ایک رپورٹ کے میمو ٹرانسمیشن پیج کے افعال جیسے کہ دوبارہ شروع کا خط لکھتا ہے. قارئین کو اپنے ذاتی پچ کے طور پر اس کے بارے میں سوچو. آپ وصول کنندہ کو کہیں گے کہ اگر آپ اس شخص کو اس شخص کے بارے میں اطلاع دے رہے تھے، لیکن پہلے اپنے خیالات کو جمع کرتے ہیں.
آپ لکھنے سے پہلے، یہ بتانا ضروری ہے کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. اپنے سامعین کی شناخت کریں اور اپنی مخصوص ضروریات اور خواہشات کا جائزہ لیں. ان پوائنٹس پر غور کریں جب ٹرانسمیشن کے ایک میمو اور آپ کی باقی رپورٹ یا تجویز کو مسودہ کیا جائے.
سادہ میمو فارمیٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے ٹرانسمیشن کے میمو کو ایڈریس. اگر آپ کی تنظیم میں ایک میمو ٹیمپلیٹ کا استعمال ہوتا ہے. اگر اس سیٹ اپ کو ابتدائی نقطہ کے طور پر استعمال نہیں کرتے تو:
میمورانڈم
کرنے کے لئے: وصول کنندگان کا نام اور عنوان سے: آپ کا نام اور عنوان تاریخ: آپ اپنی رپورٹ میں تبدیل ہونے کی تاریخ موضوع: رپورٹ کا نام
ایک افتتاحی بیان لکھیں. مثال کے طور پر "اس رپورٹ میں آپ کی درخواست کی گئی ہے." اسے طویل ہونے کی ضرورت نہیں ہے. کچھ آسان الفاظ یہ کام ملیں گے. اس پیراگراف اور باقی کے میمو کے لئے کاروباری بلاک کی شکل کا استعمال کریں. ہر ایک پیراگراف کے درمیان ایک مشکل واپسی یا خالی جگہ رکھیں، لیکن نئے حصے کو شروع کرنے سے پہلے ٹیب یا اندرونی نہ کریں.
ایک تعارفی پیراگراف لکھیں. رپورٹ کی گنجائش بیان کریں، بالکل وہی کیا ہوگا جو آپ کو اپنی معلومات جمع کرے گی.
میمو کا جسم لکھیں. وضاحت کریں کہ ریڈر کے لئے رپورٹ کس طرح مفید ہو گی. اپنے اہم نتائج پیش کرتے ہیں اور اپنے ناظرین کے دلچسپ دلچسپی یا خصوصی مفادات کو نمایاں کریں. کسی بھی معلومات جو اس رپورٹ کو مزید مفید بنائے گی یا آپ کے قارئین کے قابل رسائی اس سیکشن میں شامل کیا جاسکتا ہے. آپ یہاں تک کہ مزید تحقیق کے لئے تجاویز بنانا چاہتے ہیں.
ایک اختتامی پیراگراف کی تشکیل کریں. آپ کے قارئین کا شکریہ ادا کرنے کا ایک مختصر نوٹ لکھیں اور شریک کارکنوں سے موصول ہونے والی کسی بھی بڑی مدد کو تسلیم کریں. ساتھ ہی، کسی بھی پوائنٹس کو واضح کرنے کے لئے پیش کرتے ہیں یا ضروری ہو تو مزید کام کریں.
ہجے اور گرامر کی غلطیوں کے لئے دستاویز کی جانچ پڑتال کریں.
اپنے ساتھی کو اپنے کام کا ثبوت پیش کرو. اس کی نئی آنکھوں میں بدمعاش تقریر اور ٹائپس پر صفر ہو گی.
کسی بھی ضروری تبدیلیوں کو بنائیں اور اپنے ثبوت کے ریڈرر کی تجاویز کو شامل کریں.
اپنی باقی رپورٹ میں ٹرانسمیشن کے اپنے مکمل میمو داخل کریں. مواد کے ٹیبل سے پہلے اور رپورٹ کے عنوان کے صفحے کے بعد اسے رکھیں.
تجاویز
-
آپ کی رپورٹ کے ٹرانسمیشن اور دیگر سابقہ حصوں کے میمو کو لکھیں، کیونکہ وہ باقی دستاویزات کو واپس بھیجتے ہیں.
انتباہ
ٹرانسمیشن کے میمو اندرونی دستاویزات کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. اگر آپ کی رپورٹ کسی باہر کے سامعین کے لئے ارادہ رکھتی ہے، تو ممکنہ کلائنٹ کی طرح، بجائے ٹرانسمیشن کا ایک خط لکھیں. معلومات ایک ہی ہو گی لیکن آپ کے دستاویز کو حل کرنے کے لئے تشکیل دینے والے کاروباری خط کا استعمال کریں گے.
