چاہے آپ پنیر آرڈر کر رہے ہیں، کسی پوزیشن کے لۓ درخواست دیتے ہیں، فنڈز کی درخواست کرتے ہیں، تعریف یا شکایت کا اظہار کرتے ہیں، جب بھی آپ کسی تنظیم سے نمٹنے کے لۓ، آپ کو کاروباری خط لکھنا ضروری ہے. آپ کو قائم کردہ طریقہ کار پر عمل کرنا چاہئے اور آپ ہر خط میں لازمی اجزاء شامل کریں. خطوط کا کاغذ کی ایک شیٹ کے ساتھ شروع کریں جو آپ کے تنظیم کا ایڈریس ہے. متبادل طور پر، آپ اپنے ذاتی ہیڈر تشکیل دے سکتے ہیں جس میں آپ کا پورا نام، ایڈریس، پوسٹل کوڈ، ٹیلی فون نمبر اور ای میل پتہ شامل ہے.
تاریخ
خط خطہ یا ہیڈر اور تاریخ کے درمیان کم از کم ایک خالی لائن چھوڑ دو. امریکی تاریخ کی شکل کا استعمال کریں، مثال کے طور پر 23 مئی، 2011، جب ریاستہائے متحدہ کے اندر تنظیموں کو لکھتے ہیں. سبسکرائب کریں جیسے دوسری نمبر پر. آپ یا تو اس وقت مرکز یا پوائنٹ کو مرکز کے نقطہ نظر کو مستحکم کر سکتے ہیں اور تاریخ کو ٹائپ کرسکتے ہیں.
پتے کے اندر
اندرونی ایڈریس یا وصول کنندہ کا پتہ تاریخ سے نیچے ایک انچ (تین خالی لائن) شروع ہوتا ہے. یہ ہمیشہ باطل ہے. ڈبلیو وصول کنندہ کے نام اور میل ایڈریس کی جانچ پڑتال کریں. ذاتی عنوان، جیسے مسٹر، مسز، ڈاکٹر، محترمہ یا مس، اور کاروباری عنوان جیسے مارکیٹنگ ڈائریکٹر شامل کریں. اگر آپ کسی بھی عنوان کے بارے میں مطمئن نہیں ہیں تو، تنظیم میں استقبالیہ کا ٹیلیفون کریں.
سلام
اندرونی ایڈریس کے بعد ایک خالی لائن چھوڑ دو اگر آپ وصول کنندہ جانتے ہیں تو، آپ اس کا پہلا نام استعمال کر سکتے ہیں، مثال کے طور پر، پیارے مریم. دوسرے معاملات میں، اس کے ذاتی عنوان اور مختصر نام کا استعمال کریں، مثال کے طور پر: محترمہ مسز جانسن. اگر آپ وصول کنندہ کی صنف کے بارے میں غیر یقینی ہیں تو، مکمل نام کا استعمال کریں. آپ سلامتی کے بعد ایک کوما یا کالونی شامل کرسکتے ہیں یا کسی بھی ضرب الاجل کو ختم کرسکتے ہیں.
جسم
سلامتی کے بعد ایک خالی لائن چھوڑ دو واحد جگہ اور بائیں خط کے جسم میں پیراگراف کی توثیق کرتے ہیں. زیادہ تر حروف میں کم از کم تین پیراگراف شامل ہیں. پہلے پیراگراف میں، خط کا مقصد متعارف کرایا. اگر آپ کسی نوکری کا اشتہار جواب دے رہے ہیں تو، پوزیشن کا نام اور اس کے ذریعہ کی شناخت کرتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں "آن لائن مارکیٹنگ ڈائریکٹر کی حیثیت سے آن لائن تشہیر درست طریقے سے اپنی مہارت اور صلاحیتوں کی وضاحت کرتا ہے."
دوسرا اور تیسرا پیراگراف اس مخصوص تفصیلات پر مشتمل ہے جو اس مقصد کی حمایت کرتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی مصنوعات یا سروس کے بارے میں شکایت کرتے ہیں تو خریداری، انوائس نمبر اور آپ کی عدم اطمینان کی وجہ شامل ہے.
مقصد اور متوقع جواب کو بحال کرنے کے لئے آخری پیراگراف کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، رائج "ہماری ذاتی پروڈکٹ لائن کے متعلق آپ کے سوالات یا تبصرے ہیں تو براہ کرم مجھے ذاتی طور پر مجھ سے رابطہ کریں. میں آنے والے کئی سالوں کے لئے آپ کے کاروباری خطوط کی ضروریات کو پورا کرنے کے منتظر ہوں." ہر پیراگراف کے درمیان ایک خالی لائن چھوڑ دو.
بند
خط کے آخری پیراگراف کے بعد ایک خالی لائن چھوڑ دو. خط کو مناسب تکمیل کے اختتام کے ساتھ اس طرح پر مخلص، آپ کے لحاظ سے یا آپ کے طور پر آپ کے ساتھ اختتام کریں. اگر ایک کالونی یا کما سلامتی کے بعد، بند ہونے کے بعد ایک کما شامل ہو. اپنے دستخط کے لئے تین سے چار خالی لائنوں کو چھوڑ دو اپنے ٹائپ رائٹ دستخط اور عنوان کے ساتھ اختتام، مثال کے طور پر، جان سٹیورٹ، سیلز مینیجر.
