آج، کئی کاروباری ادارے اور ریاستی ایجنسیوں نے اخراجات کی منصوبہ بندی کے ساتھ اخراجات کا اکاؤنٹ تبدیل کردیا ہے. اس اخراجات کی منصوبہ بندی کو منظور شدہ اخراجات کے مقابلے میں دوسرے وجوہات کے لئے کارپوریٹ یا ریاستی اخراجات کے اکاؤنٹ کا استعمال کرنے سے روکتا ہے. تاہم، آپ کو رسید پر اشیاء کی ٹریک رکھنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے؛ اوقات میں ذاتی اخراجات کاروباری اخراجات کے ساتھ مل کر بن جاتے ہیں اور آپ مسئلے کی اطلاع دینے کے لۓ ذمہ دار ہیں اور صرف ان کی ادائیگی کو قبول کرتے ہیں کہ آپ سرکاری کاروباری اداروں کے لئے منحصر ہیں. جب یہ ہوتا ہے تو آپ کو رسیپوں کی وضاحت کرنے کے لئے ایک خط لکھنے کے لئے کہا جائے گا اور واضح کرنے کے لئے کہ کونسی اخراجات کی رقم کی واپسی کی ضرورت ہے.
تاریخ ٹائپ کرکے خط شروع کریں. ایک لائن پر جائیں اور رابطے کے شخص کے نام اور عنوان، کمپنی کا نام، اور علیحدہ لائنوں پر کمپنی کا پتہ درج کریں. ایک اور لائن کی جگہ پر جائیں اور "محترمہ محترمہ / میر. (آخری نام)" لکھیں.
خود کو شناخت کریں اور فوری طور پر اپنے خط کے لئے مقصد کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر، "میرا نام اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ سے جیل ہیریسن ہے، اور میں اپنے حالیہ کاروبار سے متعلقہ اکاؤنٹس سے اپنے رسیدوں کو وضاحت کرنے کے لئے لکھ رہا ہوں کہ واضح کرنے کے لئے کہ مجھے کونسی چیزیں جنہیں مجھے رقم ادا کرنا چاہئے اور میرے ذاتی اخراجات کی ضرورت نہیں ہے. باز ادائیگی."
اخراجات کو تفصیل سے شمار کریں جس میں کسی شمار شدہ فہرست میں رقم ادا کی جاسکتی ہے، اور مناسب رسید اور شخص کو ریفرنمنٹ پروسیسنگ کی مدد کرنے کے لئے رسید کی تاریخ کا حوالہ دیتے ہیں. اگر آپ کا ادارہ فی دن کی بنیاد پر کام کرتا ہے، جس پر آپ فی دن کھانے، استقبال یا دیگر اشیاء کے لئے صرف ایک مخصوص ڈالر کی رقم مختص کردیئے جاتے ہیں، تو ہر روز اخراجات کو توڑنے کے لۓ پروسیسر دیکھ سکتے ہیں کہ اگر آپ ہر دن کی رقم کے تحت رہیں گے.
فہرست اخراجات جو آپ کے ذاتی اخراجات کے رسید پر شائع ہوتے ہیں. آپ کو اس بات کی وضاحت کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ یہ کیا ہے، صرف یہ بتائیں کہ یہ آپ کا ذاتی چارج ہے. ان اخراجات کا بھی مجموعی طور پر دیں. آپ کے کاروبار یا تنظیم بھی آپ سے ان ذاتی اشیاء سے متعلق متعلقہ ٹیکس کے اخراجات کو ہٹانے کے لئے درخواست کر سکتی ہے کہ وہ رقم کی رقم سے لے لے.
آپ کو رقم کی ادائیگی کرنے کے لۓ مجموعی طور پر فراہم کریں، اس کے ساتھ ساتھ آپ کے لئے ادائیگی کرنے سے انکار کر دیا جائے گا. ان دو نمبروں کو رسید پر مجموعی رقم کی رقم میں اضافہ کرنا چاہئے. اس رقم کی رقم جسے آپ ان کی ادائیگی کی درخواست کر رہے ہیں دے اور اس رقم کی رقم جس سے آپ ان کے لئے ادائیگی کرنے سے انکار کر رہے ہیں؛ اکثر تنظیموں کو آپ کو قانونی وجوہات کے لئے واضح زبان میں یہ بیانات ڈالنے کی ضرورت ہوتی ہے.
اپنے وقت کے لئے پروسیسر کا شکریہ ادا کرتے ہیں اور رسید کے ذریعے ترتیب دینے کے لئے تکلیف کے لئے معذرت خواہ ہیں. اگر آپ کے پاس رسیدوں کے الزامات کے بارے میں کوئی سوال ہے تو اس میں اپنا کام ٹیلی فون نمبر اور ای میل ایڈریس فراہم کریں.
"باطنی طور پر،" ٹائپ کرکے خط کو بند کریں اور تین قطار خالی جگہیں چھوڑ دیں. اپنے مکمل نام اور عنوان کو ٹائپ کریں. کمپنی کو خط سرپرست پر خط پرنٹ کریں اور اپنا نام ٹائپ کردہ نام کے اوپر نشان زد کریں. خط اور رسید دونوں کی ایک نقل بنائیں اور اپنے ریکارڈ کے لۓ ان کو برقرار رکھیں. خط سے رابطہ فرد کو ای میل کریں جو دوبارہ ادائیگی پر عمل کریں گے.
