پالیسیوں اور طریقہ کار کی طرف سے ہدایت نہیں کی جانے والی زیادہ سے زیادہ کاروباری کام غیر معمولی اور غیر منظم بن جاتے ہیں. ریکارڈز برقرار رکھنے کے کاروبار کے سب سے زیادہ دلچسپ پہلوؤں میں سے ایک نہیں ہے، لیکن یہ سب سے اہم ہے. دستاویز اسٹوریج کے لئے ایک منظم نظام بیکار ریکارڈ کو ختم کرتا ہے اور ایک آڈٹ کے دوران کاروبار کو تحفظ دیتا ہے. جاننے کے لۓ یہ جاننا ہے کہ جب یہ ٹاسکنا ہے تو یہ کامیاب کاروباری آپریشن کو فروغ دینے میں ایک اہم قدم ہے.
یونیورسل برقرار رکھنا شیڈول
تمام کمپنیوں کو تمام ریکارڈز کے لئے یونیورسل کے ریکارڈ رکھنے کے لئے ایک نظام تیار کرنا چاہئے. ریکارڈز کو ذخیرہ کرنے کے لئے یہ سب ایک ہی صفحے پر ہوتا ہے. اپنے کاروبار اور آپریٹنگ سیکٹر کے قوانین اور قوانین کی تحقیق کریں. مثال کے طور پر، ایک قانونی فرم ہوسکتا ہے کہ چھوٹے کوریائی اسٹور سے مختلف ضروریات ہو. اگر ضروری ہو تو، اس نظام کو بنانے کے لئے اٹارنی سے مشورہ کریں. منصوبہ اور ڈیپارٹمنٹ پر مبنی منصوبہ انڈیکس. ایک شیڈول بنائیں اور درجہ بندی کوڈ تفویض کریں.
ریکارڈز انوینٹری
ریکارڈ انوینٹری برقرار رکھنے کے انتظام میں ایک اہم قدم ہے. یہ آپ کی تنظیم کے اندر تمام ریکارڈ، الیکٹرانک اور کاغذ کی ایک صحیح لسٹنگ ہے. لسٹنگ کو ہر ریکارڈ کے عنوان کا عنوان، جیسا کہ "جنرل لیجر،" اور دستاویز کے مقام کا احترام کرنا چاہئے. اضافی طور پر، ریکارڈ کے لئے درجہ بندی شامل ہیں. یہ آپ کی کمپنی کی شیڈول پر مبنی رکاوٹ کا معیار ہو گا. مثال کے طور پر، ایک اسپریڈ شیٹ کی تشکیل؛ پہلا کالم ایک لقب ہوگا، "اکاؤنٹس قابل ادائیگی اگلی رپورٹ." دوسرا کالم ہیڈر ایک درجہ بندی ہوگا، "ادائیاں قابل ادائیگی." کالم تین ایک محکمہ، "اکاؤنٹنگ" ہوسکتی ہے. اسپریڈ شیٹ باقی باقی جگہ میں داخل ہوسکتا ہے، "مشرقی اسٹوریج روم، کابینہ چار،" اور برقرار رکھنے کے کوڈ، "شیڈول A."
دستاویز کی تشخیص
تشخیص کے عمل کو برقرار رکھنے کی مدت سے زیادہ دستاویزات کو ختم کرنے کے لئے ویب سائٹ کے وسیع پیمانے پر ریکارڈوں کا ایک وسیع تجزیہ تجزیہ ہے. گھر کی صفائی کا یہ فارم اضافی ریکارڈ کی تعمیر کو ختم کرتا ہے. ریکارڈ انوینٹری کی لسٹنگ کو استعمال کرتے ہوئے، ختم شدہ دستاویزات کو تباہ. مکمل ہونے پر، تمام اسٹوریج کا جائزہ لیں اور انوینٹری لسٹنگ کو اپ ڈیٹ کریں. اس وقت کے دوران، آخری جائزہ کے بعد نافذ کردہ کسی بھی تبدیلی کو تسلیم کرنے کے قوانین کی جانچ پڑتال کریں. شیڈول جائزے سالانہ، سہ ماہی یا ماہانہ.
