منٹ اجلاس کے تفصیلی ریکارڈ ہیں. بات چیت کے منٹ کے موضوعات، اقدامات کی ضرورت ہے اور فیصلے کئے گئے ہیں. منٹ یقینی بناتے ہیں کہ میٹنگ کا سرکاری ریکارڈ موجود ہے، جو بھی دستاویز میں موجود تھا اور جو غیر حاضر تھے. عام طور پر، ایک شخص کو منٹ، عام طور پر ایک سیکرٹری یا خزانچی رکھنے کے لئے منتخب کیا جاتا ہے. اگر آپ کو میٹنگ کے لئے منٹ رکھنے کا موقع دیا گیا ہے، تو آپ کو پیشہ ورانہ طور پر ریکارڈ کرنے کو یقینی بنانے کے لۓ کچھ چیزیں ذہن میں رکھنے کے لئے موجود ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
قلم یا پنسل
-
کاپی
-
ریکارڈنگ آلہ
-
کمپیوٹر
وقت، تاریخ اور جگہ یاد رکھیں کہ میٹنگ ایک نوٹ بکس میں صفحے کے سب سے اوپر ہے.
ایک ریکارڈنگ کا آلہ استعمال کریں جو آپ بعد میں مکمل طور پر لکھنا میں مدد کرسکتے ہیں.
شرکاء کے ناموں کی فہرست کریں. ان لوگوں کے ناموں کو بھی لکھیں جو اجلاس میں ہونے کی توقع رکھتے تھے لیکن غیر حاضر ہیں. آپ کو اس بات کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ ان کی غیر موجودگی کا عذر ہے. اگر ایسا ہے تو، آپ کو شخص کے نام کے آگے قارئین میں رکھنا "عذر" کر سکتے ہیں.
ملاقات کے ایجنڈا کے ساتھ ساتھ عمل کریں. پرنسپل شرکاء عام طور پر اجلاس سے پہلے اجندا حاصل کرتے ہیں، اور یہ آپ ہر بحث کے موضوع کو ریکارڈ کرنے میں مدد کرے گا.
ایجنڈا پر ہر موضوع کیلئے اہم نکات نوٹ کریں. منٹوں کو ہر ایجنڈا کے سامان کے لئے کسی بھی فیصلے کی بناء پر تیار کیا جانا چاہئے.
کسی بھی ایجنڈا کے شے کے تحت "ایکشن" لفظ شامل کریں جس میں بورڈ کے کسی رکن یا کسی شرکت سے ضروری کارروائی ہوتی ہے. جب آپ اپنے نوٹ لکھتے ہیں تو، لفظ "عمل" بولڈ اور اطالوی زبان میں بناؤ، اور اسے خود کی ایک سطر بناؤ؛ اس کو تلاش کرنے کے لئے آسان اور مدد ملتی ہے جس کے بارے میں کیا کرنا چاہئے.
کسی بھی "دوسرے بزنس" کو اجنبی پر فہرست کردہ کسی بھی موضوعات کو لیبل کرنے یا میٹنگ میں ان اشیاء کو لانے کے لئے ذمہ دار قرار دیتے ہیں لکھیں یا لکھیں.
آپ کے منٹ میں اگلے اجلاس کے وقت، تاریخ اور جگہ پر اتفاق کرتے ہیں.
اپنے منٹوں پر دستخط کریں. آپ ٹائپ کردہ منٹوں کی آخری لائن آپ کے نام اور عنوان میں شامل ہونا چاہئے، اس سے قبل ایک فقرہ کی طرف سے "جیسے درج کردہ منٹ".
تجاویز
-
یقینی بنائیں کہ آپ کا ریکارڈنگ آلہ مکمل طور پر الزام لگایا گیا ہے یا اضافی بیٹریاں ہے.
