1980 اور 1990 کے دہائیوں میں، صرف درمیانے اور بڑی کمپنیوں کو مہنگا انسانی وسائل کی معلومات کے نظام (HRIS) کا متحمل کر سکتا ہے. ان پروگراموں کو ان کو چلانے اور برقرار رکھنے کے لئے بڑے مين فريم کمپیوٹر اور انتہائی ماهر دار پروگرامرز کی ضرورت ہوتی ہے. آج، تقریبا کسی بھی کمپنی کو برداشت نہیں کر سکتا، بلکہ انسانی وسائل کی معلومات کے نظام کی ضرورت ہوتی ہے. یہاں تک کہ 10 سے زائد ملازمین کے ساتھ بھی ایک بنیادی HRIS پروگرام خرید سکتے ہیں جو بنیادی ڈیسک ٹاپ کمپیوٹر پر بنیادی انسانی وسائل کے عمل کو خود کار طریقے سے نصب کیا جا سکتا ہے.
HRIS کیا ہے؟
لازمی طور پر، ایک HRIS ڈیٹا بیس یا ڈیٹا بیس کا ایک مجموعہ ہے جو معلومات کا اشتراک کرتا ہے. مثال کے طور پر، ملازمین کی ملازمت کے ڈیٹا بیس کو ملازمت کے ایپلی کیشنز سے متعلق تمام معلومات پر قبضہ کرتی ہے. جب ایک کاروبار کسی نئے ملازم کو برقرار رکھتا ہے تو، شخص کی بنیادی ڈیموگرافک معلومات دوسرے HRIS ماڈیولز کے ساتھ شریک کیا جاتا ہے تاکہ HR عملے کے ارکان کو اعداد و شمار کے دوبارہ دوبارہ درج نہیں کرنا پڑے.
خود کار طریقے سے اور سٹوریجنگ عمل
ایک HRIS میں تین بنیادی اجزاء ہیں - ملازم کی معلومات، تنخواہ اور فوائد. یہ ایک تنظیم کے انسانی وسائل کے شعبے کے بنیادی کاروباری کام کرتا ہے. HRIS کو ان عملوں کو خود کار طریقے سے اور اس کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے، جو پروجیکٹ کے کام اور ایڈریس کے مسائل کو کرنے کے لئے HR عملے کو پورا کرتی ہے. مثال کے طور پر، ملازمین ہر ایک الیکٹرانک وقت کی گھڑی پر چیک کرنے کے لئے ایک ملازم کی شناختی کارڈ کی شناختی نمبر یا "سوائپ" استعمال کرتے ہیں جو خود بخود HRIS کے ڈیٹا کو منتقل کرتی ہے. یہ پیسہ کے عملے کی ضرورت کو دستی طور پر کاغذی کارڈ سے ملازمین کے کام کے گھنٹوں کو تنخواہ کے نظام میں داخل کرنے کے لئے ختم کرتا ہے.
نوکری کی درخواست کا طریقہ ایک اور اچھا مثال ہے جس میں HRIS اخراجات کو کم کر سکتا ہے. کئی کمپنیوں میں، امیدوار انٹرنیٹ کے ذریعہ روزگار کے لئے درخواست دیتے ہیں. اس کا مطلب انسانی حقوق کے عملے کو جسمانی طور پر سنبھالنے، مناسب محکموں کو ترتیب دیں اور آگے بڑھنے کی ضرورت نہیں ہے.
رپورٹنگ اور فیصلے کی حمایت
کیونکہ بنیادی HR عمل خود کار طریقے سے ہیں اور منسلک ڈیٹا بیس میں تمام ضروری معلومات کو محفوظ کیا جاتا ہے، ایک HRIS رپورٹنگ اور انتظامیہ کے فیصلے کی سرگرمیوں کو آسان بنا دیتا ہے. زیادہ سے زیادہ نظام میں معیاری ایچ آر کی ایک مختلف قسم کی رپورٹ شامل ہیں جو مستقبل کو کاروبار کے انتظام اور مستقبل کے منصوبے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے، جیسے تنخواہ کی مدت اور سال کی تاریخ، فوائد کے اندراج، اور ملازم کا وقت اور حاضری. بہت سے انسانی نظام کو صارفین کو مخصوص مسائل کی تجزیہ یا اسٹریٹجک منصوبہ بندی میں مینجمنٹ کی مدد کے لئے رجحانات کی شناخت کرنے کے لئے اشتھاراتی رپورٹوں کو تیار کرنے کی اجازت دے گی.
قانونی تعمیل کی حمایت
یہ نظام ریاست اور وفاقی ایجنسیوں کی طرف سے ضروری رپورٹیں اور دستاویزات تیار کرتی ہیں، جیسے ڈبلیو ویج و ٹیکس بیان، برابر روزگار مواقع کمیشن EEO-1 ملازمت کی تفصیل اور خلاصہ رپورٹ، اور لیبر کی بیماری اور زخم کی رپورٹ (OSHA 301 رپورٹ).
ایک HRIS روزانہ کی کارروائیوں میں معاہدے کی ضروریات کو شامل کرنے کی طرف سے مذاکرات کی لیبر معاہدوں کے ساتھ کاروباری مدد کر سکتے ہیں، جیسے ترقی، ترتیبات اور تنخواہ بڑھانے کے لۓ سینئرٹی پر عملدرآمد. انفارمیشن ٹیکنالوجی انسانی حقوق کے محکمہ نگرانی ملازمت کی شکایت اور کارکردگی کے مسائل میں بھی مدد کرتا ہے.
HRIS روابط
نظام کی اصلاح پر منحصر ہے، ایک HRIS پروگرام ڈیٹا بیس اشتراک اور دیگر لازمی کاروباری نظام جیسے فنانس اور سپلائی چین مینجمنٹ کے ساتھ انضمام کی اجازت دیتا ہے. اس کے علاوہ، کچھ نظام ان کے ہیلتھ انشورنس کیریئرز اور ریٹائرمنٹ فنڈ منتظمین کے نیٹ ورک کے لنکس فراہم کرسکتے ہیں. اس سے آجر اور انشورنس کیریئر یا فنڈ منتظمین کو ملازمت کی معلومات کو جلدی اور آسانی سے شریک کرنے کی اجازت دیتا ہے.
HRIS اس کے مینیجرز اور ملازمین کے ساتھ کمپنی کے انسانی وسائل کے شعبے سے بھی رابطہ کرتا ہے. ایک انٹرانیٹ کا استعمال کرتے ہوئے - ایک محفوظ نجی کمپیوٹر نیٹ ورک جس کی ملکیت کی طرف سے ملکیت ہے اور کام کرتا ہے وہ ملازمین اپنے گھنٹوں میں کام کر سکتا ہے، فائدہ مند پروگراموں یا جاری تعلیمی کورسوں میں اندراج کرسکتا ہے اور ایچ ڈی ڈیپارٹمنٹ سے مواصلات وصول کرسکتا ہے.
