کانفرنس کال مختلف جگہوں پر لوگوں کے گروپ کے ساتھ ایک اجلاس کی اہلیت کے لئے مفید ہیں جو فیصلے کرنے کی ضرورت ہے. وکلاء کے ایک گروہ کو ان کے کلائنٹ کے کیس کے لئے ایک حکمت عملی سے ملنے اور فیصلہ کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے، یا بانسریٹیٹس کا ایک گروپ شادی کی شاور کی منصوبہ بندی کرنے کی کوشش کر رہا ہے. ایک کانفرنس کال لوگوں کے ایک گروپ میں منٹوں میں فیصلہ کرنے میں مدد کرسکتا ہے، جس میں ای میل سے زیادہ دن لگ سکتا ہے اور شخص میں کرنا ناممکن ہو سکتا ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ٹیلی فون
-
اجلاس شیڈولنگ سافٹ ویئر
ان لوگوں کو شناخت کریں جو آپ کو کانفرنس کال میں مدعو کرنے کی ضرورت ہے. پھر ہر شخص کی حاضری کی اہمیت کو ترجیح دیتے ہیں. اگر آپ کے کانفرنس کی کال میں کال کرنے والے تین یا چار لوگ ہیں، تو مدعو کی فہرست کو ترجیح دینا ضروری نہیں ہے. لیکن اگر آپ چھ یا زیادہ لوگوں کو مدعو کر رہے ہیں، تو یہ ممکن ہے کہ تنازعہ شیڈولنگ ہو جائے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ اہم فیصلہ ساز شرکت کرنے میں کامیاب ہوں گے.
شیڈولنگ کے تنازعات کی شناخت کے لئے اہم حاضری سے رابطہ کریں. معلوم کریں کہ جب اور جب لوگ ایک وسیع مدت کے وقت شہر سے باہر جائیں گے تو جہاز پر اور کال کرنے کے لئے دستیاب نہیں یا دوسری صورت میں شرکت کرنے میں ناکام ہو. ان تنازعات کے ارد گرد اپنے مشن کے وقت کا بندوبست کریں.
تمام حاضریوں کو دعوت نامہ بھیجیں. ای میل، ایائٹ یا دوسرے دعوت نامہ سافٹ ویئر کا پروگرام استعمال کریں. مائیکروسافٹ آؤٹ لک میٹنگ کو شیڈول کرسکتا ہے، دعوت نامہ بھیج سکتا ہے اور دعوتوں کو قبول یا کمی کرنے کی اجازت دیتا ہے. آپ جلدی ایک عام خیال ملیں گے جو کون حاضر ہوسکتا ہے اور کون نہیں کرسکتا. دعوتوں میں ان کے بارے میں تجاویز ہوسکتی ہیں جو ان کے لئے بہتر کام کرتے ہیں، اور وہ میٹنگ کی درخواست میں ان کے ردعمل میں اجنبی اشیاء بھی بھیج سکتے ہیں. آپ کے وصول کردہ رائے کے مطابق اپنے دعوت نامے میں ترمیم کریں.
کال سروس میں استعمال کرتے ہوئے اپنی میٹنگ کا شیڈول کریں. کئی کمپنیاں ہیں جو کانفرنس کالز کی میزبانی کرتے ہیں، جیسے FreeConference اور InstantConference شامل ہیں. اگر آپ کی کمپنی اکثر کانفرنس کانفرنس کالوں کو شیڈول کرتی ہے، تو معلوم کریں کہ اگر آپ کی کمپنی کسی خاص کال سروس میں معاہدے کا حامل ہے.
تمام حاضریوں کو حتمی دعوت نامہ بھیجیں. ان لوگوں کو مدعو بھی بھیجیں جو اصل میٹنگ کی درخواست کو مسترد کرتے ہیں، اگر وہ بعد میں دستیاب ہو جائیں. مدعو میں تمام معتبر معلومات کو شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں، بشمول کال کی تاریخ اور وقت سمیت، ملک کوڈ اور فون نمبر جس میں شرکاء کے ساتھ ساتھ کسی بھی ضروری شراکت دار کا استعمال کرنا چاہئے. اپنے رابطہ نمبر میں شامل کریں تاکہ حاضرین آپ کو براہ راست آپ سے رابطہ کرسکتے ہیں، اگر ان میں ڈائلنگ کا مسئلہ ہو.
تجاویز
-
اگر آپ نے کانفرنس کال کال سروس سے پہلے کبھی نہیں استعمال کیا ہے تو، کالوں کی وضاحت اور آسانی میں آسانی کے بارے میں پوچھیں. کچھ مفت سروسز اور کچھ ایسے ہیں جو فیس کو چارج کرتے ہیں. فیس پر مبنی خدمات کی قیمتوں کا موازنہ کریں اور فیصلہ کریں کہ آپ کی کمپنی کی ضروریات کو بہتر کیا جاسکتا ہے.
