ہے اور نتیجے میں یہ تجویز رد کردی جا سکتی ہے.
ایک تجویز خط بند
ایک تجویز کے اختتام مجموعی دستاویز کا ایک اہم عنصر ہے. جب وصول کنندہ اس تجویز کو پڑھتا ہے تو، چند چند جملے یا پیراگراف اس کے دماغ میں رہنا چاہئے. ایک موثر نتیجے میں معاہدے پر مہر لگانے میں مدد ملے گی اور ریڈر کو اپنی کمپنی کے ساتھ کاروبار کرنے میں مدد ملے گی. جبکہ تجویز کے دیگر حصوں کو آگے بڑھانے کے لئے منظوری حاصل کرنے کے لئے بھی ضروری ہے، یہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ تجویز کرنے کی حوصلہ افزائی کی گئی ہے کہ آخری چند جملوں پر اضافی وقت خرچ کریں.
اختتام پر، اہم تصورات پر زور دینے کے لئے پیشکش کے اعلی درجے کے نقطہ نظروں کا جائزہ لینے پر غور کریں، جو آپ نے پہلے سے ہی لکھا ہے، ان کی زبانی فعل کو نظر انداز نہ کرنا. یہ حتمی خلاصہ تجزیہ یا وضاحت فراہم کرنا چاہئے جو تمام اہم نکات کو جوڑتا ہے. آپ وصول کنندہ کو بھی حوصلہ افزائی کرنا چاہیں کہ وہ کسی بھی لمبی سوالات کا جواب دینے یا بعد میں بعد میں زیادہ تر گہرائی میں خیال پر تبادلہ خیال کرکے گفتگو جاری رکھے. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں: "اگر آپ کو اضافی سوالات ہیں تو مجھے بتائیں کہ میں ان کا جواب دینے میں خوش ہوں." کچھ مؤثر تجزیہ خط بھی عمل میں کال کے ساتھ اختتام پاتے ہیں، جو فوری طور پر احساسات اور تجویز کے ساتھ آگے بڑھنے والے وصول کنندہ کے لئے ایک سبب بن سکتی ہے. کارروائی کرنے کا ایک مثال یہ ہے: "ہماری ٹیم سے رابطہ کرکے آج اس منصوبے پر شروع کرو."
