کسٹمر سروس میں کام کرنا کچھ مہارت اور مثالی ضرورت ہے. فون پر سروس کے معیار کی طرف سے مطمئن گاہکوں کو رکھنے کے صارفین کی مرضی کے مطابق نظریات کو برقرار رکھنے کا ایک اہم حصہ ہے. کچھ بنیادی کسٹمر سروس کی تجاویز کے بعد، اور اپنے جملے کو منتخب کرنے کا طریقہ جاننے کے لۓ، گاہک اور آپ کے باس کو خوش رکھنے میں ایک طویل راستہ ملے گا.
کر سکتے ہیں، نہیں کر سکتے ہیں
کسٹمر سروس مثبت طور پر مثبت باتوں کو ہمیشہ یاد رکھیں. بزنس کؤو ہاؤس کے مطابق، کسی بھی شخص کے لۓ جو کچھ بھی نہیں ہوسکتا ہے اس میں براہ راست کبھی نہ جانا. اس کے بجائے آپ کو مسئلہ حل کرنے یا کالر کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے کیا کر سکتے ہیں پر توجہ مرکوز کریں.
اگر کوئی ٹوٹا ہوا مصنوعات سے مطمئن نہیں ہے تو، مثال کے طور پر، یہ نہ کہنا کہ آپ پیسہ واپس نہیں کرسکتے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.
معافی اور دفاع
اس کے باوجود کالر کے غصے کے لئے کون سا غلطی ہے، یہ آپ کی صورت حال کو خراب کرنے اور کالر پرسکون کرنے کا کام ہے.
BusinessKNowHow.com کے مطابق، ناراض کالر پرسکون کرنے کا ایک اچھا طریقہ صورت حال کے لئے خلوص سے معذرت خواہ ہے. اس معافی کو کالر محسوس کرے گا کہ کمپنی ان کے غصے کے بارے میں فکر مند ہے اور وہ آپ کے پاس "حاصل کر لیتے ہیں". معافی کا بھی ایک اہم موقع ہے جسے نام سے کالر کا حوالہ دیتے ہوئے انہیں ذاتی توجہ دینا اور بات چیت کو دوستانہ موڑ لے کر مجبور کرنا ہے.
ایک سے زیادہ لائنز
جب ایک دوسرا کال جب آپ ایک گاہک کے ساتھ کام کررہے ہیں، تو وہ سیاسی طور سے انھیں ایک لمحے کے لۓ منعقد کرنے سے پوچھتے ہیں اور پھر اپنے کالم کے نام سے جواب دینے کے لۓ دوسرے کالر کو سوئچ کریں اور فوری طور پر پوچھیں کہ آیا وہ ایک لمحے کے لۓ رکھ سکتے ہیں. ایک بار جب آپ ان کی اجازت رکھتے ہیں، انہیں پکڑ رکھنا اور اپنے دوسرے کال میں واپس جائیں جہاں آپ جتنی جلدی ممکن ہو اسے لپیٹ کرنے کی کوشش کریں گے.
اگر آپ کو یقین ہے کہ پہلا کالر آگے بڑھانے کے لئے کافی وقت لگے گا، آگے بڑھنے اور سیاسی طور پر پوچھیں گے کہ آپ کسی دوسرے شخص کے ساتھ ہی ختم ہونے کے لئے فون اور فون نمبر حاصل کرسکتے ہیں. زیادہ تر لوگوں کو یہ طویل عرصے سے، غیر معمولی ہولڈر کے وقت پر ترجیح دیتے ہیں.
اپنا سامان جانیں
کسٹمر سروس فونز کرتے وقت کام کرنے کی ایک اہم صلاحیت تمام جوابات جاننے کے لئے ہے. یقینا ایسے وقت ہوسکتے ہیں جب آپ اس سوال کو حاصل کرتے ہیں کہ آپ جواب نہیں جانتے، لیکن اس کو حکمرانی کے بجائے استثناء بنا دیں. اس بات کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے کہ آپ اعتماد رکھتے ہیں اور قابل اعتماد معلومات کو مثبت کسٹمر سروس کے تجربے کے لئے بنا لیں گے. اور اگر آپ جواب نہیں جانتے تو جعلی نہ کرو. بس کہہ دو کہ آپ کو نہیں معلوم ہے اور آپ کو اس میں نظر آنا ہوگا اور انہیں واپس جانا ہوگا.
صحیح الفاظ کا انتخاب
کال سینٹر مددگار ویب سائٹ کے مطابق، کسٹمر سروس فون کی ترتیب میں کام کرتے وقت بہت سے مثبت الفاظ اور جملے استعمال کریں. اپنے کالروں کو آسانی سے آسان بنانے اور ان کو بتانا کہ وہ کسی ایسے شخص سے بات کررہے ہیں جو اپنے مسائل کو دیکھتے ہیں اور سمجھتے ہیں جیسے جملے کو استعمال کریں "میں آپ کی مدد کرنے میں خوش ہوں".
یاد رکھو کہ وہ آپ کو بعض صورتوں میں مشورہ دیتے ہیں. مستقبل میں اس کی تکلیف سے بچنے کے لئے "میں مشورہ دونگا،" جیسے جملے استعمال کریں …"
