جب آپ کسی کاروبار کو منظم کرتے ہیں تو اس کے حصول دار، مینیجرز اور گاہکوں کو کارکردگی، وشوسنییت اور سیکورٹی کی توقع ہوگی. یہ خاص طور پر مالی لین دین کا سچ ہے. اندرونی کنٹرول کو یقینی بناتا ہے کہ تمام کاروبار یا تنظیم سازی کے عمل کو ان مطالبات کو پورا کریں. تاہم، آپ کے داخلی کنٹرول سیٹ اپ کے اندر کسی بھی کمزوریوں کی نشاندہی کرنا ضروری ہے. ان کی کمی کو توڑنے کے کئی ذرائع ہیں اور معلومات آپ کے مدد کے لئے دستیاب ہیں. مثال کے طور پر، سیکوروریزس اور ایکسچینج کمیشن نے اندرونی کنٹرول کی نگرانی کے لئے ہدایات جاری کی ہیں.
آپ کے تمام اندرونی کنٹرول کے طریقہ کار کی فہرست. اس میں مالی ٹرانزیکشنز، مصنوعات کے ڈیزائن اور جانچ، خریداری کے طریقہ کار اور اندرونی آڈیٹنگ دستاویزات شامل ہوں گے. اس بات کا پتہ لگائیں کہ آپ اس سے پہلے کہ آپ کے طریقہ کار کا معائنہ کرنے سے پہلے کام کر رہے ہو. کمپنی یا تنظیم کے حصوں کی شناخت کرنے کی کوشش کریں جو دوسروں سے کہیں زیادہ خطرہ ہوسکتی ہے. آپ کے کنٹرول کے ڈیزائن کا بھی جائزہ لیں. اس میں عام طور پر دستاویزی، تنظیم، فرائض کی علیحدگی، رائے اور تربیت شامل ہو گی.
آپ کے کنٹرول کے تمام طریقہ کار کے لئے خطرے کی تشخیص پر عمل کریں. اپنے کاروبار یا تنظیم میں سب سے زیادہ ممکنہ ناکامی کی شناخت کریں. خطرے کا تعین عام طور پر میز کی شکل لیتا ہے. ہر نئے خطرہ کو قطار میں ڈال دیا جاتا ہے. خطرے کی جانچ پڑتال کے لئے، کئی کالمز شامل کریں جو غلط ہو سکتی ہیں، کیوں، جو اس خاص عمل کا ذمہ دار ہے، جو اس کا معائنہ کرتا ہے، حل اور جب ذمہ دار شخص نے کارروائی کی.
اندرونی آڈٹ کا انتظام اس میں اسٹاک اور اثاثہ کی فہرست، نقد مصالحت اور قابل ادائیگی اکاؤنٹس شامل ہوں گے. نقد مفاہمت کا مطلب یہ ہے کہ آمدنی اور اخراجات کے مقابلے میں کمپنی کی ملکیت مائع نقد رقم درست ہے. قابل تفتیش کے اکاؤنٹس قابل اطمینان معنی ہیں کہ تمام ادائیگی صحیح کمپنی یا فرد پر جا رہے ہیں. یہ داخلہ (اکاؤنٹس ڈیپارٹمنٹ) اور بیرونی (بینکوں) دونوں کے تمام مالی بیانات کے خلاف کراس حوالہ دینا چاہئے.
جدید اندرونی کنٹرول کے طریقوں اور طریقوں پر عملے کو تعلیم دیں. اندرونی کنٹرول، کاروبار کے بہت سے دوسرے پہلوؤں کی طرح، مسلسل تیار. کسی بھی تبدیلی کے اپنے ملازمین کو مطلع کریں اور انہیں اچھی تربیت یافتہ رکھیں. اندرونی کنٹرول کی ناکامیوں کی ایک اہم وجہ علم اور تربیت کی کمی ہے. عملے کی تربیت کے دوران ٹیسٹ کارکنوں کا علم اور جائزہ لینے والے سیشن منعقد.
اپنے اندرونی کنٹرول کے عملے کی نگرانی کریں. عام طور پر ان لوگوں کے ذریعہ خطرے کی تشخیص پیدا ہوتی ہیں جو اندرونی کنٹرول کرتے ہیں. نگرانی یا بیرونی انسپکشنز کا سلسلہ ممکنہ کمزوریوں کی نشاندہی کرنے کے لئے تیسرے فریق کے لئے جگہ کی اجازت دیتا ہے. یہ عمل خود کو کنٹرول کرنے والے افراد کی نگرانی کے لۓ عمل کر سکتا ہے. بیرونی آڈیٹنگ کمپنی عام طور پر اس طرح کی معائنہ کرتا ہے. زیادہ سے زیادہ کاروباری معتبر بیرونی آڈیٹر کے ساتھ تعلقات رکھتے ہیں.
کسٹمر اور اسٹاک ہولڈر کی رائے کی جانچ پڑتال کریں. کیا عام شکایات ہیں؟ کیا اندرونی کنٹرول کے کسی بھی خلاف ورزی تھی؟ مثال کے طور پر، اگر بہت سے گاہکوں کو اسی پروڈکٹ کی ناکامی کی اطلاع، جیسے ناقابل بٹن، آپ کو مسئلہ کو تلاش کرنے کے لئے آپ کی کمپنی کے طریقہ کار کے ذریعے بیک اپ کام کرسکتے ہیں. یہ عام طور پر جائزہ لینے کا مطلب ہے، ریورس آرڈر، ترسیل، اسمبلی، تعمیر، جانچ اور ڈیزائن میں.
محکمہانہ رپورٹس کو دیکھو. کیا وہاں اس کمپنی کے ایسے علاقوں ہیں جو بدتر ہو گئے ہیں یا توقع نہیں کر رہے ہیں؟ اس طرح کے مسائل دوسرے عوامل کی وجہ سے ہوسکتے ہیں لیکن کسی بھی قسم کی اندرونی کنٹرول کی ناکامی کا اشارہ بھی کر سکتا ہے. ہر محکمہ یہ کیا کرتا ہے اس کو کنٹرول اور نگرانی کرنے میں کامیاب ہے؛ لیکن کاروباری رپورٹوں کو مجموعی طور پر کاروبار کی عکاسی کرنے کے ساتھ مل کر ایک دوسرے سے باہمی تعلقات کی ضرورت ہے. ان کی جانچ پڑتال کریں کہ ہر شعبے میں قابو پانے والے کمزوریوں کی اطلاع دینے کے لئے اس کے عملے کے لئے ایک کافی میکانزم ہے.
