جبکہ ڈیجیٹل عمر کم کاغذ پیدا کرتا ہے، الیکٹرانک اسٹوریج کی طلب میں اضافہ ہوتا ہے. ایک تنظیم کی انفارمیشن مینجمنٹ ٹیم کی طرف سے قائم کردہ رہنمائیوں کو ریکارڈ، رسائی، ذخیرہ اور آخر میں تباہ کرنے کے لئے الیکٹرانک ریکارڈ کی زندگی کے سائیکل کی شرائط کا تعین. الیکٹرانک ریکارڈوں کی زندگی سائیکل میں سب سے زیادہ کاروباری اداروں اور حکومتی اداروں کے لئے تخلیق، استعمال، اسٹوریج اور ڈسپلے شامل ہے. بعض تنظیموں کو بعض ریکارڈوں کا احترام کیا جا سکتا ہے جنہیں انمول تصور کیا جاتا ہے، جیسا کہ ان کی زندگی کا آخری مرحلہ تباہ ہوجاتا ہے.
تخلیق
کسی بھی الیکٹرانک مینجمنٹ سسٹم کے لئے سب سے بڑا چیلنجز مستقبل میں استعمال، دوبارہ حاصل کرنے اور اسٹوریج کے لئے منطقانہ اور باقاعدگی سے نئے ریکارڈ کی منتقلی کی دستاویز ہے. وفاقی اور ریاستی قوانین کے ذہن میں لکھا ہے جس میں تنظیم کی پالیسی دستی کی طرف سے ایک ریکارڈ قائم کیا گیا ہے. اگر زندگی سائیکل کے آغاز سے صحیح طریقے سے شناخت کیا جاتا ہے تو ریکارڈ ریکارڈ کی افادیت ختم ہونے تک ریکارڈ آسانی سے قابل رسائی ہے اور اسے تباہ کر دیا جاتا ہے. تنظیم پر منحصر ہے، کچھ ریکارڈ خود کار طریقے سے اس نظام کے ذریعہ بنائے جاتے ہیں جب کچھ ڈیٹا کمپیوٹر میں درج ہوجائے. دیگر نظاموں کو ایک شخص کو ایک دستی طور پر ریکارڈ بنانے کے لئے کی ضرورت ہوتی ہے.
استعمال کریں
ایک بار ریکارڈ ریکارڈ الیکٹرانک طور پر ہوتا ہے، عام طور پر اسے کاروبار یا سرکاری مقاصد کے لئے معلومات کے آلے کے طور پر تقسیم کیا جاتا ہے. اس وجہ سے، آسان رسائی کے لئے ایک ذخیرہ میں ریکارڈ محفوظ کیا جاتا ہے. فعال ہونے کے باوجود، زیادہ سے زیادہ ریکارڈ گودام ہیں، لیکن ان کی شناختی معلومات کے ساتھ ایک ڈیٹا بیس کے ذریعہ رسائی حاصل کی جاتی ہے جو ریکارڈ لیبل کرتی ہے.
ذخیرہ اور بحالی
ایک فائل کا استعمال کرنے کے بعد اور اب باقاعدہ ضرورت نہیں ہے، ریکارڈ اکثر اکثر غیر فعال طور پر محفوظ کیا جاتا ہے. تنظیمی پالیسی کے طور پر بیان کردہ قواعد کے مطابق ریکارڈز کو تباہ کرنے سے قبل رسائی کے لئے ذخیرہ ہونا ضروری ہے. مناسب اسٹوریج پر اس قدر زور دینے کی وجہ سے رازداری کے مسائل سے متعلق ہے. پرجوش تنظیم سازی پالیسی سیکورٹی ریکارڈ کو ذمہ دار ریکارڈ کی بحالی کا ایک اہم حصہ قرار دیتا ہے.
ڈسپلے
ریکارڈز ایک مخصوص تعداد کے لئے وفاقی اور ریاستی قوانین کی تعمیل کے لئے قابل رسائی ہونا ضروری ہے. ریکارڈ برقرار رکھنے اور ڈسپوزیشن کے بارے میں سب سے زیادہ تنظیمی پالیسی وفاقی اور ریاستی قوانین کا استعمال ریکارڈ برقرار رکھنے کے لئے کم از کم ضروریات کے طور پر استعمال کرتی ہے. کاروباری اداروں کو مقدمہ سازی کے مقاصد کے لئے ریکارڈ رکھنا، اگرچہ وہ ماضی میں لے جانے والے مخصوص کاروبار کے اعمال سے بچنے کے لئے مجبور ہوتے ہیں. کس طرح ریکارڈ خارج کر دیا گیا ہے اہم اہمیت میں سے ہے. چونکہ الیکٹرانک فائلوں کو ماہر ہاتھوں میں بحال کیا جاسکتا ہے، یہ اہم ہے کہ الیکٹرانک فائلیں معلومات کو دوبارہ حاصل کرنے کے ممکنہ راستے سے ختم نہیں ہوسکتی ہیں.
