کاروباری ادارے فروخت کرنے میں مدد کرنے کے لئے اکاؤنٹنگ کے عمل میں ڈیبٹ کے نوٹ اور انوائس استعمال کیے جاتے ہیں. جبکہ ڈیبٹ نوٹ اکاؤنٹس وصول کرنے سے نمٹنے کے لۓ، انوائس مکمل طور پر مکمل فروخت کے ساتھ معاملہ کرتے ہیں جس میں پیسہ پہلے ہی ہاتھوں میں بدل گیا ہے. چاہے ڈیبٹ نوٹ یا انوائس استعمال کیا جاتا ہے، یہ ضروری ہے کہ تمام متعلقہ معلومات کو دستاویز میں شامل کیا جائے تاکہ وہ مستقبل میں اکاؤنٹنگ کے عمل میں استعمال کیا جا سکے.
ڈیبٹ نوٹ
ڈیبٹ نوٹ ایک گاہک کو بھیج دیا گیا ایک نوٹس ہے جو اسے ماضی کی رقم سے مطمئن کرنے کے لۓ بھیجتا ہے. کاروباری اداروں کو ڈیبٹ نوٹ کو جمع کرنے کے لئے زیادہ سے زیادہ اکاؤنٹس بھیجنے کے لئے ایک ابتدائی طور پر استعمال کرسکتے ہیں، جیسا کہ ایک انتباہ ہے کہ اکاؤنٹ پچھلا بننے کے بارے میں ہے، یا ابتدائی ادائیگی کے لئے ڈسکاؤنٹ کے گاہک کو یاد دلانے کے لۓ.
انوائس
فروخت کی ٹرانزیکشن ریکارڈ کرنے کے لئے انوائس استعمال کیے جاتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر ایک کاروبار ایک ایکسپو یا کانفرنس میں ہے اور فروخت کرتا ہے تو، خریدار اور کاروباری ہر ایک انوائس کی ایک کاپی وصول کرتی ہے تاکہ دونوں جماعتوں کو معلوم ہے کہ کیا فروخت کیا گیا تھا، کب اور کتنا. انوائس بھی فروخت کی اشیاء کے ساتھ شامل ہیں جو گاہکوں کو بھیجے جاتے ہیں.
اختلافات
ایک ڈیبٹ نوٹ گزشتہ وسائل کے بارے میں معلومات ہے جو غیر مشروط رہتا ہے، جبکہ انوائس ایک سیلز ٹرانزیکشن ریکارڈ کرتا ہے جو مکمل کیا گیا ہے. ڈیبٹ نوٹ اکاؤنٹس وصول کرنے والے اکاؤنٹس پر مبنی ہیں، جبکہ انوائس فروخت کے لئے استعمال کیے جاتے ہیں جن کے لئے ادائیگی پہلے ہی کی گئی ہے.
استعمال کی مثالیں
اگر ایک گاہک کا اکاؤنٹ ماضی کی وجہ سے ہے، تو ایک کمپنی گاہک کو ڈیبٹ نوٹ بھیج سکتا ہے تاکہ وہ اکاؤنٹ پر نگرانی کرسکتا ہے. نوٹ میں اشیاء یا خریدنے والی اشیاء، خریداری کی تاریخ، خریداری کی قیمت، اصل ادائیگی کی تاریخ کی تاریخ اور کسی بھی فنانس کے الزامات میں شامل ہونا لازمی ہے جو پچھلے ہی اکاؤنٹ میں لاگو ہوسکتی ہے. جب انوائس کا ایک مثال فروخت کی جاتی ہے اور گاہک کو ایک موصول رسید کی درخواست ہوتی ہے. انوائس میں آئٹم خریدا، فروخت کی قیمت، فروخت کی تاریخ اور ادائیگی کے طریقہ کار میں شامل ہے.
