ایک صورت حال کی رپورٹ بالکل وہی ہے جس کا نام اس کا مطلب ہے: تصدیق شدہ، حقیقت پسندانہ معلومات پر مشتمل ایک صورت حال پر ایک رپورٹ جس میں "واقعہ، حال، کب، اور کس طرح" واقعہ یا صورت حال کی واضح تصویر پیش کرتا ہے. بہت سے تنظیموں کی حالت حال کی رپورٹوں کا استعمال کرتے ہیں تاکہ وہ ان کی انفارمیشن اور انفارمیشن کو درست اور مناسب فیصلہ کرنے کی ضرورت پیش کرے. ایمرجنسی مینجمنٹ تنظیموں، سرکاری اداروں، مسلح خدمات، کاروباری اداروں، قانون نافذ کرنے والے اداروں، انسانی تنظیم غیر سرکاری تنظیموں اور سفارت کاروں نے صورتحال کی رپورٹیں پر منحصر ہے.
صورتحال کو واضح طور پر واضح کریں. اگر یہ واقعہ قدرتی آفت تھا تو، آفت کے علاقے کو دیکھیں اور زمین، بنیادی ڈھانچے اور آبادی پر اثرات کو نوٹ کریں. ایک صورت حال کی رپورٹ لوگوں کو ان متعلقہ حقائق کو فراہم کرے گی جنہوں نے ان حقائق پر اپنے فیصلے کی بنیاد رکھی ہے. احتیاط سے ملاحظہ کریں. تصور اور رائے ایک صورتحال کی رپورٹ میں نہیں ہے.
ان تمام لوگوں سے بات کریں جن سے آپ کو معلومات کی ضرورت ہے. ہر تنظیم جس کی صورت حال کی رپورٹوں کی ضرورت ہوتی ہے یا پیدا کرتی ہے وہ اس سے متعلق افراد کی فہرست میں شامل ہوسکتی ہے جو رابطہ کرنے اور ڈوبنے کی ضرورت ہوتی ہے. ہر بات چیت کے دوران اچھے نوٹ لیں کیونکہ آپ اس ڈیٹا کو رپورٹ میں شامل کریں گے.
ڈیٹا جمع اور جمع مقصد یہ ہے کہ ایونٹ اور اس ایونٹ کے نتائج کے ممکنہ ترین تصویر کو ممکنہ طور پر پیش کریں. صورت حال کے ہر پہلو کے بارے میں تفصیلات نوٹ کریں: کیا ہوا، جس پر، وقت، تاریخ اور مقام کی تفصیلات، بنیادی ڈھانچے پر اثرات اور مقامی آبادی کا جواب کس طرح ہوتا ہے. بہت سے اداروں میں ایسی صورت حال کی رپورٹ کے لئے ایک معیاری شکل ہے جو کچھ قسم کی معلومات کی درخواست کرتا ہے. اگر ایسی شکل موجود ہے تو اسے استعمال کریں. یہ اعداد و شمار کے مجموعے کو تیزی سے اور زیادہ سے زیادہ درست بنائے گا.
رپورٹ کو منطقی ترتیب میں ترتیب دیں. تمام متعلقہ معلومات شامل کریں. واقعات کی وضاحت کرنے کے لئے واضح اور جامع الفاظ کا استعمال کریں، adjectives اور adverbs سے بچنے کے. باقاعدگی سے پیش رفت کی رپورٹ ممکنہ طور پر ابتدائی صورتحال کی رپورٹ پر عمل کریں گے، لہذا آپ کو صرف اس کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے کہ اس وقت کیا ہو رہا ہے، نہیں مستقبل قریب میں کیا ہو سکتا ہے.
رپورٹ کے آغاز میں کلیدی نمائش یا ایگزیکٹو خلاصہ سیکشن میں شامل کریں، لیکن صرف اس کے بعد تمام اعداد و شمار جمع کیے جائیں اور منطقی حکم میں ڈالیں. حقائق اور اعداد و شمار کا استعمال خلاصہ یا نمائش کے حصے کو مصروف اعلی افسروں کے لئے سب سے اہم معلومات سب سے پہلے پڑھنے کے لئے ضروریات کو پورا کرنے کی ضرورت ہے.
تجاویز
-
رپورٹ کے قارئین کو یاد رکھنا اور اس صورتحال کے بارے میں کیا جاننے کی ضرورت ہے.
