رپورٹنگ کو ہینڈل کرنے والے ایک بنیادی آلے ہیں جو باہر جانے والے ملازمت کا استعمال پچھلے کام کی نئی کرایہ پر آگاہ کرنے اور ہموار ملازمت کی منتقلی کو یقینی بنانے کے لئے کیا ضرورت ہے. اس قسم کی رپورٹ کئی مختلف طریقوں سے استعمال کی جا سکتی ہے. اس میں ایک سادہ تبدیلی کی تبدیلی یا مستقل متبادل ملازم کے لئے معلومات شامل ہوسکتی ہے. رپورٹ میں تمام لازمی معلومات میں شامل ہونا لازمی ہے جس میں آپ کے لے جانے والے شخص کو یقینی بنایا جاسکتا ہے کہ آپ اپنی پوزیشن چھوڑنے کے بعد غیر ضروری اور غیر ضروری مسئلہ پیدا ہوجائیں.
ملازم ہینڈوور کی رپورٹ کی تیاری
آپ اپنے ہینڈوور نوٹ کی تعمیر شروع کرنے سے پہلے آنے والے ملازم کو جاننے کی ضرورت ہوگی. آپ روزانہ کی بنیاد پر کیا کریں، اسی طرح چیزیں جسے آپ ہفتہ وار، ماہانہ یا سالانہ کرتے ہیں. آپ کی بنیادی ذمہ داریوں اور فرائضوں کے علاوہ معلومات شامل کریں، جیسے اہم رابطے، پروٹوکول، کمانڈر کی چین، پاس ورڈ، چابیاں، اہم تاریخ، ٹریننگ پروگرام اور کسی دوسرے کام کی مخصوص معلومات.
ضوابط اور ترجیحات کے متعلق سوچیں
جب آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کی فہرست مکمل ہو گئی ہے، تو فہرست کو ترجیحات، فریکوئینسی، معلومات اور ترتیب کی نوعیت کے ذریعہ توڑنے شروع کریں. موجودہ منصوبوں کی فہرست، ان کی تاریخوں یا باروں نے شروع کیا، ان کی ترقی اور ان کی متوقع تاریخ یا وقت کو کس طرح پیش کرنا چاہئے. آنے والی ملازم کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ وہ کونسی کاموں کے لۓ انہیں ترجیح دینا پڑے گی.
کلیدی مقاصد کے ساتھ شروع کریں
پوزیشن کے لئے اہداف کا ایک خلاصہ لکھنا شروع کریں - آپ اور کمپنی - تاکہ آپ کے متبادل کو معلوم ہے کہ وہ کہاں شروع کریں گے. اس کے بعد کیا رپورٹ کے مقصد پر منحصر ہے. تبدیلی کے لۓ تبدیلی کی رپورٹ کے لۓ، مثال کے طور پر، آپ کو آپ کے شفٹ پر کیا شروع کیا گیا تھا اور اگلے ہی تک مکمل ہونے کی ضرورت ہے. اس کے علاوہ، مکمل کاموں کو نوٹ کریں، لہذا آنے والے تبدیلی آپ نے کیا کیا نقل نہیں کی ہے. ایک مستقل، مستقل ملازمین کے لئے، مختصر اور طویل مدتی دونوں منصوبوں کی ایک فہرست لکھیں جو آپ فی الحال کام کر رہے ہیں اور ساتھ ہی قابل ذکر منصوبوں جو آپ نے ماضی میں مکمل کیے ہیں. تمام تاریخوں اور آخری بار شامل کریں جو نئے شخص کو جاننے کی ضرورت ہے.
تجاویز اور وسائل شامل کریں
ہاتھوں میں کامیابی سے مکمل طور پر مکمل کرنے کیلئے تجاویز بھی شامل کرنے میں مددگار ثابت ہوتا ہے. مثال کے طور پر، آپ کو اپنے متبادل کے لئے ملازمت کے مخصوص دستاویزات اور اشیاء کے مقام کی تفصیلی ڈائریکٹری ہوسکتی ہے، اس کے علاوہ ہاتھ سے ملازم افراد کے لئے رابطے کی معلومات کا تعین کرنے کے علاوہ. ممکن ہو تو، پیداوار اور کارکردگی کو بہتر بنانے کے طریقوں کو شامل کریں. یہ آپ کو متبادل کے عمل کے بہاؤ میں بغیر کسی رکاوٹ کے بغیر شروع کرنا جاری رکھنے کے لۓ ٹولز دے گا اور کامیاب نتائج کا امکان بڑھاتا ہے.
سانچہ استعمال کریں
ایک ملازم کی منتقلی کی رپورٹ بنانے کے عمل کو آسان بنانے کے لئے، اپنے دفتر کو ایک کمپیوٹر کمپیوٹر پروگرام کے ذریعہ بنائیں. ایک موجودہ ہینڈوور رپورٹ سانچے کا استعمال کریں یا اپنی مرضی کے مطابق کام پر مبنی اشیاء پر مبنی بنائیں - "انجن کی تلاش کے سانچے" ٹائپ کرنے والے انجن میں تلاش کے انجن میں بہت سارے مثالیں واپس آنا چاہئے. اور اس بات کا یقین کرنے کے لۓ کہ آپ کو نئے ملازم کے لئے تمام متعلقہ معلومات دستیاب ہے اس سے پہلے کہ آپ کی پوزیشن سے نکلنے سے پہلے ہینڈوور کی رپورٹ کو ثابت کرنے کے لئے مت بھولنا.
