اندرونی کنٹرول اور عمل کی دستاویزات کو مشکل ہوسکتا ہے. پیچیدہ عمل سٹائل کو سمجھنے کے لئے آسان میں پیش کی جاتی ہیں اور یہ آسان کام نہیں ہے. آپ کو اچھا کام کرنے کے لئے زبانی اور تحریری شکل دونوں میں بہترین مواصلات کی مہارت ہونا ضروری ہے. اچھے دستاویزات بنانے کے لئے اقدامات ملازمین، مشاہدے، تشخیص اور تنظیم کے ساتھ انٹرویو میں شامل ہیں. دستاویزات بنانے کا ایک اہم پہلو بعد میں ترمیم کرنے کی اجازت دیتا ہے. عمل میں تبدیلی اور نتیجے کے طور پر، دستاویزات کو بھی تبدیل کرنا ضروری ہے.
ملازمین انٹرویو یہ عمل اس مرحلے میں پہلا قدم ہے. تصورات مت کرو اور اپنی سمجھ کو چیک کرنے کے لئے سوالات پوچھیں. ملازمتوں سے پوچھیں کہ وہ آپ کے بارے میں کیا کہہ رہے ہیں. اگر کوئی کسی کاغذ کو منظور کرنے کی ضرورت ہے، تو اس کاغذ کو دیکھنے کے لۓ. کچھ لوگوں کو ٹیپ ریکارڈر استعمال کرنا پسند ہے اور پھر وہ معلومات کو ٹرانسمیشن کرتے ہیں. یہ ایک اچھا خیال ہوسکتا ہے اگر کوئی بات کر رہا ہے اور بہت ساری تفصیلات کے ساتھ ایک ہی وقت میں عمل دکھا رہا ہے. "دکھائیں اور بتاؤ" جانے کا راستہ ہے.
اپنے ارد گرد کا مشاہدہ کریں. اگر عمل درخواستوں کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے انوائس کو منسلک کرنا ہے، مثال کے طور پر، اگر یہ اصل میں کیا جا رہا ہے تو نوٹ. بہت سے لوگ لوگ آپ کو ایک خاص عمل کرنے کا صحیح راستہ بتاتے ہیں، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہوتا کہ یہ کیا کام ہے. چونکہ آپ حقیقت پر دستاویزی کر رہے ہیں، اس عمل کو دیکھتے ہوئے انٹرویو کے دوران واضح معلومات کو بہتر بنانے کے لئے قیمتی ہوسکتا ہے. کابینہ بھرنے کے لۓ دیکھو، اور نوٹ کریں کہ کون سا کاغذات جن کے پاس اپنے مکان میں ہیں.
اس دستاویز کو مستحکم کرتے ہوئے ایک عمل کی مؤثریت کا اندازہ کریں. اگر آپ دیکھتے ہیں کہ عمل کام نہیں کر رہے ہیں یا دو مرتبہ انجام نہیں دیتے ہیں، تو اس کی وضاحت کرتے ہیں. یہ آپ کے کام کی دستاویزات کے عمل میں قدر شامل کرنے کے لئے یہ بہترین طریقہ ہے. جب آپ ایک عمل کا اندازہ لگاتے ہیں، تو آپ اس کو غور سے دیکھ رہے ہیں اور آپ کو اصلاحات کے لئے تجاویز بنا سکتے ہیں. سفارشات کرتے وقت یقینی بنائیں پیروی پروٹوکول. یاد رکھو: اگر آپ کی سفارشات کی وجہ سے عمل تبدیل ہوجائے تو، آپ کو بہتر طریقوں کی دستاویز کی ضرورت ہوگی- نہ صرف پرانے ایک.
فولڈرز میں بینڈرس اور آن لائن میں فائل دستاویزات. دستاویزات کو معیاری کرنے کے لۓ ٹیمپلیٹس کو پڑھنے کے لئے آسان رکھنے میں مدد ملتی ہے. ہر بائنڈر یا فولڈر کو اس علاقے میں معلومات کے ساتھ ایک انڈیکس ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، آپ اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی کے بارے میں ایک بائنڈر ہوسکتا ہے جہاں آپ کو دستاویزات کی دستاویزات اور بہاؤ فائلوں کی فائلوں کو فائل مل سکتی ہے. آپ پیروال کے بارے میں ایک اور بائنڈر اور ابھی تک اکاؤنٹس وصول کرنے کے بارے میں ایک اور ہو سکتا ہے. پروسیسنگ پر دستاویزات کو علیحدہ کرنے میں صارفین کو معلومات تلاش کرنے میں مدد مل سکتی ہے. دستاویزات کے آرڈر کے حوالے سے تمام بینڈرز پر ایک ہی تنظیم ہے، سامنے کے مواد کی میز، وغیرہ. یہ بہت اہم ہے جب تبدیل کرنے کی ضرورت ہے اور ایک مخصوص شے کو فوری طور پر تلاش کرنے کی ضرورت ہے.
تجاویز
-
اپنے دستاویزات کو تخلیق کرنے کے لئے لفظ یا دوسرے پروگرام کا استعمال کریں.
اپنے صنعت کے مخصوص دستاویزات کے سافٹ ویئر پر غور کریں جو لکھنا اور نظم و نسق میں آپ کو وقت بچائے. واضح اور بہتر بنانے کے لئے دونوں روایات اور بہاؤچارت کرنے کے بارے میں غور کریں جڑون یا ابتدائی استعمال سے بچیں
دیگر خیالات میں شامل ہیں: مختصر الفاظ لکھیں اور غیر فعال آواز سے بچیں؛ فیصلہ نہ کرو یا فیصلہ نہ کرو. مثال کے طور پر، اچھا استقبالیہ کے بارے میں نہیں لکھیں. استقبالیہ کے بارے میں لکھیں. لوگوں کے اصلی نام کا استعمال نہ کریں- ہمیشہ پوزیشن کا نام استعمال کریں اور ان دستاویزات کو پوری طرح سے برقرار رکھیں؛ ایک درست مینیجر یا سپروائزر ہے کہ یہ یقینی بنائیں کہ یہ درست ہے تاکہ آپ کی دستاویزات پڑھیں. دستاویزات میں رازداری کی معلومات کے بارے میں غور کریں. چیک دستخط کے مثالیں دکھائیں یا اس میں رازداری کی تنخواہ کی معلومات نہ دکھائیں.
انتباہ
اپنے دستاویزات کے صارفین سے آگاہ رہیں. ان میں نہ صرف داخلی افراد، بلکہ آڈیٹر اور دیگر حصول دار بھی شامل ہیں. یہ بہت ہی دکھائی دیتا ہے. لہذا، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے کام میں کوئی شرمناک گرامر یا حائل غلطی نہیں ہے.
