اسٹاف کے اجلاسوں کے منٹ سے متعلق فیصلوں کی ایک تحریری ریکارڈ فراہم کی جاتی ہے، معاملات پر بحث، ووٹ لیا، تفویض کردہ اور عملے کو متاثر کرنے والے دیگر معاملات. میٹنگ کے تفصیلات کے ساتھ ساتھ بات چیت کے سلسلے پر قبضہ کرنا ضروری ہے. آپ میٹنگ کے دوران بولے گئے ہر لفظ کو ریکارڈ کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن آپ کو شرکاء کو میٹنگ کے درست ریکارڈ کے ساتھ فراہم کرنے کے قابل ہونا چاہئے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
نوٹ لینے کے اوزار
-
ریکارڈر
اس کمرے کا دورہ کرنے کے لۓ میٹنگ کے لئے تیاری کرو کہ آپ کو بہترین وینٹیج پوائنٹ حاصل کرنے کے لۓ بیٹھ کر بجلی کی دکانوں کو تلاش کرنا چاہئے جہاں آپ کو ضرورت ہو. گزشتہ منٹ میں اپنے آپ کو حاصل کرنے کے لئے پچھلے منٹ ملاحظہ کریں کہ ماضی میں کس طرح منٹ ریکارڈ کیے جائیں.
عنوان کے ذریعے منٹ کو منظم کرنے میں مدد کرنے کے ایجنڈا کا ایکپی حاصل کریں. مدعو شرکاء کی ایک فہرست حاصل کریں اور حاضریوں کو تصدیق کریں کہ وہ اجلاس میں داخل ہونے کے بعد سائن ان کریں.
ملاقات کی تاریخ اور وقت یاد رکھیں. ہر تحریر لکھیں کیونکہ یہ پیش کیا گیا تھا، الفاظ کے لئے لفظ. ووٹوں کو ریکارڈ اور کس طرح بہت سے ووٹ ریکارڈ کیے گئے ہیں. تحریک سازی کا نام اور کون سا سیکنڈ تحریک شامل کریں.
اہم بات چیت جیسے بجٹ، انتخابات یا کمپنی کے واقعات کی منصوبہ بندی کو نمایاں کرنے کے لئے گولی پوائنٹس کا استعمال کریں. اس بات کو نوٹ کریں کہ اس بحث کے دوران عمل اور موافقت سامنے آئی اور ہر بیان کو کونسا بنا دیا. نتائج کے ساتھ ہر بحث کے موضوع کو لپیٹ کریں، جو ایک تحریک اور ووٹ ہو گی، موضوع یا تحقیق کی تحقیق کے لئے ایک تفویض ہوگی.
واضح کرنے کے لئے ایک آسان، آسان پڑھنے والی شکل میں لمحے لکھیں انہیں پیروی کرنا آسان بنانے کے لئے. منٹ سے زیادہ مؤثر طریقے سے بنانے کیلئے تیار کردہ ایپس اور آلات تلاش کریں. اگر آپ ونڈوز کا استعمال کرتے ہیں تو ان پر ویب سائٹس پر انحصار کی جا سکتی ہے. لکھنے کے اوزار کے لئے evernote.com کی جانچ پڑتال کریں، نوٹ لینے اور منسلک منٹ کے اوزار کے لئے agreedo.com، اور منٹ منٹ کے حصول کے لئے آسان اور آسان طریقے سے Google Docs.
جیسے ہی آپ میٹنگ کے بعد کر سکتے ہیں، منٹوں کو لکھیں جبکہ آپ کے دماغ میں اب بھی بات چیت تازہ ہے، بہتر طور پر 24 گھنٹوں کے اندر. تیسرا شخص بھر میں لکھیں.
مینیجر یا سپروائزر کو ایک مسودہ بھیجیں جس نے میٹنگ کی میٹنگ کی باقی باقی شرکاء کو منٹ بھیجنے سے قبل جائزہ لیا. اجلاس میں حاضر ہونے میں اصلاحات کریں اور ایک کاپی سبھی کو بھیجیں. مناسب دستاویزات جیسے بجٹ کی ایک نقل، کارروائی کی فہرست کی فہرست یا رابطہ نمبروں کی فہرست میں شامل کریں.
تجاویز
-
منٹ لینے کے عمل کو آسان بنانے کے لئے ٹیمپلیٹ بنائیں. عملے کے منٹ لینے کے دوران اس سے زیادہ استعمال کریں.
اگر آپ درستگی کے بارے میں فکر مند ہیں تو ریکارڈنگ آلہ استعمال کریں. شرکاء کو بتائیں کہ وہ آپ کے ریکارڈر کو تبدیل کرنے سے قبل ریکارڈ کیا جا رہا ہے.
انتباہ
جب آپ بحث کا سراغ لگاتے ہیں یا نقطہ نظر کو سمجھنے میں ناکام ہوجاتے ہیں تو فجیج نہیں اٹھائیں. جب آپ کو الجھن ملتی ہے تو، کارروائی کو روکنے اور واضح کرنے کے لۓ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ صحیح طور پر رپورٹ کریں.
