ارادے کے خطوط رسمی دستاویزات ہیں جو ایک تجویز اور قانونی معاہدے کے درمیان حصہ ہیں. انہوں نے کاروباری معاملہ یا تحقیق کی تجویز کی اہم تفصیلات پیش کی ہے جس میں تمام جماعتوں کو بنانے میں اہم کردار ادا کیا گیا ہے. ان کی نوعیت کی وجہ سے، یہ خط ایک مخصوص ساختہ ہیں؛ تو یہ جاننا ضروری ہے کہ ارادے کے خط کو کس طرح شکل دی جائے.
آپ کے لفظ پروسیسنگ سافٹ ویئر میں نئی فائل کھولیں. دستاویز کے پہلے تین سے چار لائنوں پر اپنا نام اور پتہ درج کریں. ایک خالی لائن چھوڑ دو اور خط کے وصول کنندہ کے نام اور پتہ درج کریں. ایک اور خالی لائن چھوڑ دو اور تاریخ درج کریں. دو مزید خالی لائنیں شامل کریں. نام سے وصول کنندہ کو خطاب کرکے مناسب طریقے سے خط شروع کرو. جیسے "محترمہ مسٹر جونز."
پہلی تحریر شروع کریں جس کی وضاحت آپ کیوں لکھ رہے ہیں. اگر یہ ایک کاروباری خط ہے، اس کمپنی کے ساتھ پہلے معاملات کا ذکر کریں جس نے آپ کو ابتدائی معاہدوں تک آپ کی قیادت کی ہے جنہیں آپ نے ابھی تک بنایا ہے. اگر یہ ارادے کے کالج یا یونیورسٹی کا خط ہے، تو مختصر طور پر آپ کے پس منظر اور اسناد کی وضاحت؛ جیسے متعلقہ قابلیت اور تجربہ.
ایک نیا پیراگراف شروع کریں. آپ کے پروپوزل کی تفصیل، بشمول منصوبے کے تمام متفقہ پہلوؤں پر متعلقہ تفصیلات بھی شامل ہیں. اس منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے، اس میں دو یا زیادہ پیراگراف لگ سکتے ہیں. کاروباری اداروں کے لئے، منصوبے کے ہر پہلو پر سادہ زبان میں ڈالنے کے لئے یقینی بنائیں؛ قیمتوں کا تعین سے متوقع تکمیل یا ترسیل کی تاریخوں میں. تحقیقی پروپوزل کے لئے، تحقیق کا مقصد کیا ہے اور یہ کس طرح حاصل کیا جائے گا وضاحت کریں.
حتمی پیراگراف شامل کریں. ارادے کے ایک کاروباری خط میں، یہ پیراگراف اس منصوبے کے نقطہ نظر میں استعمال کیا جاتا ہے اور کسی بھی اضافی معلومات کی تفصیل، جیسے حتمی شرائط کے لئے اتفاق شدہ آخری وقت پر فیصلہ کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے استعمال کیا جاتا ہے کسی مخصوص شرائط کی وضاحت کے لئے ہے. تحقیقی خطوط کے لئے، تجویز پر کسی بھی اضافی متعلقہ معلومات شامل کریں، جیسے کسی ٹیوٹر یا سرپرست کا نام آپ نے پہلے ہی مقرر کیا ہے.
اپنے ارادے کے خط کے جواب میں ایک حتمی اختتامی لائن لکھیں. سائن ان آف لائن کو شامل کریں، جیسے "آپ کا مخلص". تین سے چار خالی لائنوں کو چھوڑ دو، جس میں خط پرنٹ کیا جاتا ہے جب آپ اپنے نام پر دستخط کرسکتے ہیں. اپنے نام، آپ کی اہلیت (اگر ضروری ہو تو) ٹائپ کریں. اگر ارادے کا کاروباری خط لکھنا، آپ کے نام کے تحت کمپنی میں اپنا مقام شامل کریں. خط کی ایک نقل آپ کے ریکارڈ کے لئے محفوظ کریں.
تجاویز
-
کیونکہ ارادے کے ان خطوط کے وصول کنندگان کو بہت سے ایسے خطوط بھی ملنے کا امکان ہے جس کے ساتھ نمٹنے کے لئے دوسرے کاروباری ادارے بھی شامل ہیں، یہ ضروری ہے کہ آپ جامع رہیں. آپ کو صرف ان تفصیلات میں شامل ہونا چاہئے جو اس منصوبے سے متعلق ہے اور پھر بھی، صرف ان تفصیلات میں شامل ہیں جن پر پہلے سے ہی اتفاق کیا گیا ہے. سب کچھ اور پیچھے کی بات چیت کا انتظار کر سکتا ہے.
انتباہ
پیشکش اور حقیقی معاہدوں کے درمیان خطرناک قانونی دائرے کے اندر اندر ارادے کے خطوط موجود ہیں. کیونکہ وہ یہ بیان کرتے ہیں کہ مذاکرات کے بجائے مذاکرات کی تفصیلات سے متعلق دستاویزات کی بجائے بات چیت تک پہنچ گئی ہے، چاہے معاہدہ میں کسی بھی شرائط بالآخر کسی بھی پارٹی پر پابند ہوجائے، اگر معاملہ بعد میں کھو جاتا ہے. ارادے کے خط کے شرائط پر عمل کرنے سے پہلے ہمیشہ ایک وکیل سے مشورہ کریں.
