چرچ میٹنگ منٹ بورڈ یا کمیٹی کے اعمال کے سرکاری، قانونی ریکارڈ فراہم کرتے ہیں. وہ تاریخی درستگی کے لئے اندرونی طور پر اہم ہیں اور باہر کی جماعتوں کی طرف سے بھی استعمال کیا جاتا ہے؛ مثال کے طور پر، قرض دینے کے اداروں کی طرف سے قائم کرنے کے لۓ چرچ نے اس کے لئے قرض جاری کرنے سے پہلے تعمیراتی منصوبے کی منظوری دی ہے. آڈیٹر اور آئی آر ایس کو بھی منٹ کے طور پر ثبوت کے طور پر نظر آتا ہے کہ بعض مالی معاملات کو اختیار کیا گیا تھا. زیادہ تر تنظیموں میں، سیکرٹری یا ریکارڈنگ سیکرٹری منٹ لیتا ہے.
فہرست
جبکہ مخصوص مواد کمیٹی کی طرف سے مختلف ہوتی ہے، عام طور پر، تمام گرجہ تنظیموں کے لئے منٹ شامل ہیں:
- اجلاس کے نصاب، جیسے وقت، تاریخ، جگہ، جس نے شرکت کی اور شرکت کی.
- چاہے میٹنگ باقاعدگی سے طے شدہ یا ایک خصوصی اجلاس ہے اور، اگر خاص، اجلاس کون سا اجلاس کیا اور اس مقصد کے لئے - میٹنگ نوٹس کی ایک نقل منسلک.
- میٹنگ میں کیا واقع ہوئی ہے ریکارڈ کا حکم دیا.
- اعتراف اور وقت.
- سیکریٹری کا دستخط، اور ایک منٹ منٹ میں منظور ہونے کے بعد، صدر کے صدر.
منٹ لینے کے سب سے زیادہ چیلنج پہلوؤں میں سے ایک یہ تعین کرنا ہے کہ کتنا تفصیل ریکارڈ کرنا. مینیونائٹ بریتھین کی تاریخی کمیشن نے فیصلے کے نتیجے میں بات چیت کے اہم نکات کو ریکارڈ کرنے کے ساتھ ساتھ اختیاری متبادل سمجھا اور اس کا خلاصہ کیوں کمیٹی نے دوسروں پر ایک متبادل اختیار کیا. مالی احتساب کے لئے ایجینیکل کونسل سے پتہ چلتا ہے کہ بورڈ نے انفرادی سیکرٹری کے بغیر مطابقت پذیر تفصیلات کے بارے میں پالیسی قائم کی ہے. اس سے پتہ چلتا ہے کہ بورڈ بہت پرکشش تھا، لیکن اتنا زیادہ نہیں کہ ایک ناول کی طرح منٹ پڑھتے ہیں.
منٹس لے
میٹنگ شروع ہونے سے پہلے اجنڈا کی ایک نقل حاصل کریں. ملاقات کے طور پر، ذیلی ذرات، بورڈ کی رپورٹیں، بات چیت اور عمل سے متعلق تفصیلی نوٹ لیں جیسا کہ بورڈ اجنڈا کے ہر شے کے ذریعہ آمدتا ہے. ریکارڈ موشن، قراردادوں اور فیصلوں کے الفاظ، لیکن بات چیت کا خلاصہ. ہر فرد کا نام شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ کسی تحریک یا جو عمل شروع ہو، اور دلچسپی کے کسی بھی تنازعات کو بیان کیا جائے. ایک بار میٹنگ ختم ہوجانے کے بعد، آپ کے نوٹوں کو مناسب تفصیلات میں شامل کرنے اور انہیں مناسب شکل میں ڈالنے کے لئے سنبھالیں اور سنبھالیں، میٹنگ کے ذہن سے شروع ہونے کے بعد، اجنبی کی ترتیب میں آگے بڑھنا.
منٹس کی حفاظت
ایک بار جب آپ منٹ کے مسودے کو مکمل کر لیتے ہیں تو، اس دستاویز کو ممبروں کو تقسیم کرتے ہیں. اس میٹنگ کے لئے آپ نے لکھے گئے منٹوں کو اگلے اجلاس میں، اصلاحات کے ساتھ یا اس کے بغیر منظور کیا جائے گا. ایک منٹ منٹ میں منظور ہونے کے بعد، حتمی کاپی تیار کریں، پھر دستاویز پر دستخط کریں اور صدر کے صدر سے بھی اس سے دستخط کرنے کی درخواست کریں. کلائنٹ طور پر منٹوں کو ذخیرہ کریں میٹھا ایجنڈا کے ساتھ ساتھ ڈھیلا پتی منٹ کی کتاب میں. اس ڈھیلے پتی کی کتاب میں بھی مواد کی میز، اور چرچ کے قیدیوں اور آئین کی کاپیاں شامل ہیں. کچھ عرصے سے، شاید سالانہ طور پر، منٹ پیشہ ورانہ پابند ہوسکتے ہیں.
